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title: Melhor forma de digitalizar seus comprovantes
description: A melhor forma de digitalizar seus comprovantes é através do software de OCR (reconhecimento óptico de caracteres).
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# [Melhor forma de digitalizar seus comprovantes](https://www.kmonline.com.br/blog/2019/09/22/melhor-forma-de-digitalizar-seus-comprovantes)

 Escrito por [André Apollaro](https://www.kmonline.com.br/blog/author/andreapollaro) | Sep 22, 2019 4:05:36 PM

Não há nada mais frustrante do que olhar para sua gaveta cheia de comprovantes fiscais e pensar que precisa parar para fazer a prestação de contas dos mesmos. À medida que os dias passam e as notinhas se acumulam, você percebe que está ficando cada vez mais sério, e que precisará perder um tempo precioso para inserir – tediosamente – os valores e datas das notinhas em uma planilha de Excel.

Mensalmente ao realizar essa atividade, você provavelmente já se pergunto se alguém não inventou alguma solução mais prática, não é mesmo? E a resposta é: sim!

## ** Como funciona um scanner de comprovantes?**

Você já deve ter utilizado um scanner para digitalizar outros tipos de documentos, e o processo é muito similar. No scanner, basta você colocar o papel na superfície, pressionar um botão e a imagem do documento será salva. Já para um scanner de comprovantes fiscais, ao invés de salvar uma imagem do documento, ele utiliza o [software de OCR](https://www.kmonline.com.br/reembolso-de-despesas-1) (reconhecimento óptico de caracteres) para processar a imagem, ler os dados e através de inteligência artificial ler as letras e números que fazem sentido para aquele determinado documento.

Na Km Online, sabemos o quão trabalhoso pode ser guardar os recibos e elaborar um relatório de despesas, e é por isso que pensamos nos mínimos detalhes para que nosso software de reembolso de despesas possa tornar o processo o mais fácil possível para nossos usuários. O aplicativo fácil de usar da Km Online, funciona como um scanner automático de comprovantes, utilizando nosso algoritmo de [OCR](https://www.kmonline.com.br/blog/2019/11/01/reembolso-de-despesas-e-ocr) para extrair todas as informações financeiras necessárias que um recibo pode conter.

Uma vez que seus recibos foram armazenados digitalmente (porém ainda válidos legalmente), o app ainda fornece várias funções extremamente úteis. Você pode enviar seus relatórios em poucos cliques, conciliar despesas com extratos bancários e cartões de crédito além de poder exportar suas despesas para um ERP ou software da contabilidade.

A tecnologia de inteligência artificial para digitalização automática dos comprovantes traz diversos benefícios que servem para facilitar sua vida.

## **12 benefícios em digitalizar automaticamente seus recibos **

**1. Economize tempo  
**Sem sombra de dúvidas, o benefício mais óbvio do scanner de comprovantes é economizar tempo, **muito tempo! **Pense quanto tempo você leva para ler uma nota e digitar as informações em uma planilha. Agora compare com o clique de uma foto...

Onde antes você perderia horas para transcrever uma pilha de recibos, agora você leva apenas alguns minutos. Tudo que você precisa fazer é tirar uma foto dos recibos com seu celular e o software de OCR da Km Online fará o resto do trabalho.

****2. Nunca perca os comprovantes  
****A menos que você seja extremamente organizado, é provável que já tenha perdido diversos recibos. Quando você recebe uma nota e já faz a prestação de contas, tirando uma foto do comprovante, as chances de perda dos dados são significativamente reduzidas.  
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3. Economize espaço  
**Armazenar informações financeiras de forma digital reduz a necessidade de armazenamento de papel. Sua carteira, bolsa e escritório se tornam espaços mais limpos e menos confusos, melhorando o ambiente e reduzindo a necessidade de armários de arquivo e unidades de armazenamento.  
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****4. Precisão das informações  
**O processo mecânico e repetitivo de olhar as notas e digitar as informações na planilha podem afetar sua precisão. Ao utilizar o scanner de recibos da Km Online, cada recibo é processado com 100% de precisão.

**5. Mais segurança   
**Armazenar documentos na nuvem é muito mais seguro do que manter as cópias impressas em um arquivo. A maioria dos servidores na nuvem é extremamente segura e trabalha com métodos e protocolos complexos de segurança, além de sistemas de backup confiáveis, protegendo você contra a perda de dados.

Além disso, armazenamento digital significa que apenas pessoas específicas, com autorização, tem acesso aos documentos. Diferente do que acontece com as notinhas espalhadas por armários e arquivos.

**6. Acesso a qualquer lugar e a qualquer momento  
**Não importa que horas são ou onde você está, todos os seus dados financeiros podem ser acessados a partir de qualquer dispositivo.  
**  
****7. Armazenamento a longo prazo  
**Na Km Online, seus comprovantes ficais ficam salvos na nuvem por 5 anos. Após digitalizar seu comprovante, o arquivo é enviado para nosso servidor e ficará perfeitamente intacto por 5 anos.

Quando pensamos em recibos físicos, normalmente perdem a tinta em poucos meses o que reduz a clareza, legibilidade e pode acarretar problemas.

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8. Reduza custos com correio  
**Acabe com o envio de comprovantes físicos por correio! Com informações digitalizadas você compartilha dados com segurança sem a necessidade do envio físico.  
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****9. Organize seus recibos  
**Após escanear seu recibo você ainda pode adicionar informações complementares como: categoria da despesa, projetos, centro de custo, etc. É uma ótima maneira de organizar seus relatórios!

 

**10. Exporte suas despesas para seu ERP  
**Depois que seus comprovantes são armazenados digitalmente, eles podem ser automaticamente exportados para seu software ERP. Na Km temos integração com os principais players do mercado: SAP, Oracle, Microsoft Dynamcs e Totvs.

 

**11. Relatórios automatizados  
**Com todas as informações digitalizadas através de seu aplicativo, a geração de um relatório de despesas é muito fácil, e você consegue extraí-lo em poucos cliques.

 

**12. Encontre as informações com facilidade  
**Você já precisou buscar um recibo de 2 anos atrás? Vasculhar os arquivos para encontra-lo não é uma tarefa nada fácil.

Armazenamento digital significa facilidade de acesso e praticidade. As ferramentas de busca e relatórios automatizados permitem que você faça buscas por diversos campos e encontre qualquer despesa que foi lançada no sistema.

## **Como usar o aplicativo de reembolso de despesas da Km Online?**

Nosso app foi projetado para ser muito fácil e intuitivo! Para digitalizar seus recibos faça o seguinte:

- Tire uma foto do recibo e nosso software vai digitalizar a imagem e extrair os dados necessários
- Adicione mais informações como: relatório, centro de custo, etc. (se necessário)
- Envie o recibo para aprovação de seus gestores
- Uma vez aprovadas, as despesas são enviadas para o financeiro

**Entre em contato e [solicite uma demonstração](https://www.kmonline.com.br/solicitar-demo-home)! **

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