“Mal posso esperar para fazer meu relatório de despesas e digitar todas essas notinhas no excel”, disse ninguém.
Apesar de uma tarefa extremamente tediosa, criar relatórios de despesas corporativas da forma correta são essenciais para o bom andamento de uma empresa. Os relatórios de reembolso de despesas oferecerem oportunidades para dedução de impostos, e a falta dos mesmos pode gerar problemas graves no caso de uma auditoria.
Para garantir que os relatórios de reembolso de despesas sejam feitos de forma correta e eficiente, é importante entender quais despesas são reembolsáveis, definir as políticas de reembolso de despesas e definir o processo.
Como monitorar os reembolsos de despesas corporativas
Planilha de reembolso de despesas
Antes de iniciar é necessário que você perca um tempo configurando sua planilha e parametrizando as fórmulas para que ela some as despesas. Se você precisar de um modelo gratuito nós disponibilizamos um em nosso blog. Todos os modelos de planilhas de reembolso de despesas seguem uma estrutura básica, composta por: data, tipo de despesa, valor, forma de pagamento, observação e moeda. Quando sua planilha estiver pronta, ou quando baixar uma planilha de reembolso de despesas gratuita, basta achar os recibos e digitar as informações manualmente em sua planilha.
Ao utilizar uma planilha em seu processo, você terá duas opções para organizar sua rotina:
- Ao final de cada dia, junte todos os recibos que você gerou e digite as informações em sua planilha. Dessa forma você terá um trabalho chato todos os dias!
- Se você optar por acumular todos os recibos até o final do mês, ao invés de distribuir o tédio de forma uniforme, você terá uma tarde de tédio na qual vai passar várias horas inserindo dados em uma planilha.
Além da falta de eficiência, podemos mencionar que o processo manual de reembolso de despesas ainda é suscetível a erro de digitação e fraudes.
Aplicativo de reembolso de despesas
Utilizar um aplicativo para reembolso de despesas pode facilitar muito o processo. A tecnologia de OCR (que reconhece letras e números das imagens), analisa a foto de um recibo e extrai de forma automática os dados da despesa.
Para digitalizar uma despesa, utilizando um app de reembolso de despesas, você só precisa tirar uma foto do comprovante e deixar que a mágica aconteça! Sem necessidade de guardar os recibos, sem precisar digitar os dados da nota em uma planilha, e tudo isso com muita velocidade e 100% de precisão!
Relatórios de despesas corporativas
Embora realizar a gestão dos relatórios de despesas corporativas não seja um processo tão tedioso quanto inserir os dados da nota de forma manual, acredito que ninguém sentiria falta se existisse uma forma mais prática. É por isso que através do app de reembolso de despesas da Km Online, após escanear o recibo você ainda consegue vincular outros tipos de informações como tipo da despesa, centro de custo e projeto. Dessa forma seu relatório está pronto para ser enviado ao seu gestor em PDF ou Excel!
A implantação de um software de reembolso de despesas permite que você mantenha controle sobre as despesas corporativas da sua empresa além de gerar outros diversos benefícios como redução de tempo e de gastos na operação.
Vamos listar abaixo três passos que mostram como economizar tempo e dinheiro nesse processo:
1. Digitalizar recibos
Ao tirar uma foto com seu smartphone você nunca mais vai perder seus recibos. Além disso, o aplicativo da Km Online pode digitalizar seus recibos, armazena-los na nuvem por 5 anos e ainda extrair todos os dados relevantes para sua prestação de contas. Isso significa que você não precisa realizar o trabalho repetitivo de digitar as informações a cada novo gasto.
2. Gerenciar suas despesas corporativas
Ao tirar a foto de um recibo uma nova despesa é criada, similar a uma nova linha em uma planilha de excel. Após tirar a foto você poderá adicionar mais informações à despesa, como: centro de custo, projeto, fatura-la para um cliente, etc.
Além de adicionar mais informações, você terá uma visão geral de seus gastos, poderá aplicar filtros por data, tipo de despesas e forma de pagamento além de poder envia-las para a provação de seu gestor em poucos cliques.
3. Relatório de despesas corporativas
Normalmente você perde horas digitando as informações em uma planilha e espera não cometer erros ao digitar seu relatório de despesas, mas isso pode acontecer. Após envia-lo, você espera que tudo esteja dentro dos conformes e seja aprovado ou que o relatório seja enviado de volta para que você comece tudo de novo e corrija os erros.
Com a Km Online esse processo ficou para traz. Sempre que precisar declarar suas despesas ou solicitar seu reembolso de despesas você poderá gerar seus relatórios em poucos cliques e poderá acompanha-los em real time.
Relatórios de despesas corporativas da Km Online podem ser facilmente gerados. Exporta-los para os formatos mais populares como PDF CSV ou XML é muito fácil! Além disso, possibilitamos que você exporte as despesas diretamente para seu software de contabilidade ou ERP.
