A grande maioria das empresas contam com a quilometragem relatada por seus funcionários para pagar o reembolso de km. Porém, controlar a quilometragem com o uso de planilhas de Excel abrem espaço para erros e fraudes.
Antes de fazer o download de algum "modelo de planilha gratuito para reembolso de km", considere todos os custos.
Os verdadeiros custos de controlar o km rodado através de planilha
Utilizando como case alguns de nossos clientes, após a mudança na forma de controle de km por parte das empresas, foram mapeados reembolsos excessivos de quilometragem a seus funcionários que geravam gastos de mais de 30% acima do devido. Uma auditoria encontrou erros significativos na quantidade de km declarado por funcionários.
Em outras palavras, um caso grave de "dedos gordos" - erro humano na entrada de informações - impactou de forma significativa o valor da folha de combustível. Qualquer organização com funcionários que solicitam reembolso de km comercial deve prestar atenção nesse processo, pois as perdas são enormes. As palavras mais caras nos negócios são "sempre fizemos as coisas dessa maneira". Na era da automação, se seus funcionários ainda estão registrando quilometragem em uma planilha, você provavelmente está perdendo tempo e dinheiro.
Registro manual em planilha: propenso a erro humano
Apesar dos altos custos, o processo de reembolsos de km muitas vezes é de baixa prioridade para a maioria das organizações. Você fornece um valor de reembolso de km e uma planilha para registro, e o processo funciona praticamente por si só.
No entanto, agora existem aplicativos que integram o rastreamento de quilometragem e softwares (ERP’s, CRM’s, contabilidade) que você já usa. Com toda essa praticidade, existe algum motivo para manter um registro de quilometragem manual?
Se você estiver fornecendo planilhas ou algum outro tipo de registro de km manual, vale a pena dedicar algum tempo para explorar outras opções de controle de quilometragem. Deixar que seus funcionários criem seus relatórios manuais significa que seu processo está sujeito a erros humanos. Se os funcionários não estiverem usando a tecnologia atualizada para registrar e calcular a quilometragem, é provável que isso custe caro à sua empresa.
Os custos ocultos do download "planilha gratuita para reembolso de km”
Se você está buscando uma maneira rápida e barata de fornecer aos funcionários um modelo que registre e calcule a quilometragem comercial, a Internet está cheia de opções gratuitas ou baratas. Você pode facilmente fazer o download de um arquivo Excel que possua todas as colunas e linhas com as especificações, e permitirá que os funcionários insiram sua quilometragem comercial. A planilha calculará os custos com base em fórmulas pré-definidas, porém, antes de continuar nesse caminho, considere os custos reais desse download "gratuito" da planilha.
Já era de se esperar que os reembolsos inflados de km venham de funcionários que preenchiam manualmente seus relatórios de km. Quando você confia aos funcionários o controle, cálculo e os relatórios da km, confia que eles sejam precisos e honestos o tempo todo, porém nem sempre é assim.
Aplicativo de reembolso de despesas: a ferramenta de negócios que crescem rápido
Funcionários externos tem muitas responsabilidades adicionais além de sua função principal. Gerenciamento de CRM, reuniões e atividades administrativas podem levar os funcionários a buscar atalhos para encurtar tantos processos e tarefas. Mesmo um funcionário muito honesto pode achar que a estimativa de quilometragem seja mais fácil do que calcular e manter registro de seus gastos de forma precisa. A alta quantidade de tarefas também aumenta o risco de registros não intencionais ou erros de cálculo.
É importante fornecer aos funcionários ferramentas para gerenciar tarefas e aumentar a produtividade. Além disso, com os novos aplicativos de reembolso de quilometragem, você terá números mais precisos e reduzirá custos. Ao utilizar a tecnologia existente dos modernos smartphones, você proporcionará aos colaboradores uma maneira de sair da tediosa tarefa de registrar e criar seus próprios relatórios de km.
Os aplicativos de reembolso de despesas atuais rastreiam as viagens de negócios utilizando o GPS e permitem que os funcionários analisem e enviem relatórios diretamente de seu telefone celular.
Como escolher seu software de reembolso de km?
Seus funcionários estão usando relatórios de quilometragem em planilhas? Quando foi a última vez que você auditou os registros de km? Quanto os "erros" custam à sua empresa?
Você não pode gerenciar o que não pode ver.
Reserve um tempo para verificar os relatórios de km em relação à produtividade dos funcionários. Talvez você se surpreenda com o CAC e com os gastos exagerados dessa operação. Por isso, reserve um tempo para considerar opções de software de reembolso de despesas e quilometragem, com aplicativos que controlam o km via GPS e integrem com as principais soluções de mercado.
Assuma o controle de seus orçamentos automatizando seus relatórios de km hoje. Entre em contato com a Km Online!
