O retorno do investimento (ROI) em automatizar o processo de gestão de despesas corporativas deve ser um dos principais pontos de defesa do projeto.
A automação de processos vai reduzir os custos, o tempo gasto por seus colaboradores e vai aumentar a conformidade das políticas de despesas, além de reduzir erros nos relatórios e fraudes. Poucos projetos são tão fáceis de implantar e têm um retorno tão alto sobre o investimento logo após a implantação.
Principais fatores
Identificamos alguns fatores de que justificam o retorno sobre o investimento ao automatizar o processo de reembolso de despesas.
- Perda de produtividade dos funcionários
- Perda de produtividade do departamento financeiro
- Falta de cumprimento das políticas de despesas corporativas
- Bloqueio do envio de notas duplicas e solicitação redundante de reembolsos
- Redução de fraudes
- Funcionários mais produtivos e felizes
Principais recomendações
- Apesar de algumas soluções online, parcialmente automatizadas, já serem melhor do que gerenciar reembolso de despesas de forma manual, elas ainda deixam muito dinheiro em cima da mesa em comparação com soluções completas de gestão de gastos corporativos.
- Confirme se a ferramenta que você escolher pode ler os recibos, e extrair as informações de forma automática, usando uma tecnologia de OCR. Isso vai reduzir erros de digitação e eliminar possíveis fraudes, gerando redução de tempo e economia de custos por todo o processo.
- Escolha uma solução com um aplicativo de reembolso de despesas completo, prático de usar e que apresenta aos seus funcionários uma solução moderna. É importante se preocupar com a praticidade e com o bem-estar de seus colaboradores.
Custos de não automatizar o processo
Para analisar o retorno do investimento e entender o que acarreta ter um processo de relatórios de despesas manual, precisamos examinar ponto a ponto cada gargalo da operação.
- Perda de produtividade: solicitar reembolso de despesas manualmente é uma tarefa demorada. Seus funcionários devem guardar os recibos, anotar os gastos com todas as informações em uma planilha e enviar os relatórios para aprovação dos gestores e financeiro. Esse processo tem um custo de tempo, dinheiro e desgaste dos envolvidos no processo.
- Envio de solicitações erradas e duplicadas: seus funcionários são humanos, e como tais, cometem erros. Não deve ser incomum receber relatórios com erros, envio de despesas duplicadas ou despesas corporativas fora da política da empresa.
No entanto, esses erros são extremamente custosos para a operação e podem somar um montante significativo no final do ano. Por isso, na hora de escolher um software reembolso de despesas, tenha certeza que ele lê os recibos e gera alerta para envio de reembolsos fora da política ou com notas duplicadas. - Fraudes no reembolso de despesas: a fraude de despesas não é apenas uma fonte significativa de vazamento de dinheiro da empresa, mas também abre porta para possíveis problemas fiscais. Há diversas formas de um funcionário inflar seus relatórios de despesas e ganhar dinheiro indevido da empresa. Por isso, escolha bem um aplicativo de reembolso de despesas que te ajude a minimizar esse problema.
- Descumprimento da política de despesas: uma boa política de despesas é fundamental para manter os cutos de T&E, no entanto, uma boa política só é eficar quando ela é cumprida. Por isso, encontre uma plataforma e aplicativo de reembolso que te ajudem a manter a política dentro da conformidade.
Garanta que a parametrização de regras seja possível e que alertas sejam gerados em caso de descumprimento. O uso de uma ferramenta automatizada de reembolso de despesas corporativas facilitará a identificação de irregularidades para que você possa mapear onde o dinheiro está vazando. - Funcionários mais irritados: todos sabemos que perder tempo preenchendo relatórios de despesas e anexo notinhas é algo extremamente chato. Automatizando o processo seus funcionários serão mais felizes!
A automação da gestão de reembolso de despesas vai possibilitar que eles lancem suas notas rapidamente e não precisem preencher diversas informações de forma manual. Além disso, ao automatizar o processo, tudo ficará mais rápido e seu funcionário vai receber seu reembolso de volta em um curto período de tempo.
Conclusão
Neste artigo mapeamos alguns pontos importantes que devem ser levados em consideração na hora de defender a implantação de um software reembolso de despesas. Esses benefícios terão muitos efeitos positivos e duradouros para a sua empresa, proporcionando um retorno de investimento ainda maior do que o esperado.
Isso não é teoria, mas sim o relato de vários clientes da Km Online, que após a implantação do software colheram todos os frutos.
A visibilidade dos gastos e custos mais baixos com T&E devido à redução de fraudes nas despesas e ao aumento da conformidade com a política, melhorará a saúde financeira da empresa e liberará recursos para investimentos, o que, por sua vez, garantirá a vantagem competitiva e aumento dos lucros futuros.
Além disso, mudar para uma solução de gerenciamento de despesas corporativas automatizada é uma oportunidade para a sua empresa se apresentar como uma organização moderna que se preocupa com o bem-estar de seus funcionários e quer facilitar a vida deles. Você será capaz de atrair e reter funcionários melhores, pois eles não precisam mais executar tarefas de rotina.
Isso é especialmente verdade para os funcionários do departamento financeiro, que recebem a maior parte do ônus de processar relatórios de despesas manuais e preferem parar de perseguir os viajantes por recibos ausentes ou decifrar recibos ilegíveis.
Entre em contato com a Km Online e entenda como podemos ajuda-los a resolver seus problemas com gestão de despesas corporativas.
