Despesas duplicadas são uma dor para todas as empresas, e por esse motivo criamos uma nova funcionalidade que tornará seu processo de reembolso de despesas e relatórios ainda melhores.
Sejam despesas duplicadas lançadas intencionalmente ou não, são um problema. Despesas duplicadas criam mais trabalho para o remetente, que vai precisar refazer seu relatório, e para o aprovador, que vai precisar olhar nota a nota para saber se as informações são verídicas e se os gastos não são duplicados. Essa é uma tarefa essencial da auditoria, mas para grandes volumes de recibos se torna humanamente impossível.
Sentimos sua dor, por isso criamos um sistema de detecção de notas duplicadas que evitará esse tipo de problema! Para o usuário, a Km Online cria um aviso para qualquer despesa lançada em um relatório, que seja uma possível duplicata. Nesse caso, duas transações são consideradas duplicadas se tiverem a mesma data, valor e moeda. Se a potencial duplicata já foi enviada para o gestor, ela será detectada e sinalizada para que o gestor e/ou financeiro possa tomar as devidas ações para resolver.
Se o aprovador estiver analisando um relatório de despesas com um lançamento que corresponda a outro lançamento, enviado pelo mesmo usuário, e com os mesmos dados, acionaremos um alerta. O gestor terá visão sobre a duplicidade e poderá fazer a recusa da nota, sem precisar conferir uma a uma. O trabalho agora fica por conta do software de reembolso de despesas e o gestor será chamado apenas em casos de eventuais erros ou fraudes.
É simples assim! Para saber mais sobre a detecção de notas duplicadas, fale com um de nossos consultores.