Se a sua empresa tem colaboradores externos que utilizam veículo para compromissos da empresa, provavelmente você já se deparou com o seguinte dilema: é melhor fornecer um cartão abastecimento ou pagar por km rodado?
Para te ajudar e entender melhor as possibilidades, vantagens, desvantagens e complementariedade de cada modelo, criamos esse manual.
1. Quem precisa fazer reembolso de quilometragem / combustível?
Toda empresa que tem seus colaboradores realizando atividades externas precisa de alguma forma reembolsar combustível. O valor do reembolso se diferencia de acordo com a modalidade de carro utilizado
a) Carro particular do funcionário:
Empresas que não oferecem carro da companhia para atividades externas contínuas que exigem deslocamento do colaborador. Nesse modelo, o colaborador precisa utilizar o carro próprio para fins de trabalho e por esse motivo ele precisa ser reembolso. Os gastos nessa modalidade incluem valor do combustível, depreciação do veículo, seguro, etc.
b) Carro de frota (Da empresa ou alugado)
Empresas que fornecem um carro (frota própria ou terceirizada) para seus colaboradores. Nesse modelo, o colaborador utiliza o carro da empresa para realizar as atividades de trabalho e como o carro é da própria empresa, é necessário realizar apenas o reembolso de km / combustível.
2. Formas de reembolsar combustível?
a) Reembolso por km
Reembolso por quilometragem acontece quando o funcionário utiliza seu dinheiro para pagar o combustível, em deslocamentos a serviço da empresa, e depois apresenta a nota fiscal solicitando o reembolso da despesa.
b) Cartão combustível
Ao optar por um cartão combustível, a empresa oferece um meio de pagamento para seus funcionários e precisa fazer a gestão desse meio, controlando saldos, monitorando os gastos e antecipando o valor para o funcionário.
3. Vantagens e desvantagens de cada modelo?
a) Reembolso por km
Vantagens
- O funcionário utiliza o próprio dinheiro e isso o faz pensar antes de gastar
- O dinheiro é pago depois do gasto, sem a necessidade de antecipar um fundo
-Utilizando um app de reembolso de despesas, será feito o cálculo exato da quilometragem, considerando apenas os deslocamentos a serviço da empresa
- Redução de 30% nos gastos com combustível
- Sem gastos adicionais pois não existe um gestor do meio de pagamento
Desvantagens
- Se você nãoutilizar um software de reembolso de despesas, esse processo se torna burocrático
-Se você não utilizar um app de reembolso de despesas, esse controle se torna mais difícil e o colaborador pode solicitar reembolso de despesas que não foram realizadas a serviço da empresa
b) Cartão combustível
Vantagens
- Ao invés de o funcionário gastar o próprio dinheiro, ele utiliza uma antecipação via cartão
-O usuário não precisa enviar as notas fiscais dos gastos com combustível
Desvantagens
- A empresa precisa antecipar o valor e alocar esse fundo no cartão dos funcionários
- O colaborador recebe um valor fixo no início do mês e tem direito a gasta-lo. Fica muito difícil diferenciar o que é gasto a trabalho e o que é gasto para fins pessoais
- Necessário realizar a gestão de carga, recarga e bloqueios, conforme necessidade durante o mês
- Necessário solicitar um novo cartão para cada novo colaborador
- A emissora do cartão vai cobrar um percentual dos gastos transacionados
- Não traz uma visão dos clientes visitados e se os gastos são realmente a trabalho
A escolha do modelo varia muito de operação para operação. Talvez o mais prático para começar, que exige menor custo e esforço, seja a modalidade de reembolso por km rodado. Porém, faça um estudo aprofundado e entenda as peculiaridades da sua operação.
Você pode estar se perguntando se é possível utilizar um software de reembolso de despesas + cartão abastecimento, e a resposta é sim!
