Não há nada mais frustrante do que olhar para sua gaveta cheia de comprovantes fiscais e pensar que precisa parar para fazer a prestação de contas dos mesmos. À medida que os dias passam e as notinhas se acumulam, você percebe que está ficando cada vez mais sério, e que precisará perder um tempo precioso para inserir – tediosamente – os valores e datas das notinhas em uma planilha de Excel.
Mensalmente ao realizar essa atividade, você provavelmente já se pergunto se alguém não inventou alguma solução mais prática, não é mesmo? E a resposta é: sim!
Você já deve ter utilizado um scanner para digitalizar outros tipos de documentos, e o processo é muito similar. No scanner, basta você colocar o papel na superfície, pressionar um botão e a imagem do documento será salva. Já para um scanner de comprovantes fiscais, ao invés de salvar uma imagem do documento, ele utiliza o software de OCR (reconhecimento óptico de caracteres) para processar a imagem, ler os dados e através de inteligência artificial ler as letras e números que fazem sentido para aquele determinado documento.
Na Km Online, sabemos o quão trabalhoso pode ser guardar os recibos e elaborar um relatório de despesas, e é por isso que pensamos nos mínimos detalhes para que nosso software de reembolso de despesas possa tornar o processo o mais fácil possível para nossos usuários. O aplicativo fácil de usar da Km Online, funciona como um scanner automático de comprovantes, utilizando nosso algoritmo de OCR para extrair todas as informações financeiras necessárias que um recibo pode conter.
Uma vez que seus recibos foram armazenados digitalmente (porém ainda válidos legalmente), o app ainda fornece várias funções extremamente úteis. Você pode enviar seus relatórios em poucos cliques, conciliar despesas com extratos bancários e cartões de crédito além de poder exportar suas despesas para um ERP ou software da contabilidade.
A tecnologia de inteligência artificial para digitalização automática dos comprovantes traz diversos benefícios que servem para facilitar sua vida.
Onde antes você perderia horas para transcrever uma pilha de recibos, agora você leva apenas alguns minutos. Tudo que você precisa fazer é tirar uma foto dos recibos com seu celular e o software de OCR da Km Online fará o resto do trabalho.
2. Nunca perca os comprovantesAlém disso, armazenamento digital significa que apenas pessoas específicas, com autorização, tem acesso aos documentos. Diferente do que acontece com as notinhas espalhadas por armários e arquivos.
Quando pensamos em recibos físicos, normalmente perdem a tinta em poucos meses o que reduz a clareza, legibilidade e pode acarretar problemas.
10. Exporte suas despesas para seu ERP
11. Relatórios automatizados
12. Encontre as informações com facilidade
Armazenamento digital significa facilidade de acesso e praticidade. As ferramentas de busca e relatórios automatizados permitem que você faça buscas por diversos campos e encontre qualquer despesa que foi lançada no sistema.
Nosso app foi projetado para ser muito fácil e intuitivo! Para digitalizar seus recibos faça o seguinte:
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