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title: 7 Dicas para escolher seu software de reembolso de despesas
description: Como escolher o melhor software de reembolso de despesas? Separamos 7 dicas para te ajudar a decidir qual plataforma utilizar e obter o melhor custo benefício.
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# [7 Dicas para escolher seu software de reembolso de despesas](https://www.kmonline.com.br/blog/2019/08/20/7-dicas-para-escolher-seu-software-de-reembolso-de-despesas)

 Escrito por [Anderson](https://www.kmonline.com.br/blog/author/anderson) | Aug 20, 2019 2:02:58 PM

A prestação de contas é sempre um assunto de muita relevância no orçamento das empresas, pois neste processo pode-se gastar bem mais que o esperado com processos burocráticos, envolvimento de diversas áreas e erro humano, por isso, para otimizar esta rotina você pode contar com um software de gestão, apesar do Excel ser a ferramenta que primeiro vem a mente da maioria das pessoas, ele não foi criado para esta função específica.

Hoje existem algumas plataformas em nuvem ([SaaS](https://pt.wikipedia.org/wiki/Software_como_servi%C3%A7o)) que além de organizar as despesas ainda oferecem inteligência para decisões estratégicas, mas como escolher o melhor software de reembolso de despesas?

Separei 7 dicas para te ajudar a decidir qual plataforma utilizar e obter o melhor custo benefício possível, vamos lá:

## ** 1. Credibilidade**

Procure empresas idôneas e estruturadas. O conselho parece óbvio, mas na internet é muito fácil se enganar por campanhas de marketing poderosas e websites modernos. Abstraia tudo isso e procure saber mais sobre a empresa, quem sãos os sócios, quem investe nesta empresa e que história apresentam. Esse conjunto de informações já vai te ajudar a separar os bons fornecedores de outros mais suspeitos.

## ** 2. Segurança**

Muitas informações sobre seus colaboradores e clientes estarão circulando por este software na nuvem, portanto é de extrema importância que você saiba qual é a estrutura onde os dados serão armazenados e qual o nível de segurança desta plataforma e assim se assegurar que você está coberto por sistemas de redundância, backups, criptografia e defesa contra possíveis ataques.

## **3. Funcionalidades**

O quesito funcionalidades é com certeza um dos mais importantes, pois é através delas que a mágica acontece, e onde todo o seu processo de prestação de contas é automatizado, ajudando na produtividade de colaboradores e aplicação das políticas da empresa.

Algumas companhias adotam regras bem rígidas de reembolso de despesas, outras são mais flexíveis e dão um pouco mais de liberdade para o colaboradores apresentarem suas solicitações, portanto é essencial que o software seja dinâmico e se adeque às suas necessidades, pequenos ajustes e parametrizações permitem um maior controle.

Uma funcionalidade que ajuda muito no dia-a-dia dos colaboradores e ainda torna o processo de prestação de contas muito mais transparente é o [OCR](https://www.kmonline.com.br/blog/2019/11/01/reembolso-de-despesas-e-ocr). Questione sobre este item quando procurar fornecedores de softwares, pois além de efetuar a leitura automática das notas fiscais através da câmera do celular, deve apresentar precisão acima de 99%, do contrário, o recurso mais atrapalha do que facilita.

Solicite uma relação de funcionalidades que estão inclusas no pacote ofertado e procure saber se algum dos itens que são importantes para você podem ter cobrança complementar, ou seja, entenda bem o que está comprando para não ter surpresas quando a fatura chegar.

 

## **4. Integração**

Quem vive no mundo corporativo sabe que existem softwares para tudo, é uma sopa de letrinhas, é CRM pra cá, ERP pra lá, o departamento de tecnologia vem com novas terminologias o tempo todo e isso não vai parar. É preciso saber se a plataforma que você está contratando conversa com todas essas fontes de dados. A integração precisa acontecer e você deve questionar o fornecedor de software sobre as possibilidades, possíveis custos adicionais e experiência do fornecedor neste tipo de implantação.

 

## **5. Atualização**

Tudo está mudando o tempo todo e o seu software de [gestão de despesas](https://www.kmonline.com.br/blog/2019/11/27/automatizar-a-gestao-de-despesas-corporativas) tem que acompanhar esse movimento. Procure saber se a plataforma está em constante evolução e se estas atualizações farão parte do seu pacote ou terão custos adicionais.

Outro ponto a ser verificado é se no contrato existe um acordo de nível de serviço que garanta a disponibilidade de funcionamento da ferramenta, ou seja, que a ferramenta vai ficar disponível para utilização por pelo menos 99% do tempo.

 

## **6. Suporte**

O senso de urgência é predominante em nossa sociedade e na hora de escolher um software de gestão, essa urgência deve estar presente em forma de suporte. Imagine que você está numa viagem de negócios de 2 semanas e no dia de efetuar o fechamento de todas as despesas, o aplicativo não funciona. Dá para esperar 3 dias para o suporte atender a uma solicitação? Não né?

Pesquise bem e entenda como o fornecedor lida com os chamados de suporte, quais os canais de comunicação e qual é o nível de SLA dele, verifique qual é o prazo que ele tem para respostas e se isso é atrelado a contrato, pois no caso de atraso o contrato poderá ser cancelado.

 

## **7. Custo**

A velha frase “o barato, sai caro” nem sempre é verdade, existem SaaS excelentes com custos baixos e temos vários exemplos disso como: Netflix, Spotify, AirBnB entre outros. O que é importante levar em consideração é que precisamos comparar laranja com laranja, ou seja, escolher os 3 fornecedores de praxe e eliminar aqueles que apresentam discrepância no custo, por exemplo 30% mais baixo, pois se o valor de proposta é tão diferente significa que você não está comparando pares ou o fornecedor não irá entregar o que promete. Fique atento!

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