Se você trabalha com vendas externas, é muito provável que precise se deslocar frequentemente para atender clientes e prospectar novos negócios. Nesses casos, é comum a empresa oferecer um reembolso de km rodado para cobrir os custos com combustível, manutenção do veículo e outros gastos relacionados ao deslocamento. Mas como calcular o valor correto do reembolso? A seguir, explicamos o passo a passo e damos dicas para otimizar esse processo.
Entendendo o conceito de reembolso de km rodado
O reembolso de km rodado é uma forma de a empresa compensar o colaborador que utiliza seu próprio veículo para fins profissionais. Ele é baseado na distância percorrida e nos custos relacionados ao deslocamento, como o valor do combustível, o desgaste do veículo e as taxas de pedágio e estacionamento.
O reembolso de km rodado é uma prática comum em muitas empresas, especialmente aquelas que possuem uma equipe de vendas ou que exigem deslocamentos frequentes de seus colaboradores. Essa política visa garantir que o colaborador não tenha prejuízos financeiros ao utilizar seu próprio veículo para fins profissionais.
O que é reembolso de km rodado?
Trata-se de um benefício concedido por algumas empresas a seus colaboradores que utilizam veículos próprios para deslocamentos em serviço. Em outras palavras, o empregador reembolsa o trabalhador pelo valor gasto com combustível, manutenção do automóvel, estacionamento etc. A ideia é que o colaborador não tenha prejuízo financeiro ao usar seu próprio carro em prol da empresa.
O reembolso de km rodado é uma forma de incentivar a utilização de veículos próprios pelos colaboradores, o que pode trazer vantagens para a empresa, como a redução de custos com a frota de veículos próprios, por exemplo.
Por que as empresas oferecem reembolso de km rodado?
Existem diversas vantagens em oferecer o reembolso de km rodado aos colaboradores, como:
- Aumento da produtividade, pois o funcionário não precisa se preocupar com os custos do deslocamento
- Economia para a empresa, já que não precisa adquirir e manter a frota de veículos próprios
- Maior flexibilidade nos horários e rotas de atendimento aos clientes
Além disso, o reembolso de km rodado pode ser uma forma de motivar os colaboradores e demonstrar que a empresa se preocupa com o bem-estar financeiro de seus funcionários. Isso pode levar a um aumento da satisfação e do engajamento dos colaboradores, o que pode impactar positivamente na produtividade e nos resultados da empresa.
Por fim, é importante destacar que o reembolso de km rodado deve ser feito de forma justa e transparente, levando em consideração os custos reais do deslocamento e evitando qualquer tipo de abuso ou exploração por parte da empresa.
Fatores a considerar ao calcular o reembolso de km rodado
Para chegar ao valor correto do reembolso de km rodado, é preciso levar em conta alguns fatores importantes:
Distância percorrida
O primeiro passo é calcular a distância percorrida entre o ponto de partida e o local de destino. Existem diversas ferramentas online que podem ajudar nessa tarefa, como o Google Maps ou o Waze. É importante registrar a quilometragem inicial e final para ter uma base precisa do percurso realizado.
Além disso, é importante considerar as condições das estradas que serão percorridas. Em alguns casos, a distância pode ser maior devido a desvios ou obras na via. Por isso, é importante estar atento às informações de trânsito e planejar a rota com antecedência.
Valor do combustível
O próximo passo é calcular o valor gasto com combustível durante o deslocamento. Para isso, é preciso saber o consumo médio do veículo e o preço do litro de combustível na região.
É importante lembrar que o valor do reembolso pode variar de acordo com a política da empresa, que pode estabelecer um valor fixo por km rodado ou reembolsar o valor exato gasto com o combustível. Em alguns casos, a empresa pode exigir a apresentação de notas fiscais para comprovação dos gastos.
Desgaste do veículo
O desgaste do veículo deve ser levado em conta ao calcular o reembolso de km rodado, pois o uso frequente para fins profissionais pode acelerar a depreciação do automóvel.
Para minimizar os custos com a manutenção do veículo, é importante realizar revisões periódicas e cuidar da limpeza e conservação do automóvel. Além disso, é possível utilizar uma tabela de referência para calcular o custo por km rodado em termos de depreciação, manutenção e seguro.
Pedágios e estacionamentos
Por fim, é importante considerar as despesas adicionais, como os custos com pedágios e estacionamentos. Esses gastos também devem ser registrados e incluídos no cálculo do reembolso.
É importante lembrar que o reembolso de km rodado é uma forma de compensação pelo uso do veículo para fins profissionais. Por isso, é importante que o valor seja justo e reflita os custos reais do deslocamento.
Passo a passo para calcular o reembolso de km rodado
Com os fatores acima em mente, confira o passo a passo para calcular o reembolso de km rodado:
Registre a quilometragem inicial e final
Anote a quilometragem no hodômetro antes de sair de casa e novamente quando chegar ao destino. Dessa forma, é possível determinar a distância percorrida com precisão.
Além disso, é importante lembrar que a manutenção do veículo é essencial para garantir a segurança e o bom funcionamento do mesmo. Por isso, sempre verifique se o carro está em boas condições antes de sair para uma viagem ou trajeto longo.
Calcule a distância percorrida
Utilize uma ferramenta online ou um aplicativo de GPS para calcular a distância percorrida entre o ponto de partida e o local de destino.
É importante lembrar que a distância percorrida pode variar de acordo com o trajeto escolhido. Por isso, é recomendável utilizar um aplicativo de mapas para encontrar a rota mais rápida e segura.
Determine o custo do combustível
Calcule o valor gasto com combustível durante o trajeto, levando em conta o consumo médio do veículo e o preço do litro na região.
Vale lembrar que o consumo de combustível pode variar de acordo com a forma de condução do motorista. Por isso, é importante dirigir de forma consciente e econômica para economizar combustível e reduzir os custos.
