Existem algumas razões pelas quais seus colaboradores podem não estar cumprindo a sua política de viagens corporativas. Nesse post identificamos algumas estratégias que podem te ajudar a entender esses comportamentos e aumentar a conformidade da sua operação.
Mapeie o cenário atual
Realizar uma análise e estudo dos gastos atuais vai te ajudar a entender o comportamento dos viajantes da sua empresa. A mineração desses dados vai te ajudar obter informações de comportamento e ajudará você a desenhar a nova política de T&E.
Escreva uma política de viagens corporativas clara
Uma bola política de despesas corporativas deve garantir que seus colaboradores saibam exatamente o que você espera deles em todos os aspectos de suas viagens a trabalho. É necessário que você explique de forma clara todos os procedimentos e regras, como: qual é o fluxo de solicitação, quais os limites por tipo de despesas reembolsáveis, quais são as regras para os cartões de crédito e que sejam muito claro quanto a tipos de despesas que não serão toleradas.
Comunique-se!
Muitas vezes os erros acontecem porque seus colaboradores nem sabem da existência de uma política de despesas corporativas e das regras existentes nesse processo. Por isso, sua política de viagens e despesas só será eficaz se os colaboradores souberem disso. Crie um material fácil de ler e entender, deixe-o em um local de fácil acesso, como na nuvem ou em local físico da empresa, e tenha certeza de que todo novo colaborador seja receba um treinamento sobre as políticas da empresa.
Conte com um software de gestão de despesas corporativas
Garantir a gestão dos gastos e reembolsos de despesas corporativas pode ser uma tarefa árdua, se tratados manualmente. A automação desse processo é essencial para empresas que querem melhorar a conformidade da operação, reduzir custos e deixar os colaboradores envolvidos nesse processo mais satisfeitos. O uso de um aplicativo reembolso de despesas, por exemplo, aumenta efetivamente a taxa de compliance enquanto reduz a o atrito e retrabalho sobre os controles e políticas pré-definidas.
As ferramentas de gerenciamento de T&E permitem que você parametrize regras de gastos corporativos, e isso ajuda muito o dia-a-dia da operação. Como benefício adicional, automatizar o gerenciamento de despesas aumentará a felicidade e a produtividade dos colaboradores, já que não precisarão mais perder tempo com tarefas tediosas e frustrantes como guardar as notinhas e digita-las de forma manual em um relatório de despesas.
A escolha da ferramenta certa é importante pois a taxa de adoção do software de gestão de despesas corporativas será crucial para simplificar o processo e maximizar a economia de custos.
Monitore os alertas e os dados gerados em seu software reembolso de despesas
Muitos colaboradores não cumprem as regras de despesas de viagens, por isso é importante que após a implantação do software você parametrize todas as regras e faça o acompanhamento para entender se seu time está submetendo despesas fora da política. Claro que agora esse trabalho será muito mais fácil e em poucos cliques você terá relatórios personalizados para entender o comportamento dos seus viajantes.
Gostaria de entender melhor como ter uma gestão efetiva dos gastos de reembolso de despesas, cartões pré-pagos e cartões de crédito corporativos? Entre em contato com a Km Online!
