Embora alguns de seus colaboradores não cumpram sua política de despesas corporativas de propósito, porque se acham no direito à orçamentos mais altos e gastos luxuosos, a maioria dos colaboradores realmente deseja cumprir a política.
No entanto, existem diversas razões pelas quais as coisas podem não estar funcionando da forma devida. O primeiro passo para colocar as coisas de volta nos trilhos é entender por que as regras não estão sendo cumpridas. Converse com seu time, colha feedbacks para entender os gargalos do processo e crie estratégias eficazes para aumentar a conformidade dos gastos corporativos.
Listamos abaixo 5 motivos comuns pelos quais as políticas de despesas podem não estar sendo cumpridas:
- Seu time não sabe que existe uma política de despesas
Se seus colaboradores não souberem que existe uma política de reembolso de despesas corporativas, você não pode esperar que eles a cumpram. Mesmo isso parecendo óbvio, esse é um dos principais motivos de descumprimento das políticas. Enviar uma vez por ano um e-mail com um anexo que fale sobre as diversas regras não será o suficiente para garantir a conformidade da operação.
Deixe um material disponível para todos, e utilizem, por exemplo, um app reembolso de despesas que ajude seu time a estar dentro das conformidades da empresa.
- Sua política de gastos corporativos está desatualizada
Quando foi a última vez que você atualizou sua política de despesas corporativas? Embora sua política possa não ter mudado, seus funcionários e a maneira como viajam e fazem as despesas certamente mudaram. Aplicativos de reembolso de despesas, recibos digitais, Uber e Airbnb são algumas das mudanças importantes que transformaram a maneira como os gastos corporativos são realizados.
No entanto, muitas organizações ainda não atualizaram suas políticas corporativas para permitir esse tipo de mudanças, criando frustração entre seus colaboradores. A políticas de gastos corporativos devem levar em conta a tendência de mercado e o estilo de vida de seus colaboradores.
- Sua política de gastos corporativos é difícil de entender
Embora um documento de 10 páginas possa parecer fácil de entender para a pessoa que o escreveu, pode não ser o caso de funcionários com diversas outras atividades na empresa. Tenha certeza de que a sua política de despesas é clara, direta, fácil de entender e que os colaboradores consigam encontrar as informações de forma rápida.
- Sua política de gastos corporativos não está alinhada com metas do negócio
Talvez a política de gastos corporativos não corresponda com os objetivos da sua empresa. Você precisa definir como a sua empresa se posiciona e não ser contraditório. O objetivo é otimizar tempo dos seus colaboradores? Tornando a vida mais fácil para que tenham uma melhor produtividade e fiquem mais felizes? Ou o objetivo é gastar o mínimo de dinheiro possível? Definir um posicionamento claro será fundamental para que todos estejam alinhados e respeitem. Entenda o comportamento da sua empresa e como você deve criar sua política de despesas.
- Seu time está violando a política de propósito
Alguns colaboradores conscientemente tentam burlar a política de gastos corporativos. Excedem os limites estabelecidos, realizam compras indevidas e enviam notas duplicadas. Isso pode ocorrer porque eles não concordam com a sua política ou porque se sentem no direito a um orçamento mais alto.
Para esses casos, um software reembolso de despesas pode te ajudar a ter mais controle e eliminar os atritos interpessoais. Tudo fica muito mais claro, transparente e o próprio app reembolso de despesas vai te ajudar a gerenciar os colaboradores mais rebeldes.
Para te ajudar com esse tema muito importante, escolha um aplicativo reembolso de despesas eficiente. Tenha certeza de que existem regras parametrizáveis de políticas de despesas, alertas de notas duplicadas e que o sistema seja personalizável de acordo com as suas necessidades.
Precisa de uma ajuda para entender melhor esse processo? Fale com um de nossos consultores