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title: Como calcular os custos de viagens corporativas
description: Confira 5 passos de como calcular as despesas de viagens com precisão. Com essas estratégias será muito mais simples calcular os custos de viagens corporativas.
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# [Como calcular os custos de viagens corporativas](https://www.kmonline.com.br/blog/2020/02/26/como-calcular-os-custos-de-viagens-corporativas)

 Escrito por [André Apollaro](https://www.kmonline.com.br/blog/author/andreapollaro) | Feb 26, 2020 7:56:17 PM

Quando se fala em calcular os custos de viagens corporativas é normal associar a um orçamento. Entretanto, o principal é ter um planejamento que realmente funcione. Afinal, toda viagem é um investimento, por isso, deve gerar um retorno para a empresa.

Ainda que o mundo corporativo seja ágil e tenha muitas demandas, um bom plano deve ser feito com antecedência. Isso evita transtornos e surpresas desagradáveis.

Para que você não tenha nenhum problema, veja estes 5 passos de como calcular essas despesas com precisão.

## O que é preciso para calcular custos de viagens corporativas?

O ponto de partida é saber que um bom cálculo de despesas inclui imprevistos. Por isso, não é recomendado fazer um orçamento muito rígido, mas é importante que ele seja realista.

### 1. Faça uma lista com todas as despesas

Após saber que podem aparecer alguns gastos não planejados, é o momento de manter o foco nas [despesas corporativas](https://www.kmonline.com.br/blog/2019/12/10/o-guia-completo-para-gestao-de-despesas-corporativas) que são inevitáveis. O recomendado é colocar na ponta do lápis tudo o que é essencial e indispensável.

Para isso, liste todos os custos possíveis de uma viagem de negócios. Passagens, translado, diária no hotel, gastos com veículo, quilometragem, alimentação, seguro viagem são alguns exemplos.

### 2. Pesquise a média de preços

Agora que já tem as despesas básicas definidas, é preciso identificar quais são essenciais, bem como as podem sair mais em conta. Por isso, a etapa da pesquisa de preços é tão crucial para que você tenha uma previsão média de gastos.

Faça o orçamento com, no mínimo, três empresas de cada serviço que será utilizado. Use sites que comparam valores, faça contato com parceiros e veja as opções com o melhor custo-benefício. Afinal, é importante fazer escolhas conscientes, mas que também ofereçam um serviço de qualidade.

### 3. Determine um orçamento

Com essa média de preços é o momento de determinar quanto a empresa pode investir. Para isso, será fundamental ver onde deve fazer cortes, sem deixar de dispor de uma reserva para gastos emergenciais.

Além disso, o orçamento precisa ser inteligente. Assim, se a ideia é economizar com transporte, uma boa saída é optar por um hotel próximo dos locais que o colaborador frequentará.

### 4. Compartilhe a política de despesas da empresa

Deixe claro em um documento de acesso comum o que é gasto pessoal e o que é gasto corporativo. Dessa forma, essas diretrizes vão nortear o orçamento definido para cada item. Além disso, inclua o reembolso no planejamento.

Com a [política de despesas bem definida](https://www.kmonline.com.br/blog/2019/09/18/melhores-praticas-para-politica-de-despesas), apenas será necessário alinhar essas informações com os colaboradores.

Uma maneira de fazer isso é utilizando a tecnologia a seu favor. Aplicativos como o [KM Online](https://kmonline.com.br/) dinamizam todo esse processo, oferecendo alertas das políticas de gastos, além do reembolso de despesas, tudo de maneira virtual e segura.

### 5. Use uma ferramenta de controle das despesas

Não basta comunicar sobre a política de despesas com os colaboradores. É preciso deixar essas regras claras e bem acessíveis. Para isso, use uma ferramenta para controle de gastos.

Apesar de as [planilhas de controle](https://www.kmonline.com.br/blog/2020/01/02/modelo-planilha-de-km-gratis) serem eficientes, é importante ter uma forma rápida e prática para o uso durante a viagem.

Para isso, a KM Online oferece funcionalidades como: [digitalização de recibos via OCR](https://www.kmonline.com.br/blog/2019/09/09/preciso-guardar-os-comprovantes-fiscais-fisicos) e reembolso de quilometragem via GPS. Tudo para facilitar a organização e controle de custos da sua empresa.

Com essas estratégias será muito mais simples calcular os custos de viagens corporativas. Então, já coloque essas dicas em prática para o próximo planejamento!

Quer facilitar todo o seu processo de reembolso em uma viagem corporativa? [Entre em contato agora com a KM Online](https://www.kmonline.com.br/contato) e tenha a prestação de contas em poucos cliques.

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