Você tomou sua decisão, uma plataforma te encantou e você está super empolgado para começar a utiliza-la. Porém, como em qualquer nova situação em que o futuro é desconhecido, sua vida pode se tornar estressante.
A parte mais difícil dessa mudança de processos será treinar e ajudar todos os colaboradores a deixarem seus velhos hábitos e começarem uma nova vida de reembolso de despesas, em outro formato. Por isso, uma plataforma fácil de usar deve facilitar muito seu trabalho e minimizar o tempo de treinamento e suporte necessário. Dito isso, até mesmo a implantação de um ótimo software pode dar errado sem o suporte e treinamento adequado. Para que você comece com o pé direito, confira nossas principais dicas:
Organize seus dados
Depois de conversar com todos os envolvidos do processo (RH, Financeiro e TI), e escolher seu software de reembolso de despesas, é hora de entender como funciona o processo do seu fornecedor e quais informações eles vão precisar para parametrizar a ferramenta. Normalmente as primeiras cargas e parametrizações acontecem via arquivo ou integração, mas o mais importante é ter esse processo bem definido e verificar se todas as informações estão disponíveis e prontas para serem usadas pelo novo software.
Nós da Km Online, por exemplo, enviamos uma planilha muito bem elaborada e ajudamos nossos clientes a preencherem com todas as informações necessárias, como: dados do funcionário, tipos de despesas, políticas de despesas, informações de cartões corporativos, valor pago por km rodado, etc.
Embora o arquivo de parametrização possa variar de uma empresa para outra, é muito importante que você saiba o que será necessário e com quem você deve entrar em contato para obter informações. Mapear os dados corretos vai garantir que o processo de implantação ocorra da forma correta, além de você se comunicar com os principais envolvidos (internos e fornecedor), deixando todos alinhados.
Comunique-se com clareza
A comunicação interna e com seu fornecedor deve ser totalmente transparente. Todos os envolvidos no processo devem ter uma visão clara dos objetivos do projeto e quais os prazos para alcança-los.
Seja essa comunicação feita por e-mail ou através de reuniões de alinhamento, é muito importante que você compartilhe os motivos e os benefícios que essa mudança trará para os colaboradores e para a empresa. Não se esqueça dos usuários finais, eles precisam entender os ganhos do processo e como o novo app de reembolso de despesas vai ajuda-los. Deixe-os entusiasmados com isso para aumentar suas chances de adoção da ferramenta.
Treinamento e suporte
Apesar de em algumas empresas um e-mail ser suficiente para que todos os colaboradores adotem a nova ferramenta, na maioria das empresas é necessário um conjunto de ações para colocar todos na mesma página.
Entenda com seu fornecedor como funciona o processo de treinamento e suporte. Eles disponibilizam treinamentos ao vivo? Existem materiais explicativos e vídeos? E o processo de suporte aos usuários é feito através de e-mail e telefone ou existe um contato mais próximo via Whatsapp? Nós da Km Online, por exemplo, trabalhamos com todos esses canais de treinamento e suporte, garantindo um onboarding de excelência para nossos clientes.
Na hora de organizar os treinamentos, não esqueça que a solução é divida em três públicos diferentes que precisarão ser treinados com materiais diferentes. São eles:
Usuários finais (Lançam suas despesas)
Com um app de reembolso de despesas, as ações necessárias para que os colaboradores enviem suas despesas são muito limitadas. Em poucos cliques eles conseguem submetê-las sem erros e não há necessidade de sessões extensas de treinamento. Envie um e-mail de comunicação sobre o novo processo e trabalhe em conjunto com seu fornecedora para que ele envie os vídeos de treinamento ou organize uma apresentação ao vivo para todos os envolvidos.
Faça com que todos baixem o aplicativo de reembolso e façam os primeiros testes. Dessa forma, você pode tirar todas as dúvidas do usuário e garantirá que a primeira experiência dele não será frustrante.
Gestores (Aprovam as despesas)
Os gestores devem ser os primeiros a receberem os treinamentos. Eles serão os embaixadores da plataforma dentro da empresa e, uma vez treinados, terão total capacidade de replicar os conhecimentos para os demais colaboradores de sua equipe.
Garantir que os gestores conheçam em detalhes a plataforma e sejam sempre atualizados sobre as evoluções e novos recursos é de fundamental importância para a saúde do projeto. É importante garantir que o seu fornecedor tem esse conhecimento e metodologia de implantação e acompanhamento/suporte.
Além disso, os gestores precisam ser treinados como usuários finais, ou seja, que lançam reembolso de despesas e também como gestores, apreendendo a utilizar todos os recursos de aprovações, reprovações e extração de relatórios.
Financeiro (Paga as despesas)
Diferente do perfil de gestor, utilizado para acompanhamento e aprovação dos gastos da equipe, o perfil do financeiro tem uma visão macro da empresa. Através desse perfil ele consegue ter visão de gastos por tipo de despesas, por centro de custos, extrair relatórios mais completos e autorizar de fato os pagamentos ou dar baixa nas conciliações dos cartões.
Da mesma forma, um treinamento específico é necessário para que o responsável por essas ações consiga tirar o máximo de proveito da nova ferramenta.
Comece pequeno, chegue longe!
Iniciar a implantação com uma equipe piloto pode ser uma ótima ideia. Escolha um departamento ou um grupo de pessoas que serão os primeiros a utilizar a plataforma. Essa fase de piloto vai te ajudar a resolver pequenos problemas que podem existir durante essa fase, treinar e aperfeiçoar o formato de treinamento que você escolheu para replicar o conhecimento e ajudar o time de Ti a realizar todas as integrações necessárias.
Aproveite essa fase para levantar questionamentos, fazer ajustes e use está oportunidade para estressar todos os pontos da operação e garantir que seu lançamento completo ocorra de maneira tranquila.
Você vai ver que outras equipes verão o grupo piloto utilizando a ferramenta e dirão “Eu também quero isso”. É impossível pensar em tudo, mas se você seguir esse processo, terá uma grande chance de conseguir fazer uma implantação perfeita e bem-sucedida.
Esperamos que você tenha escolhido a solução e os parceiros (fornecedores) certos para te ajudar nesse processo de implantação, aumentando a chances de uma implementação livre de estresse e de problemas com reembolso de despesas e conciliação de gastos – de fato – resolvidos!
