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title: Como melhorar o processo de despesas corporativas
description: Planilhas e plataformas ultrapassadas não fazem parte de um processo otimizado de despesas corporativas. Hoje é muito simples automatizar esse processo.
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# [Como melhorar o processo de despesas corporativas](https://www.kmonline.com.br/blog/como-melhorar-o-processo-de-despesas-corporativas)

 Escrito por [Brenda Barcellos](https://www.kmonline.com.br/blog/author/brenda-barcellos) | Apr 20, 2021 5:56:31 PM

Existem muitos motivos para você **simplificar a gestão de despesas corporativas**, a mais importante delas é a** otimização de processos**. 

 

Tradicionalmente, o controle de gastos de **colaboradores em campo** era feito com o auxílio de diversas planilhas ou outras plataformas. Isso ainda é a realidade de algumas empresas menos atualizadas, entretanto, esses sistemas não oferecem uma gestão otimizada, aumentando as chances de erros, fraudes e ainda dificultando a produtividade da** equipe externa**.

 

Planilhas e plataformas ultrapassadas não fazem parte de um **processo otimizado de despesas corporativas**. Isso acontece pelo fato de que a tecnologia ocupou um espaço muito importante dentro das organizações em diversos setores.

 

Além disso, uma **gestão de despesas corporativa efetiva** é capaz de reduzir consideravelmente os custos, minimizando os processos e a perda de recursos.

 

Isso acontece pelo fato de que o **controle de gastos** é um dos principais  motivos que fazem aumentar os lucros e a competitividade do negócio, sendo ele de grande ou pequeno porte.

 

A **gestão de despesas corporativas** é extremamente importante para os profissionais que atuam na área de administração da organização. 

 

Se você é um gestor financeiro, por exemplo, saiba que hoje em dia é muito simples 

[**AUTOMATIZAR A GESTÃO DE DESPESAS CORPORATIVAS.**](https://www.kmonline.com.br/blog/2019/11/27/automatizar-a-gestao-de-despesas-corporativas)

 

Não existe motivo pra você continuar sofrendo com relatórios escassos, comprovantes ilegíveis e cobranças no fechamento do mês.

 

###### Por que simplificar a gestão de despesas corporativas?

 

É preciso apostar no planejamento e **controle de gastos**, além da **otimização de processos **que também é extremamente importante. 

 

Toda empresa quer crescer saudavelmente e tornar-se sólida e competitiva no mercado. Isso com certeza é uma meta complexa e que não é atingida facilmente, pois exige que todos os envolvidos atuem de forma estratégica e focada para atuar nos gastos corporativos. 

 

O que, com certeza, é um grande desafio para muitas organizações!

 

Justamente por aumentar a competitividade, é preciso que a organização tome as medidas de forma estratégica para minimizar o máximo possível as despesas, sem afetar outros departamentos. 

 

O fato é que somente se destaca no mercado empresas que têm as finanças controladas e que oferecem um serviço satisfatório de vendas além de uma equipe engajada para alcançar os objetivos.

 

Apesar de se tratar de uma atividade relativamente simples, o **processo de despesas corporativas** exige certos detalhes que devem ser seguidos tanto pela empresa como pelo colaborador para evitar que falhas sejam cometidas.

 

Não ter uma **política de despesas** clara para os funcionários, por exemplo, é um erro primário que muitas organizações ainda cometem.

 

Ao evitar erros como esse, a organização deixa o processo mais econômico, seguro e otimizado, além de melhorar as finanças da organização.

 

Sem esses cuidados no processo, qualquer esforço é em vão e os lucros podem  desaparecer por despesas desnecessárias e mal controladas.

 

Logo, é muito importante ter atenção à **gestão de despesas corporativas**, e como melhorar o **processo de despesas corporativas**, pois é o caminho mais rápido e seguro de atingir os objetivos desejados.

 

 A seguir veja como melhorar o processo de **reembolso de despesas corporativas.**

 

###### Estabeleça um valor limite para as despesas

 

 Dentro da sua **política de despesas** é muito importante que você esclareça um teto para as **despesas corporativas**

 

**Políticas de viagens corporativas**, por exemplo, devem incluir um teto para os gastos com alimentação, hospedagem, transporte, telefone, dentre muitas outras **despesas** que podem surgir.

 

Porém, mesmo com essa política bem definida, é possível que imprevistos aconteçam e o colaborador precise exceder o limite previsto no documento.

 

Essas situações são comuns de acontecer em um **processo de despesas corporativas**, por isso a importância de ter esses gastos todos registrados.

 

Se o colaborador realizou uma viagem e gastou próximo do teto, mas vai precisar realizar a mesma viagem por conta de condições climáticas adversas, por exemplo, provavelmente ele acaba ultrapassando o limite.

 

É muito importante oferecer assistência e qualidade de vida para os colaboradores durante as **viagens pela empresa**, mas é preciso também **evitar gastos desnecessários**.​ 

 

Nesse processo é possível que a empresa pague os valores excedentes, mas por não registrar a situação de forma adequada, pague valores a mais ou a menos, o que também causa problemas na auditoria e planejamentos financeiros. 

 

Esses problemas são minimizados quando os colaboradores são orientados sobre a importância de registrar todo o processo explicando o motivo da **extrapolação do valor limite para reembolso**.

