Sua empresa oferece reembolso para funcionários que usam veículos para trabalhar em campo? Em caso afirmativo, você consegue manter controle preciso na sua empresa? De acordo com um relatório recente da HubSpot, "38% das empresas verificam manualmente cada despesa corporativa e correspondem à política de viagens".
Mas o mais alarmante é que 25% das empresas confiam nos funcionários para seguir as diretrizes da política estabelecida, em vez de criar processos que facilitem o dia-a-dia e garantam o cumprimento.
Neste artigo, mostramos uma visão detalhada sobre como calcular o reembolso de km e por que é bom reembolsar funcionários. Além disso, analisamos quais despesas são úteis a serem consideradas ao fazer sua política ou planilha de km rodado.
O que significa reembolso de km?
Digamos que seus funcionários usem o carro da organização ou seus carros próprios para fins comerciais. Se eles pagarem o combustível ou despesas de manutenção desses veículos, eles poderão reivindicar um reembolso corporativo despesas incorridas por eles durante o uso. Os funcionários podem calcular o valor do reembolso de km de duas maneiras diferentes:
Valor do km com base nas despesas - As despesas podem incluir manutenção de veículos, custo de operação, quilometragem (distância), combustível, pneus, óleos, impostos, seguros e muito mais.
Use valores padrão de km rodado – O valor padrão de reembolso de quilometragem comercial no Brasil em 2020 deve estar entre R$0,35 e R$0,55 para carros de frota e R$0,55 e R$1,20 para carros particulares. Por exemplo, se um funcionário for enviado para uma reunião de negócios e rodou 20 km, o calculo do reembolso seria de 20 km X 0,75 centavos, ou seja, R$ 15 reais.
Mas porque pagar por km rodado? Vamos ver por que é benéfico para as empresas fornecer reembolso de km rodado.
Benefícios de fornecer reembolso de km
- Combustível e manutenção são despesas diretas; reembolsá-los resultará em maior satisfação dos funcionários.
- Isso também se aplica ao reembolso de km rodado; as empresas não precisam legalmente pagar o mesmo, e cada uma pode optar por pagar o valor que desejar para que seu colaborador use o seu carro a trabalho.
- O fornecimento de reembolsos de despesas melhora a produtividade e a retenção de funcionários. Quando eles são bem suportados, têm o melhor desempenho possível, o que pode aumentar a produtividade.
- Reembolsar funcionários é comum em empresas de todos os tamanhos. Destacar-se por não fornecer reembolso de km resultará em um ponto negativo para você empregador.
Que tipos de despesas corporativas são reembolsáveis?
Nem todos os trajetos percorridos são válidos para o cálculo de reembolso de km. Aqui estão alguns exemplos comuns daqueles que são:
- Dirigindo para atender clientes
- Dirigindo para banco para transações comerciais
- Dirigindo para uma loja para comprar material ou equipamento de escritório
- Dirigindo para o aeroporto para viagens de negócios
- Qualquer outra viagem ou trabalho relacionado a negócios
- O ponto crítico a ser observado acima é que apenas as viagens de negócios são válidas para esse reembolso.
Exemplos em que você não pode solicitar reembolsos são:
- Trajetos da sua casa para o trabalho
- Trajetos para almoçar fora do escritório
- Quaisquer atividades extras que não estejam diretamente relacionadas à empresa (por exemplo, fazer um desvio para encontrar um amigo / família durante uma viagem de negócios)
Cabe aos funcionários registar a quantidade de quilómetros percorrida junto com todas as outras despesas reembolsáveis(por exemplo, pedágio e estacionamento) para reivindicar o reembolso. Isso pode rapidamente se tornar um gargalo de produtividade pois os viajantes frequentes precisam registrar todos seus trajetos diários e todas as outras despesas de viagem.
