Empresas competitivas buscam redução de custo em seus processos o tempo todo. Essa postura de alta performance é comumente encontrada nos profissionais das áreas de marketing e vendas e muitos estão preocupados com os gastos gerados pelas equipes externas que realizam visitas a clientes, mas como ter redução de custos nestas operações?
Quando se trata de controle de quilometragem, existem dois pontos importantes a serem analisados:
Roteirização
Este termo já é bem conhecido no mercado, mas algumas companhias ainda não adotam este planejamento para a sua equipe comercial. Ele consiste em desenhar a rota das visitas a clientes de forma a otimizar os recursos da empresa.
A redução de custos começa em pequenas ações do seu dia-a-dia. Planejar as visitas, por mais próximas que elas sejam, vale a pena gastar uns minutos, pois além de economizar tempo e dinheiro a sua produtividade também irá aumentar.
Por exemplo, se o colaborador irá visitar um cliente na zona norte da cidade, procure aproveitar esta rota colocando outras visitas que sejam próximas geograficamente e que possam ser realizadas no mesmo período de horário (manhã/tarde), isso vai otimizar bastante a rotina diminuindo a quilometragem rodada.
No caso de muitas visitas numa mesma região, procure alinhar esta rota para que os pontos de parada sejam em sequência, ou seja, que ele siga da direita para esquerda ou de cima para baixo por exemplo, formando uma linha, evitando assim que o colaborador fique em zig-zag gastando muito tempo durante estas visitas.
Em viagens mais distante ou que envolvam transporte aéreo e hospedagem, a roteirização é ainda mais importante, pois os custos desta visita é muito maior. Nestes casos é recomendado que além de agendamento de visita a clientes, também seja feita visitas de prospecção, estas empresas que podem no futuro virem a ser clientes, já tem um ponto positivo, serão geograficamente próximos a clientes antigos, minimizando o uso de recursos para as próximas visitas.
Roteirização de equipe em campo é uma tarefa diária, quando não se está no planejamento, está no controle, duas etapas essenciais na busca pela redução de custos.
Rotas estimadas x percorridas
Quando agendamos uma visita a cliente, temos um ponto de chegada, faltando apenas o ponto de partida que pode ser da casa do colaborador, se for no início da jornada de trabalho, ou da empresa no caso de necessidade de bater o ponto, por exemplo.
Com estes dois pontos definidos temos uma rota, que pode facilmente ser calculada em Km por qualquer ferramenta online como o Google Maps, gerando assim a rota estimada.
Ao iniciar o trajeto desta rota, o colaborador pode realizar um caminho mais eficiente e que leve menos tempo para se chegar ao cliente, mas com isso ele adicionou alguns quilômetros a rota, tendo então uma discrepância entre a rota estimada e a percorrida, é o que chamamos de desvio.
O desvio na maioria dos casos é em benefício da empresa, mas como identificar aqueles que não são? É aí que entra o controle de quilometragem, através de aplicativos que utilizam o GPS do celular do colaborador, é possível acompanhar estas rotas e saber o tamanhos dos desvios e quais devem ser abonadas pela empresa.
Na prática
Existem muitos caso em que o acompanhamento das visitas pode ajudar a promover redução nos gastos com combustível. Um exemplo bem comum acontece em empresas que fazem adiantamento em cartão com base nos cálculos de Km feitos por roteirizadores, mas no dia-a-dia muitos colaboradores acabam solicitando um adicional para complementar o adiantamento, nestes casos é essencial ter as rotas registradas para entender o porquê da demanda maior.
A redução de custos surge deste controle, do contrário seria impossível executar um planejamento financeiro de forma assertiva, levando os gestores a se adequarem o tempo todo as adversidades e surpresas que aparecem no fechamento do mês.