 

###### Mantenha sua equipe treinada e ciente das políticas

 

Ter uma **política de despesas reembolsáveis** bem definida é o primeiro passo. O segundo passo é fazer com que ela seja conhecida pelos colaboradores que fazem gastos em nome da empresa.

 

Você sabe [POR QUE SEU TIME NÃO SEGUE A POLÍTICA DE DESPESAS?](https://www.kmonline.com.br/blog/2019/11/12/por-que-seu-time-nao-segue-a-politica-de-despesas) Porque provavelmente ela é extensa e difícil de compreender. Elabore um documento para que ele seja fácil de ser compreendido por todos.

 

 A taxa de aceitação da sua** política de despesas** vai ser muito maior se você a fizer curta e objetiva.

 

Uma maneira fácil de começar a fazer isso é dividir as despesas por categorias e destacá-las no índice do documento, assim seu colaborador terá uma visão geral do que é a Política de Despesas da sua empresa.

 

Afinal ninguém gosta de ler mais de 20 páginas de um documento para entender como o protocolo deve ser seguido.

 

A forma que você apresenta sua **política de despesas para os colaboradores** é tão importante quanto o seu conteúdo. Ninguém lê um documento de 10 páginas cheias de regras e o memoriza por inteiro. 

 

Por isso busque alternativas atrativas, trabalhe com designers para criar um documento que irá impactar os colaboradores visualmente. 

 

Lembre-se que a política só é efetiva se os seus colaboradores tiverem conhecimento sobre ela. Por isso é importante que ela seja sempre acessível e que os colaboradores recebam feedbacks sempre que alguma regra não seja respeitada.

 

###### Evite que os colaboradores prestem contas muito tempo depois do gasto

 

Muitos colaboradores têm o hábito de juntar uma quantidade grande de comprovantes durante vários dias que fazem **gastos à serviço da empresa**. 

 

Muitas vezes esses comprovantes fiscais são guardados por semanas ou meses antes de serem anexados em uma planilha para que ocorra a **prestação de contas para a empresa**.

 

Eles podem acreditar que isso seja mais eficiente pelo fato de reunir todos os comprovantes e apresentar de uma vez só. 

 

E é exatamente aí que mora o problema!

 

Essa demora não é benéfica para as contas da empresa, além disso, fazer com que os colaboradores guardem os comprovantes não é o processo mais indicado para quem quer ter um **processo de despesas corporativas mais eficiente**.

 

Os comprovantes são facilmente extraviados e não são devidamente controlados. 

 

Não é bom para o colaborador e nem para a empresa.

 

O problema fica ainda maior quando levamos em consideração que um planejamento, fechamento ou orçamento pode ser elaborado sem considerar o **reembolso de despesas de um colaborador**. 

###### Tenha um sistema para registro

 

Por isso tenha tudo registrado!

Como dito anteriormente, registrar todos os processos até que aconteça o **reembolso das despesas** é muito importante e sem o registro devido aos **gastos dos colaboradores**, muitos problemas podem acontecer.

 

Manter todas as despesas devidamente registradas é garantia tanto para a empresa como para seus colaboradores. 

 

Existem empresas que optam por fazer esse registro em planilhas manuais de **despesas de viagem a trabalho**, mas o mais recomendado é que seja utilizado soluções tecnológicas que simplifiquem o processo e não deixem de registrar nada.

 

É importante que as informações a seguir estejam nos registro em ambas formas:

 

- O nome do colaborador e o seu cargo;
- A razão social da empresa, o nome do gestor e cargo;
- A data da viagem e detalhes como destino, tempo gasto, o motivo, etc;
- Como o reembolso vai acontecer.

 

No processo manual, cada colaborador faz o registro de todos os seus gastos e anexa os comprovantes fiscais na planilha.

 

Feito isso, o setor financeiro confere todos os dados para realizar o reembolso. 

 

Todavia, durante esse processo, desde o preenchimento da planilha até o **envio dos comprovantes fiscais**, imprevistos acontecem.

 

Um **comprovante que não foi anexado na planilha** manual, por exemplo, mas o funcionário lançou, ou uma **nota fiscal que está ilegível**.

 

Acredite, isso acontece muito. Além do mais, gera muita dor de cabeça na **prestação de contas**.

 

Além de todo o transtorno, o processo manual também dificulta que a empresa tenha uma noção exata de todas essas **despesas corporativas**.

 

.É por esse motivo que muitas empresas optaram por incluir uma **plataforma de gerenciamento de despesas corporativas** nesse processo.

 

Elas foram criadas não apenas para melhorar o fluxo de envio e aprovações, mas também para que as suas políticas de despesas sejam automaticamente aplicadas. 

 

E como isso acontece?

 

Na **KM Online**, por exemplo, as despesas enviadas pelos colaboradores são analisadas pelo software levando em consideração todas as regras e diretrizes estabelecidas pela empresa.

 

Se elas não cumprem as diretrizes são sinalizadas ou rejeitadas instantaneamente.

 

Usuários e aprovadores poderão ver na hora as despesas que não estão de acordo com a política da empresa e poderão adicionar uma explicação ou até mesmo removê-las.

 

Além disso, tudo fica muito bem registrado e armazenado na nuvem para análises a qualquer momento.

 

A  melhor parte é que as planilhas manuais não vão mais fazer parte do processo de reembolso de despesas!

 

Com a** KM Online é possível gerar relatórios automáticos a qualquer momento!**

 

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