Quando se fala em calcular os custos de viagens corporativas é normal associar a um orçamento. Entretanto, o principal é ter um planejamento que realmente funcione. Afinal, toda viagem é um investimento, por isso, deve gerar um retorno para a empresa.
Ainda que o mundo corporativo seja ágil e tenha muitas demandas, um bom plano deve ser feito com antecedência. Isso evita transtornos e surpresas desagradáveis.
Para que você não tenha nenhum problema, veja estes 5 passos de como calcular essas despesas com precisão.
O ponto de partida é saber que um bom cálculo de despesas inclui imprevistos. Por isso, não é recomendado fazer um orçamento muito rígido, mas é importante que ele seja realista.
Após saber que podem aparecer alguns gastos não planejados, é o momento de manter o foco nas despesas corporativas que são inevitáveis. O recomendado é colocar na ponta do lápis tudo o que é essencial e indispensável.
Para isso, liste todos os custos possíveis de uma viagem de negócios. Passagens, translado, diária no hotel, gastos com veículo, quilometragem, alimentação, seguro viagem são alguns exemplos.
Agora que já tem as despesas básicas definidas, é preciso identificar quais são essenciais, bem como as podem sair mais em conta. Por isso, a etapa da pesquisa de preços é tão crucial para que você tenha uma previsão média de gastos.
Faça o orçamento com, no mínimo, três empresas de cada serviço que será utilizado. Use sites que comparam valores, faça contato com parceiros e veja as opções com o melhor custo-benefício. Afinal, é importante fazer escolhas conscientes, mas que também ofereçam um serviço de qualidade.
Com essa média de preços é o momento de determinar quanto a empresa pode investir. Para isso, será fundamental ver onde deve fazer cortes, sem deixar de dispor de uma reserva para gastos emergenciais.
Além disso, o orçamento precisa ser inteligente. Assim, se a ideia é economizar com transporte, uma boa saída é optar por um hotel próximo dos locais que o colaborador frequentará.
Deixe claro em um documento de acesso comum o que é gasto pessoal e o que é gasto corporativo. Dessa forma, essas diretrizes vão nortear o orçamento definido para cada item. Além disso, inclua o reembolso no planejamento.
Com a política de despesas bem definida, apenas será necessário alinhar essas informações com os colaboradores.
Uma maneira de fazer isso é utilizando a tecnologia a seu favor. Aplicativos como o KM Online dinamizam todo esse processo, oferecendo alertas das políticas de gastos, além do reembolso de despesas, tudo de maneira virtual e segura.
Não basta comunicar sobre a política de despesas com os colaboradores. É preciso deixar essas regras claras e bem acessíveis. Para isso, use uma ferramenta para controle de gastos.
Apesar de as planilhas de controle serem eficientes, é importante ter uma forma rápida e prática para o uso durante a viagem.
Para isso, a KM Online oferece funcionalidades como: digitalização de recibos via OCR e reembolso de quilometragem via GPS. Tudo para facilitar a organização e controle de custos da sua empresa.
Com essas estratégias será muito mais simples calcular os custos de viagens corporativas. Então, já coloque essas dicas em prática para o próximo planejamento!
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