Se sua empresa tem funcionários na estrada trabalhando para a sua empresa, o controle de quilometragem é provavelmente uma das principais fontes de tensão administrativa. Saiba mais sobre como controlar de forma mais eficiente, com essas práticas recomendadas de reembolso por km, para que você possa rastrear e reembolsar com mais eficiência.
Entenda o formato de reembolso de despesas da sua empresa
Primeiro, você precisa garantir qual quilometragem deve ser realmente reembolsada. Para a maioria das empresas, os deslocamentos da casa do funcionário até o local de trabalho não são reembolsáveis, pois isso constitui a viagem de trabalho regular do funcionário e ele já recebe um vale transporte ou ajuda de custos para esse trecho.
No entanto, se eles estiverem viajando para um local fora do escritório ou se estiverem viajando fora do horário normal de trabalho, isso provavelmente conta como uma despesa de quilometragem reembolsável.
Usando controle de locais e endereços inseridos pelo usuário, um aplicativo de reembolso de despesas e controle de quilometragem pode determinar se a quilometragem é ou não reembolsável, facilitando a gestão e evitando possíveis erros ou fraudes.
Seja mais preciso com o cálculo de km
Seja por acidente ou de propósito, os funcionários podem confundir-se ao calcular a quilometragem e inserir erros em seus relatórios de km. O resultado é que sua empresa pode reembolsar em excesso o funcionário. Isso pode não parecer muito se o funcionário estiver arredondando alguns poucos km para uma determinada viagem.
No entanto, se eles fizerem essa viagem várias vezes por um ano, e cometerem os mesmos erros, isso poderá aumentar e gerar um custo elevado para a sua empresa. Pense em como algumas viagens por semana, realizadas por um determinado número de funcionários. Isso pode adicionar centenas ou milhares de quilômetros extras reembolsados que não foram realmente percorridos. Por isso, contar com um aplicativo reembolso de despesas e quilometragem, que acompanha e rastreia, automatizado o processo de controle de quilometragem, pode ser essencial.
Certifique-se de que o seu fornecedor utilize de uma integração do Google Maps API’s, que permite que os funcionários insiram facilmente endereços para iniciar e finalizar o rastreamento e para rastrear a quilometragem de forma mais precisa. Isso pode economizar centenas ou milhares de dólares por funcionário, impedindo erros de rotas e o reembolso em excesso no futuro.
Verifique se os trajetos declarados são realmente à trabalho
Às vezes, funcionários ficam frustrados quando a quilometragem rodada não é aprovada para reembolso, devido à falta de informações sobre a viagem. Certifique-se de treinar os funcionários sobre a importância de esclarecer por escrito, mesmo que pareça óbvio, como o trajeto está relacionada ao trabalho e quais os motivos da solicitação de reembolso.
Dar aos funcionários o poder de usar um aplicativo reembolso de despesas automatizado pode garantir que o controle de quilometragem sempre atenda aos requisitos da política. O sistema pode verificar automaticamente as políticas que você definiu em seu software reembolso de despesas, e gerar alertas sobre qualquer envio que não atenda às regras da empresa.
Simplifique o processo com um aplicativo para smartphone
Os funcionários precisam ser treinados sobre a importância de registrar e controlar o reembolso de quilometragem, mas podem hesitar em fazê-lo quando essa tarefa envolve muito trabalho. Isto é especialmente verdade se eles tiverem que anotar suas visitas em uma planilha ou tirar fotos do odômetro a cada nova visita.
Um aplicativo para smartphone facilita o enfrentamento dessa tarefa complexa, para que os funcionários tenham mais chances de fazer isso enquanto as informações ainda estiverem frescas em suas mentes. O aplicativo precisa ser intuitivo o suficiente para que os funcionários não precisem ser treinados e simples o suficiente para começar a usá-lo em seu trabalho diário.
Outro requisito importante é que o aplicativo de reembolso de quilometragem também agregue o restante do processo do relatório de despesas, como fotos dos comprovantes fiscais e conciliação com os gastos de cartões pré-pagos ou cartões abastecimento. Isso significa que uma solução completa vai de fato facilitar a vida de seus funcionários e terá uma alta chance de adesão.
Se você é um gestor, o rastreamento automatizado de quilometragem simplifica seus processos e evita o reembolso excessivo por parte dos seus colaboradores. Conte com uma ferramenta como a Km Online para te ajudar!
