Não há como questionar a importância do controle adequado de reembolso de despesas corporativas, independente do tamanho do negócio. Seja você uma pequena startup ou uma corporação com milhares de funcionários, implementar processos consistentes para reembolso de despesas é essencial para quem quer crescer e ter sucesso.
Ao controlar de forma eficaz o processo de reembolso de despesas corporativas, você tem muitas vantagens:
Evite fraudes: elimine erros de digitação, envio de despesas duplicadas e acabe com a falta de controle dos gastos corporativos.
Tenha visão do processo: saiba exatamente para onde seu dinheiro está indo, quais tipos de despesas estão sendo geradas, o motivo dessas despesas, e entenda se os gastos são de fato eficientes, ou seja, estão trazendo retorno para a empresa.
Reduza custos: com políticas de despesas bem definidas e um aplicativo de reembolso de despesas que te ajude no controle, reduzir custos com erros, fraudes e reembolso por km será fácil.
Para melhorar seu processo de reembolso de despesas, certifique-se de implementar os itens abaixo:
Mantenha o processo de reembolso de despesas simples
Primeiro de tudo, quanto mais simples o processo, maior a probabilidade de as pessoas cumprirem. Se você já trabalha com um processo de reembolso de despesas burocrático, sabe o que estamos falando. Todos ficam irritados e perdem tempo com atividades desnecessárias.
Em segundo, processos complexos andam lado a lado com a imprecisão. Quanto maior o número de passos e iterações – manuais – por parte do usuário, maior a probabilidade de erros serem cometidos.
Terceiro, simplicidade é igual a velocidade. Quanto mais simples e prático o app de reembolso de despesas, menos tempo leva para os colaboradores receberem seus reembolsos.
Simplicidade tem várias vantagens! Isso não apenas manterá todos mais felizes, como também libera tempo para que todos se dediquem as suas atividades principais, que geram crescimento e sucesso para a empresa.
Tenha uma política de despesas justa, firme e clara
Ao criar sua política de despesas, é importante que ela seja comunicada e que esteja disponível de forma prática para seus colaboradores. Você não quer que seus funcionários parem para ler um livro sobre política de despesas, ou que digam que não conheciam as regras, não é mesmo?
Sua política precisa ser justa, transparente e firme. Não aceite exceções e certifique-se de que isso seja entendido por todos os funcionários, independentemente do seu cargo.
Colete informações precisas sobre todas as despesas
Registar os gastos corporativos de forma correta são fundamentais para manter os registros corretos e evitar problemas futuros com a auditoria. Os detalhes específicos de cada despesas como valor, data, moeda, tipo de despesa, por exemplo, são fundamentais para o registro contábil.
Dentro desse processo, perde-se muito tempo dos colaboradores em campo que precisam digitar as informações e por parte do financeiro, que precisa conferir se tudo está de acordo com a nota. Por esse motivo, automatizar processo através de um aplicativo de reembolso de despesas vai ser uma grande economia de tempo e dinheiro.
Torne o processo prático e rastreável
Com o aumento do seu time e/ou com a contratação de funcionários internacionais, é muito importante tornar o processo de reembolso de despesas, prático, sem complicações porém com alto rigor de controle. Isso significa utilizar um aplicativo de reembolso de despesas e um software de reembolso de despesas.
Encontrar a ferramenta certa que te auxilie nessa gestão das despesas corporativas pode ser extremamente benéfico para o seu negócio. Um software que reduza o tempo gasto, crie relatórios em tempo real, envolva todas as áreas de forma rápida e eficiente e mantenha um registro(logs) de todo o fluxo, vai aprimorar o processo e reduzir o desgaste entre colaboradores, gestores e financeiro.
Cumpra os prazos estipulados
A pontualidade é importante quando se trata de gerenciar reembolso de despesas. Isso quer dizer que os prazos estipulados na política precisam ser cumpridos, tanto pelos colaboradores da ponta que solicitam reembolsos quando pelo financeiro que precisa pagar o reembolso na data certa.
Essa prática não apenas cria um relacionamento de palavra e respeito, mas também garante que possíveis problemas sejam evitados.
Definir processos e impor responsabilidades no processo de gastos corporativos é uma parte crucial na manutenção do processo. Por isso, para reduzir o fator humano, conte com um software de reembolso de despesas para te auxiliar! Nós da Km Online, por exemplo, conseguimos diminuir em 90% da necessidade de iteração humana neste processo.