Inclua despesas adicionais
Some os custos com pedágios, estacionamentos e outras despesas relacionadas ao deslocamento.
Além disso, é importante lembrar que o tempo gasto no trajeto também pode ser considerado como uma despesa adicional. Por isso, é recomendável planejar a rota com antecedência para evitar atrasos e otimizar o tempo.
Aplique a política de reembolso da empresa
Consulte a política de reembolso da empresa para saber qual é o valor a ser pago por km rodado e aplique esse valor aos cálculos acima.
Vale lembrar que algumas empresas oferecem opções de transporte alternativas, como o uso de transporte público ou caronas compartilhadas, que podem ser mais econômicas e sustentáveis do que o uso de veículos particulares.
Exemplo prático de cálculo de reembolso de km rodado
Para entender melhor como calcular o reembolso de km rodado na prática, vamos considerar o seguinte exemplo:
Situação hipotética
Você é um vendedor externo que se desloca até um cliente localizado a 100 km de distância da sua residência. Durante o trajeto, você gastou R$ 200 com combustível, R$ 20 com pedágios e R$ 10 com estacionamento.
Além disso, é importante destacar que o trajeto até o cliente foi muito bonito e você pode apreciar a paisagem da região. Durante o caminho, você passou por diversas cidades do interior de São Paulo, conhecidas por sua rica cultura e gastronomia. Você teve a oportunidade de experimentar pratos típicos, como o famoso pastel de feira e a deliciosa coxinha de frango.
Outro ponto interessante é que você pode observar a fauna e a flora da região. Você viu diversas espécies de pássaros, como o tucano e o bem-te-vi, e também notou a presença de árvores frutíferas, como o pé de jabuticaba.
Aplicando os passos do cálculo
- Registre a quilometragem inicial e final: 8.000 km e 8.100 km
- Calcule a distância percorrida: 100 km
- Determine o custo do combustível: R$ 2 por km x 100 km = R$ 200
- Inclua despesas adicionais: R$ 20 de pedágios + R$ 10 de estacionamento = R$ 30
- Aplique a política de reembolso da empresa: R$ 0,70 por km x 100 km = R$ 70
Resultado do reembolso
No exemplo acima, o valor a ser reembolsado é de R$ 70,00 segundo a política da empresa. Se você gastou mais do que isso com despesas, pode ser interessante conversar com seu gestor para negociar um valor maior.
Além disso, é importante destacar que o conhecimento adquirido durante a viagem pode ser utilizado para aprimorar as vendas da empresa na região. Ao conhecer melhor a cultura e os hábitos dos clientes, é possível oferecer produtos e serviços mais adequados às suas necessidades.
Por fim, é fundamental destacar a importância de seguir as políticas e normas da empresa em relação ao reembolso de despesas. Isso garante a transparência e a ética nas relações comerciais e evita possíveis problemas futuros.
Dicas para otimizar o reembolso de km rodado
Se você precisa se deslocar para trabalhar, é importante conhecer as melhores estratégias para otimizar o reembolso de km rodado. Além de garantir que você seja compensado adequadamente pelos gastos com o veículo, essas dicas podem ajudar a economizar dinheiro e tempo.
Mantenha registros detalhados
Para evitar erros e garantir que o reembolso seja justo, é fundamental manter um registro detalhado de todos os deslocamentos realizados. Anote a quilometragem inicial e final, os gastos com combustível, pedágios e estacionamentos, a finalidade do deslocamento e o valor do reembolso recebido. Dessa forma, você terá uma visão clara dos seus gastos e poderá comprovar as informações caso seja necessário.
Além disso, manter um registro detalhado pode ajudar a identificar padrões e oportunidades de economia. Por exemplo, se você perceber que está gastando muito com combustível em um determinado trajeto, pode buscar alternativas mais econômicas, como utilizar o transporte público ou fazer carona com um colega.
Utilize aplicativos de rastreamento de quilometragem
Se você prefere uma abordagem mais automatizada, pode utilizar aplicativos de rastreamento de quilometragem para registrar seus deslocamentos. Esses aplicativos geralmente utilizam o GPS do seu celular para registrar a distância percorrida e podem até mesmo categorizar automaticamente os deslocamentos como pessoais ou profissionais.
Alguns exemplos de aplicativos de rastreamento de quilometragem são o Everlance, o MileIQ e o TripLog. Esses aplicativos geralmente oferecem versões gratuitas e pagas, com recursos adicionais como relatórios detalhados e integração com outras ferramentas de produtividade.
Planeje rotas eficientes
Além de registrar seus deslocamentos, é importante planejar rotas eficientes para reduzir os custos com combustível e minimizar o desgaste do veículo. Antes de sair de casa, verifique as condições do trânsito e escolha a rota mais rápida e econômica. Se possível, evite trajetos congestionados e opte por vias alternativas.
Outra dica é agrupar as atividades em um mesmo trajeto. Se você precisa fazer compras em um determinado bairro, por exemplo, aproveite para realizar outras tarefas na região, como ir ao banco ou à farmácia. Dessa forma, você economiza tempo e dinheiro com deslocamentos desnecessários.
Conheça a política de reembolso da sua empresa
Por fim, é fundamental conhecer a política de reembolso de km rodado da sua empresa para entender quais são os critérios utilizados para calcular o valor a ser pago. Verifique se há limites de quilometragem ou de valor, se é necessário apresentar comprovantes de gastos e se há alguma restrição quanto ao tipo de veículo utilizado.
Se tiver dúvidas, converse com seu gestor ou o departamento de Recursos Humanos. Lembre-se de que seguir as regras da empresa é importante não apenas para garantir o reembolso adequado, mas também para evitar problemas futuros.