O uso de um software de reembolso de despesas ajuda no rastreamento ativo de quilometragem e nos relatórios de despesas. Também ajuda a aumentar a eficiência e a precisão do processo de relatórios de despesas corporativas. Por fim, ajuda também a melhor conformidade com as políticas.
Fatores a considerar em uma política de reembolso de km
Observar o desempenho da política essencial para entender quais aspectos você pode alterar para melhor atender às necessidades do seu negócio. Você pode ajustar o que você considera como reembolsável, qual o valor pago, a frequência e descrever as condições para isso. Vamos analisar as várias áreas que podem alterar sua política de quilometragem.
Condições de distância
- Ser capaz de obrigar todos os funcionários a seguir uma rota mais eficiente para um destino trará maior eficiência e menores custos de combustível. Deixe claro isso na política. Além disso, você pode contar com a ajuda de aplicativos de reembolso de despesas que apresentam a rota mais otimizada e o desvio de rota.
- Se os seus funcionários fazem viagens longas e você entender que viajar de táxi pela cidade é mais caro do que dirigir o veículo da empresa em uma rota alternativa, poderá desencorajar os funcionários de usarem táxi para suas visitas a clientes.
- Tomar essas decisões de negócios requer que você tenha o apoio de números. É muito mais fácil determinar esses fatores quando um software de reembolso de despesas pode fornecer as informações necessárias de forma precisa e em tempo real.
Veículos
- Geralmente, empresas reembolsam os funcionários quando usam seus veículos para fins comerciais. Porém, somente se for devidamente aprovado e documentado. Qualquer negligência dos funcionários pode resultar na perda de dinheiro.
- Uma empresa também pode fornecer carros de sua frota para que os funcionários utilizem. Nesse caso, os gastos com manutenção serão todos da empresa e o funcionário fica responsável apenas pelo gasto com combustível.
Despesas de deslocamento
- Custos como manutenção e combustível continuam flutuando. Isso pode criar situações nas quais você precisa gastar dinheiro desnecessariamente. Tente introduzir limites de gastos, pois pode ser uma ótima maneira de obter economias.
- Controlar manualmente os custos do seu time será um pesadelo. Portanto, tente usar um aplicativo de reembolso de despesas para rastrear, documentar e manter todos os detalhes necessários de todas as despesas comerciais.
- É mais vantajoso para uma empresa reembolsar um motorista, porque o custo do reembolso é menor que o custo de manutenção de um veículo da empresa. Isso é útil se a empresa não realiza muitas viagens de negócios.
Funcionários e imagem da empresa
- Ser capaz de aderir aos padrões da empresa é fundamental para manter a imagem de sua marca. Nas situações em que o veículo de um funcionário em particular não atende aos padrões pré-estabelecidos, talvez não se encaixe para a vaga.
- O fornecimento de veículos da empresa aos funcionários pode resultar em maior satisfação e desempenho, pois é um privilégio e um estímulo à confiança para eles. No entanto, isso não elimina a necessidade de um controle e registro de todos os gastos com combustível – visando reduzir custos.
- Você pode e deve definir os padrões básicos necessários para se qualificar para o reembolso de quilometragem, para garantir que nenhuma comunicação incorreta ou expectativas falsas sejam definidas.
Você deve ter notado que a determinação de condições e processos para o que funciona melhor para sua política pode ser difícil se for feita manualmente. É por isso que é essencial ter uma solução automatizada para relatórios de despesas com controle de quilometragem via GPS.
Como a Km Online pode ajudar na melhora do seu processo? Ter um software de reembolso de despesas automatizado como a Km Online permite a criação de políticas versáteis e de fácil controle. A Km melhora todo o processo de gerenciamento de despesas e fornece uma solução abrangente para empresas de todos os tipos.
As empresas não precisam mais perder tempo decidindo o que incluir em suas políticas e controlando tudo de forma manual. A Km Online facilita a criação de políticas e, ao mesmo tempo, permite a parametrização de condições e regras complexas para melhor gerir seu processo.
