Se você é um gestor de frotas leves, talvez reembolse seus colaboradores por km rodado. As vezes não está claro como calcular e como medir a quilometragem, e este artigo vai te ajudar a otimizar esse processo.
É relativamente simples calcular o km rodado. Multiplique o número de quilometragem (rodadas a serviço da empresa) pelo valor pago por km na sua empresa.
Por exemplo, se você dirigisse 1000km à serviço, e o valor pago por km rodado na sua empresa for 0,65 centavos, seu reembolso seria de R$ 650,00 reais, ou seja, 1000 km x 0,65 centavos. Essa fórmula simples pode ser alterada de acordo com a quilometragem percorrida e a taxa da sua empresa.
Se você não sabe como calcular o km, confira nesse artigo.
Muitas empresas ainda trabalham com o velho processo de medir a quilometragem através de fotos do odômetro ou de anotações em uma planilha de Excel. Esse processo pouco eficiente deixa todos os envolvidos frustrados e possibilita que haja erros e fraudes. Por isso, um aplicativo para marcar km pode te ajudar muito a otimizar a operação e reduzir custos.
Embora o cálculo seja simples, os registros necessários para comprovação geralmente não são. Muitas empresas trabalham com uma planilha reembolso km rodado, na qual os usuários precisam preencher diariamente algumas informações como:
Essas informações são importantes para que você saiba com qual finalidade o combustível está sendo utilizado. Fique atento aos relatórios antes de reembolsar seus colaboradores.
Geralmente empresas utilizam um fundo fixo, através de antecipação em conta ou cartão abastecimento, ou pagam um valor por km rodado.
Fundo fixo: é um valor fixo antecipado para os funcionários. Nesse modelo, a empresa antecipa o valor no início do mês e o colaborador pode utilizar até o teto do valor antecipado. Esse modelo traz praticidade, porém aumenta os gastos da operação uma vez que você não tem controle dos gastos do colaborador. Clientes que optaram por utilizar o app da Km Online em conjunto com o fundo fixo, apresentaram 30% de redução nos gastos com combustível.
Valor por km rodado: nesse modelo, os funcionários anotam o km rodado, informando os motivos de cada gasto e solicitam o reembolso das despesas para a empresa através de um relatório de despesas.
Muitas empresas ainda contam com registros manuais de km, isso significa que os funcionários anotam sua quilometragem, inserem-nas em uma planilha e depois incluem essas informações no relatório mensal de despesas. Esse processo é ineficiente e suscetível a fraudes.
Empresas modernas estão adotando soluções como a Km Online. Nosso aplicativo de quilometragem rastreia e registra automaticamente o km rodado, gera controle de visitas e automatiza os relatórios de reembolso.
Se você entende que um aplicativo de km pode automatizar sua operação e reduzir custos, entre em contato com um de nossos consultores e solicite uma demonstração gratuita!