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title: 5 dicas para otimizar seu processo de gestão de despesas corporativas
description: Otimize a gestão de despesas corporativas e tenha total controle de todo o processo de gastos e reembolsos dos colaboradores.
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# [5 dicas para otimizar seu processo de gestão de despesas corporativas](https://www.kmonline.com.br/blog/5-dicas-para-otimizar-seu-processo-de-gestão-de-despesas-corporativas)

 Escrito por [Brenda Barcellos](https://www.kmonline.com.br/blog/author/brenda-barcellos) | Mar 12, 2021 1:15:39 PM

 

Fazer a gestão dos processos e otimização periódica dentro de uma empresa ou indústria é um processo que requer bastante atenção e tempo.

Quando falamos de organizações em crescimento ou de grande porte, a dificuldade de fazer a gestão de despesas corporativas aumenta, isso porque o número de colaboradores é maior, logo otimizar o processo de gestão de despesas se torna essencial para que tudo ocorra da forma mais eficiente e transparente.

A seguir vamos te ajudar a entender melhor o que é otimização de processos e ensinar algumas dicas de como fazer uma gestão mais otimizada e eficiente dos processos e fluxos de gestão de despesas corporativas.

 

## **BPM e otimização de processos**

O BPM (Business Process Management) é um conceito de gestão de negócios que tem o objetivo de **otimizar processos dentro da empresa**.  

Essa **otimização de processos** de uma organização pretende alcançar a redução de custos, e isso é feito mapeando quais processos não são mais tão eficazes e quais fluxos de trabalho são passíveis de erros ou desperdício de tempo e dinheiro.

Se você acha que os processos dentro da sua empresa precisam ser revisados, o  uso de um **software que melhore os processos** é um exemplo claro de otimização que pode te ajudar a trazer agilidade no fluxo de trabalho e reduzir custos e desperdícios antes não controlados. 

É muito importante que os fluxos sejam sempre otimizados para que seu negócio flua sempre da melhor maneira.

O** software de gestão de despesas **da KM Online é conhecido por ajudar muitas empresas na otimização de  seus processos. Através da tecnologia desenvolvida, o aplicativo consegue **otimizar o processo de gestão de despesas**, de forma mais atualizada, rápida e ainda reduz consideravelmente os custos e erros antes muito comuns durante o processo de **gestão de despesas corporativas**.

 

## **O que são despesas corporativas**

Você precisa que seu colaborador faça viagens pela empresa ou preste atendimento ao seu cliente fora do ambiente de trabalho? Então as **despesas corporativas** fazem parte do dia-dia da sua organização. 

Seus funcionários fazem despesas em nome da sua empresa diariamente, e normalmente precisam gastar seu próprio dinheiro para arcar com as despesas de transporte, alimentação, acomodação e demais gastos necessários dentro da jornada de trabalho.

É  claro, que essas **despesas reembolsáveis** precisam ser devolvidas legalmente e de forma clara para que tudo corra bem para você e para o seu colaborador.

Você também precisa de uma equipe à disposição para fazer a **gestão de despesas corporativas**, analisar os **relatórios de despesas, **fazer a revisão procurando por informações perdidas, erros e possíveis fraudes.

 

## **Gestão de despesas corporativas**

A gestão de despesas reembolsáveis com certeza não é tarefa fácil. No modelo tradicional, esse acompanhamento é feito pelas planilhas de Excel, que demanda muito tempo e MUITA energia da sua equipe.

Isso porque com as planilhas tradicionais existe uma falta de controle das despesas que seus colaboradores fizeram ao longo do mês, assim, o processo de [REEMBOLSO DE DESPESAS](https://www.kmonline.com.br/blog/reembolso-de-despesas) é bem dificultado.

Fica difícil acompanhar em tempo real os dias em que o colaborador fez os gastos, a aprovação da gerência e o processo de reembolso. Isso significa também que as chances de erros e surpresas indesejadas no final do mês são bem maiores.

 

Listamos a seguir 5 dicas que vão te ajudar a otimizar seu processo de **gestão de despesas corporativas**.

 

## **5 dicas para otimizar seu processo de gestão de despesas corporativas**

- **Defina quais são as despesas reembolsáveis na sua empresa**

Para começar a otimizar o processo de gestão de despesas corporativas, sua empresa deve ter uma política de reembolso bem esclarecida de quais são as [DESPESAS REEMBOLSÁVEIS ​​NA SUA EMPRESA](https://www.kmonline.com.br/blog/despesas-reembols%C3%A1veis-na-sua-empresa) e quais não são reembolsáveis.

A política de reembolso de despesas vai esclarecer todas as informações de reembolso para os seus colaboradores.

Essa etapa além de esclarecer vai evitar muitos conflitos entre colaborador e empresa.

Vai deixar claro quais despesas são reembolsáveis, como o valor dos gastos será calculado e reembolsado, como e quando o processo de reembolso vai acontecer, dentre outras informações pertinentes.

 

- **Dê um fim aos relatórios de despesas manuais**

Com certeza sua equipe financeira perde muito tempo e energia na criação e alimentação manual de planilhas de Excel para fazer o controle dos relatórios de despesas. 

Chega de fazer tudo na mão! Esse tempo poderia estar sendo melhor aproveitado para outras demandas do seu negócio. 

A automatização dos processos manuais e a criação de relatórios automáticos vão te ajudar a fazer com que o tempo da sua equipe renda muito mais!

Mas atenção, automatizar processos não é criar mais planilhas de Excel, e sim usar softwares e ferramentas adequados para armazenar dados, criar um histórico e fluxos de processos minuciosos, como o **controle de despesas corporativas**. 

 

- **Integre todas as informações em um lugar só**

Tenha todas as informações reunidas em um mesmo lugar!

A integração de informações é com certeza uma ótima forma de você ter controle sobre tudo o que está acontecendo e evitar erros comuns.

É possível saber quem é o **colaborador a ser reembolsado**, ter o controle de suas notas fiscais, o dia em que ele fez a despesa, qual o tipo de despesa e um histórico acessível.

Isso vai te ajudar a otimizar o processo e criará um fluxo contínuo para gerenciar as despesas

 

- **Tenha maior controle financeiro**

Controle os gastos e saiba exatamente o que está sendo gasto em campo.

Se você tem uma equipe externa, as **ferramentas de gerenciamento de despesas** - como a Km Online - oferecem total transparência sobre os gastos das equipes externas.  

Imagina registrar tudo em tempo real, levando as informações diretamente para o sistema e ainda auxiliar a gestão a controlar e aprovar (ou não) os gastos do colaborador na hora?

 

- **Apps de despesas corporativas, utilize a tecnologia ao seu favor**

Hoje é possível encontrar muitos softwares que simplificam a rotina financeira das organizações. 

**Fazer o registro das notas fiscais pela câmera do celular**, por exemplo, é uma facilidade muito vantajosa para a equipe que cuida das despesas corporativas.

No app da KM Online criamos ferramentas inteligentes que gerenciam todo o processo de despesas de suas equipes. 

Eles podem fazer uma solicitação, receber aprovação administrativa e enviar a solicitação completa para a equipe financeira em um clique.

 

Com essas dicas o processo de gestão de reembolso de despesas da sua empresa fica muito mais simples, otimizado e justo para todos os envolvidos!

Esteja aberto às mudanças que vão otimizar o desempenho dos seus processos e conte com a KM Online para te ajudar no gerenciamento de despesas da sua empresa!  

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