Embora cartões de crédito facilitem o fluxo de caixa da operação, eles também aumentam o risco de gastos irresponsáveis. A menos que seus cartões tenham um limite muito baixo, normalmente o fechamento da fatura é esperado com muita ansiedade – principalmente os cartões corporativos em que todas as despesas devem ser justificadas.

1. Credibilidade

Procure empresas idôneas e estruturadas. O conselho parece óbvio, mas na internet é muito fácil se enganar. Procure saber mais sobre a empresa, quem sãos os sócios, quem investe nesta empresa e que história apresentam. Esse conjunto de informações já vai te ajudar a separar os bons fornecedores de outros mais suspeitos.

2. Segurança

Muitas informações sobre seus colaboradores e clientes estarão circulando por este software na nuvem, portanto é de extrema importância que você saiba qual é a estrutura onde os dados serão armazenados e qual o nível de segurança desta plataforma e assim se assegurar que você está coberto por sistemas de redundância, backups, criptografia e defesa contra possíveis ataques.

3. Funcionalidades

O quesito funcionalidades é com certeza um dos mais importantes, pois é através delas que a mágica acontece, e onde todo o seu processo de prestação de contas é automatizado, ajudando na produtividade de colaboradores e aplicação das políticas de gastos da empresa.

Algumas companhias adotam regras bem rígidas de reembolso de despesas, outras são mais flexíveis e dão um pouco mais de liberdade para o colaboradores apresentarem suas solicitações, portanto é essencial que o software seja dinâmico e se adeque às suas necessidades, pequenos ajustes e parametrizações permitem um maior controle.

Uma funcionalidade que ajuda muito no dia-a-dia dos colaboradores e ainda torna o processo de prestação de contas muito mais transparente é o OCR. Questione sobre este item quando procurar fornecedores de softwares, pois além de efetuar a leitura automática das notas fiscais através da câmera do celular, deve apresentar precisão acima de 99%, do contrário, o recurso mais atrapalha do que facilita.

Solicite uma relação de funcionalidades que estão inclusas no pacote ofertado e procure saber se algum dos itens que são importantes para você podem ter cobrança complementar, ou seja, entenda bem o que está comprando para não ter surpresas quando a fatura chegar.

4. Suporte

O senso de urgência é predominante em nossa sociedade e na hora de escolher um software de gestão, essa urgência deve estar presente em forma de suporte. Imagine que você está numa viagem de negócios de 2 semanas e no dia de efetuar o fechamento de todas as despesas, o aplicativo não funciona. Dá para esperar 3 dias para o suporte atender a uma solicitação? Não né?

Pesquise bem e entenda como o fornecedor lida com os chamados de suporte, quais os canais de comunicação e qual é o nível de SLA dele, verifique qual é o prazo que ele tem para respostas e se isso é atrelado a contrato, pois no caso de atraso o contrato poderá ser cancelado.

5. Custo

A velha frase “o barato, sai caro” nem sempre é verdade, existem SaaS excelentes com custos baixos e temos vários exemplos disso como: Netflix, Spotify, AirBnB entre outros. O que é importante levar em consideração é que precisamos comparar laranja com laranja, ou seja, escolher os 3 fornecedores de praxe e eliminar aqueles que apresentam discrepância no custo, por exemplo 30% mais baixo, pois se o valor de proposta é tão diferente significa que você não está comparando pares ou o fornecedor não irá entregar o que promete. Fique atento!

1. OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres)
Busque por um software reembolso de despesas que tenha alta acuracidade na digitalização das notas, isso vai evitar retrabalho para os usuários e garantir que as políticas de despesas sejam cumpridas.

2. Boa usabilidade
Garanta que a solução é fácil de usar. Os usuários precisam gostar da solução para que ela seja adotada por todos. Além disso, você não quer perder horas explicando o sistema para cada novo colaborador, não é mesmo?

3. Alerta de notas duplicadas
Encontre uma solução que garanta que os usuários não enviarão notas duplicadas. Isso é muito importante quando falamos de minimizar o risco de fraudes.

4. Reembolso por km via GPS 
Se você tem colaboradores que cobram reembolso por km ou utilizam cartão abastecimento, a funcionalidade de mapeamento do km rodado via GPS é fundamental. Essa funcionalidade vai te dar uma visão precisa dos gastos e reduzir custos da sua operação. Nós da Km, por exemplo, trabalhamos com os melhores fornecedores do mercado, ou seja, integrados ao Google Maps e Waze!

5. Conciliação de despesas
Se você está pensando em automatizar processos, busque uma ferramenta que te atenda em todas as necessidades inerentes ao processo de gestão dos gastos corporativos. Não esqueça, esse processo envolve: reembolso de despesas, reembolso por km, conciliação de cartões de crédito e conciliação de cartões de débito.