No dia-a-dia da gestão corporativa existem muitos softwares que nos ajudam, e cada um tem uma função específica. Há momentos em que estas plataformas precisam se conversar e compartilhar informações, e é neste ponto que entra a integração e neste artigo vamos falar sobre as formas de se fazer essa conexão e suas principais vantagens de desvantagens.
Hoje as plataformas de gestão corporativa, conhecidas como ERP, são quase todas prontas para receber e enviar informações para outros sistemas, mas quais são os softwares complementares que podem ter acesso a essas informações? Os principais segmentos de software são: comercial/marketing, financeiro e contábil, reembolso de despesas e prestação de contas entre outros, são infinitas as possibilidades.
Integração por arquivo
Essa primeira opção é a mais simples e mais utilizada entre as formas de integração, pois permite compartilhar informações sem a necessidade de se desenvolver uma interface ou serviços adicionais. É possível extrair uma base de extensão XLS ou CSV e com este arquivo importar em outra plataforma, assim replicando todos os dados.
Este processo pode ser feito uma ou duas vezes no mês de acordo com o fechamento financeiro da empresa permitindo a continuidade do fluxo de trabalho e a finalização do pagamento aos colaboradores na prestação de contas.
Vantagens
- Facilidade
- Rapidez
- Sem custo adicional
Desvantagens
- Processo manual
- Possibilidade de alterações
Integração por API (Application Programming Interface) ou Interface de Programação de Aplicativo
A segunda opção de integração é através de API, um módulo de entrada e saída de informação que permite que os softwares se comuniquem entre si de forma automática e segura.
A plataforma da KM Online permite que todas as solicitações de reembolso lançadas através do aplicativo sejam disponibilizadas para leitura e edição por softwares de terceiros.
Através de integração, todos os dados financeiros gerados através do software de reembolso de despesas é automaticamente exportado para dentro do ERP parceiro como um título para pagamento além de já ser organizado dentro de sua respectiva conta contábil.
Um outro bom exemplo disso seria receber estas informações em uma plataforma de pagamento, para que seja feito o reembolso dos funcionários ou até mesmo utilizar as comprovação das rotas realizadas em conjunto com um software de CRM para realizar o acompanhamento mais preciso das visitas feitas aos clientes e qual o status de cada uma delas.
Algumas empresas utilizam a API apenas para integrar à ferramentas de business intelligence (BI) e criação de dashboards para acompanhamento em tempo real de suas equipes de vendas e suporte.
Hoje as principais empresas de software do mercado disponibilizam API em seus produtos para que possamos nos comunicar, entre estas empresas estão os maiores players de ERP como TOTVS, SAP, Oracle e Senior e também os fornecedores de CRM Microsoft, Salesforce, Pipedrive e Pipefy
Vantagens
- Integração automatizada
- Confiabilidade das informações
- Elimina necessidade de interação humana e minimiza riscos
Desvantagens
- Custo mais elevado
- Tempo de desenvolvimento
- Necessidade com alinhamento junto ao time de ti responsável pelo ERP
Conclusão
A melhor forma de integração depende do contexto de cada empresa no momento de realizar uma implantação. Se a prioridade é o tempo, o processo deve ocorrer pela integração através de arquivo, mas se o foco é segurança e compliance, o ideal é imaginar o cenário com integração através de API desde o dia zero.
De uma forma ou de outra, a sua plataforma estará em funcionamento e com dados compartilhados entre os sistemas para que aproveite ao máximo o potencial do software contratado.
