Garantir o controle do reembolso de despesas de uma empresa pode ser um processo árduo e burocrático quando não se tem métodos e equipe bem alinhados. Grande parte das empresas que trabalham com equipe externa, já vivenciaram situações incomuns com gastos no cartão de crédito corporativo, e dificuldade em entender os dados lançados nos relatórios de despesas. Consequentemente, o controle de entradas e saídas do fluxo de caixa fica ainda mais imprevisível, ou acarretam custos desnecessários.
Políticas de reembolso: Vantagens e implantação
O principal objetivo de estabelecer políticas de reembolso é evitar problemas a longo prazo, do tipo: Não sabia que esse tipo de despesa não era reembolsável, perdi o comprovante, esqueci de preencher o relatório, não sabia que tinha prazo, etc. Esclarecer e categorizar quais despesas os funcionários podem reivindicar é o passo inicial. Normalmente, reembolsos aceitos envolvem:
- Alimentação
- Táxi
- Abastecimento
- Viagens
- Pedágio
- Custos relacionados aos clientes
Vantagens como gastos com entretenimento com os clientes podem ser oferecidas aos funcionários como benefícios da empresa. Caso isso ocorra, é aconselhável comunicar o valor que é coberto pelo empregador, parcial ou reembolso total, dentro de termos específicos alinhados pela equipe de gestão financeira e comercial de cada empresa.
Legitimidade das despesas
O controle dessas atividades depende tanto do colaborador, e sua organização com comprovantes fiscais, como do gestor que precisa vincular as despesas. Busque um sistema/software que facilite esse processo, e possibilite o escaneamento de notas fiscais, e armazená-las em segurança, o que reduz o acúmulo de papel, além de perdas.
Veja no vídeo abaixo como a KM trabalha para oferecer soluções ágeis, que facilita o acompanhamento de sua política:
Para evitar pedidos fora de data, defina prazos para solicitações de reembolso para pelo menos uma semana antes da próxima data de pagamento. Certifique-se de que o funcionário receba a aprovação o feedback de suas reivindicações, e acompanhe seu fluxo de solicitações. Garanta tempo para revisar seus relatórios, e confirme se as solicitações estão dentro das políticas da empresa.
Fraudes acontecem
Propositalmente ou não, a fraudes acontecem. Pode ser tão simples quanto enviar o mesmo recibo duas vezes, ou realizar rotas fora da carteira de clientes. Independente disso, de acordo com a Associação Brasileira de Comércio o conflito entre o valor que se deve x o que é reembolsável entre funcionários é responsável por perdas de 20 bilhões a 40 bilhões por ano.
A maioria das causas está ligada a falta de uma gestão eficiente, e a dificuldade de controle dessas informações, e por isso os softwares vêm trabalhado em características que conciliam informações específicas em um só lugar, e garantem a redução dos custos provenientes da dificuldade em trabalhar com a variedades de dados.
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