Despesas duplicadas são uma dor para todas as empresas, e por esse motivo criamos uma nova funcionalidade que tornará seu processo de reembolso de despesas e relatórios ainda melhores.
O problema: recibos duplicados
Sejam despesas duplicadas lançadas intencionalmente ou não, são um problema. Despesas duplicadas criam mais trabalho para o remetente, que vai precisar refazer seu relatório, e para o aprovador, que vai precisar olhar nota a nota para saber se as informações são verídicas e se os gastos não são duplicados. Essa é uma tarefa essencial da auditoria, mas para grandes volumes de recibos se torna humanamente impossível.
A solução: bloqueio anti erros e fraudes
Sentimos sua dor, por isso criamos um sistema de detecção de notas duplicadas que evitará esse tipo de problema! Para o usuário, a Km Online cria um aviso para qualquer despesa lançada em um relatório, que seja uma possível duplicata. Nesse caso, duas transações são consideradas duplicadas se tiverem a mesma data, valor e moeda. Se a potencial duplicata já foi enviada para o gestor, ela será detectada e sinalizada para que o gestor e/ou financeiro possa tomar as devidas ações para resolver.
Funcionalidade na prática:
Se o aprovador estiver analisando um relatório de despesas com um lançamento que corresponda a outro lançamento, enviado pelo mesmo usuário, e com os mesmos dados, acionaremos um alerta. O gestor terá visão sobre a duplicidade e poderá fazer a recusa da nota, sem precisar conferir uma a uma. O trabalho agora fica por conta do software de reembolso de despesas e o gestor será chamado apenas em casos de eventuais erros ou fraudes.
É simples assim! Para saber mais sobre a detecção de notas duplicadas, fale com um de nossos consultores.
