O que deveria ser um processo contínuo nas empresas, hoje se tornou um novo desafio. A redução de custos por conta de uma crise é o atual momento de muitas companhias, a pandemia do novo coronavírus desencadeou uma parada brusca e profunda da economia mundial. E agora? Como cortar gastos sem impactar a operação que, em breve, deve retornar ao normal?
Primeiramente, é essencial entender o seu negócio e definir quais são suas despesas fixas e quais são as despesas variáveis. Normalmente a fixa se refere a estrutura, seja das instalações ou equipamentos até a mão de obra com pagamento mensal, a recorrência é uma característica importante deste tipo de gasto.
As despesas variáveis são compostas de tudo o que é relacionado ao produto ou serviço oferecido pela empresa, todos os insumos entram nesta categoria, assim como contratos de publicidade e propaganda, fretes de entrega e manutenção.
Definidas estas premissas, podemos iniciar o planejamento e ações práticas para atuar na redução de custos com uma visão mais alinhada. Dentro das empresas encontramos três níveis de planejamento: estratégico, tático e operacional, mas hoje vamos falar apenas dos voltados ao médio e curto prazo.
Nível tático
No nível tático o planejamento pode iniciar com uma metodologia bem comum denominada PDCA, se trata de uma ferramenta de gestão que se apresenta em formato de fluxo contínuo, as etapa são:
- P (Planejar) - Crie um plano que será feito e quais serão os objetivos.
- D (Fazer, do inglês “Do”) - Execute as ações com prazo para início e fim.
- C (Controlar) - Realize o controle das ações e cheque as realizações.
- A (Agir) - Ajuste o que for necessário para que o plano seja completo.
Os gestores podem atuar de forma mais intensa da gestão das despesas dos colaboradores utilizando inovação, a transformação digital está focada em muitos casos de melhorias de processos, há varias opções no mercado de software sob demanda (SaaS) que podem ajudar em situações pontuais e com preços de implantação e mensalidades extremamente baixos.
A plataforma da KM Online é um exemplo de SaaS que pode te auxiliar na gestão de gastos, prestação de contas, controle de quilometragem e conciliação de cartões, o software gera relatórios precisos para que se possa agir na redução de custos. Através do sistema é possível identificar o perfil dos colaboradores mais eficientes e replicar as práticas aos outros, tornando a equipe mais homogênea.
Outro ponto importante é o tempo de implementação destas soluções, já que buscamos resultados de imediato. Procure entender qual é o prazo para que ferramenta esteja apta a te atender e como será realizado o suporte técnico, pois é normal que a curva de aprendizado seja de algumas semanas.
Com base nos históricos gerados mês a mês, será possível tomar atitudes mais objetivas com relação a redução de custos, pois com dados é fácil identificar os gargalos e comportamentos fora da curva.
Nível operacional
Do ponto de vista operacional, o objetivo é buscar todas as soluções que possam economizar o tempo e dinheiro gastos nas tarefas diárias, seja através de mudanças no processo ou de ferramentas que automatizem ações repetitivas.
Um exemplo comum, é a necessidade de equipes externas, sejam de vendedores ou suporte, realizarem os lançamentos de despesas em planilhas e enviarem as notas fiscais pelo correio ou muitos casos entregarem pessoalmente, enfim, todo esse procedimento demanda um tempo enorme do colaboradores e ainda causa insatisfação.
Outra perda de tempo dos funcionários externo é na comunicação excessiva com os gestores na solicitação de informações sobre os reembolsos ou adiantamentos pendentes, tudo acontece por telefone ou email e acaba tomando o tempo e aborrecendo ambos os lados.
A solução oferecida pela KM Online atende a estas necessidades e reduz drasticamente os custos da operação dos times externos, transformando os processos de comunicação e lançamentos em rotinas automatizadas e ágeis, contando com a ajuda de inteligência artificial é factível inclusive identificar fraudes e falhas humanas.
E a visão humanizada?
Por mais paradoxal que possa parecer, a tecnologia ajuda bastante no abordagem humanizada dos colaboradores durante os regimes de redução de custos, aumentando a eficiência nos processos sem prejudicar as condições de trabalho ou afetar a estabilidade emocional.
Pesquisas internacionais recentes divulgam que, funcionários felizes podem ser média 31% mais eficientes, até 3x mais criativos, vender 37% mais e ser 10x menos ausentes por motivos médicos, portanto é essencial que o processo de redução de custos leve em consideração o lado humano.
Um ponto relevante no fluxo humanizado é o envolvimento das pessoas de forma bidirecional, ou seja ambos os lados precisam cooperar para que o processo flua de forma menos conflitante possível.
A orientação aos gestores é que questione os colaboradores sobre suas necessidades básicas e quais o empecilhos para a realização da rotina diária, os insights são essenciais para uma tomada de decisão mais assertiva e coerente com o objetivo almejado
Também é importante que o funcionários estejam engajados com a meta de redução de custos e exerçam o seu papel. Exemplos simples como organizar a agenda, respeitar os horários definidos ou focar em não dar atenção a distrações como redes sociais, já podem fazer grande diferença.
Os gestores fazem a função de mediadores, pois estão entre o planejamento estratégico da empresa e as questões operacionais na outra ponta, por isso é essencial ponderar e analisar todas as demandas para encontrar a melhor forma de cortas gestos num momento difícil.
Existem muitos caminhos nesta jornada e a solução é específica para cada caso, o mais relevante nesta situação é fazer uma autoanálise, identificar os gargalos, procurar um especialista e ajustar os pontos buscando melhoria contínua.
