Como gerente financeiro, você provavelmente está sempre em busca de novas maneiras para reduzir custos da sua empresa e melhorar a produtividade do seu recurso mais importante: os colaboradores. Um aplicativo de reembolso de despesas correto pode ajuda-lo a alcançar esses dois objetivos.
No entanto, nem todos os softwares de reembolso de despesas são criados da mesma forma, por isso, você precisa prestar atenção para escolher uma plataforma que realmente gere valor, e não substitua apenas as planilhas de Excel por um relatório de despesas online.
Substitua relatórios de despesas por alta tecnologia e inteligência artificial
Os relatórios de despesas tradicionais contavam com uma planilha de Excel listando todas as despesas e um punhado de recibos amassados entregues ao financeiro. O surpreendente é que a maioria dos aplicativos de reembolso de despesas não é muito mais sofisticado.
Eles fazem com que seus usuários preencham um relatório de despesas inteiro, mesmo que estejam apenas solicitando um reembolso de um rápido café com cliente, além de precisar digitar todas as informações da nota dentro de um app, ao invés do Excel.
Para o financeiro, os relatórios de despesas são sempre um problema e tomam um tempo precioso na hora de conferir notinhas e validar se todas as informações estão corretas. Se você não prestar muita atenção na hora de escolher seu software, esse processo vai continuar da mesma forma na sua empresa!
Escolha um software que aplique inteligência artificial, digitalize os recibos de seus usuários e gere alertas sobre divergências e notas duplicadas!
Por esses motivos, um aplicativo de reembolso de despesas linha a linha, e com uso de inteligência artificial, é a resposta para seus problemas. Com esse software de reembolso de despesas, sempre que seu funcionário fizer um gasto, ele abre o aplicativo e usa seu smartphone para digitalizar o recibo.
Nosso serviço de digitalização vai extrair todas as informações da nota fiscal e o usuário pode submete-la para aprovação. É isso mesmo, em poucos cliques a despesa está lançada e o financeiro não precisa se preocupar em conferir nota a nota para saber se a informação digitada é verifica ou não.
Aumente a produtividade do seu time e deixe-os mais felizes
No cenário atual, onde cada vez mais organizações se tornam enxutas, tarefas administrativas que eram realizadas por pessoas específicas agora ficam nas mãos de seus funcionários mais valiosos. Isso inevitavelmente significa que sua produtividade é afetada pois o tempo que deveria ser utilizado para o core da empresa é perdido com processos manuais.
Por isso, utilizar um aplicativo de reembolso de despesas – eficaz – pode reduzir o tempo necessário para processar despesas e criar seus relatórios de despesas. O processamento linha a linha, aliado a digitalização dos comprovantes via OCR, altera a maneira como as pessoas organizam seus gastos corporativos. Em vez de uma árdua tarefa no final do mês, os funcionários podem usar um minuto de sobra, estejam eles no taxi ou aguardando seu próximo cliente, para lançar seus recibos.
Uma vez lançados, não há necessidade de guardar o recibo físico, o que significa que não haverá mais recibos perdidos. O app de reembolso de despesas dará agilidade a vida de seus colaboradores e os deixará mais felizes. Isso também mostra que você valoriza o tempo deles.
Empresa no controle dos gastos corporativos
Se sua empresa tem um time que viaja ou vai a campo para visitar clientes, você sabe que os custos oscilam mês a mês e podem aumentar bastante de acordo com as demandas. No entanto, devido ao tempo gastos e a burocracia do processo do preenchimento de relatórios de despesas, provavelmente seus colaboradores não fazem a prestação de contas de forma regular e você precisa esperar até o fechamento do mês (se eles não atrasarem), para descobrir o quanto foi gasto.
Quando falamos de um software de reembolso de despesas linha a linha, isso significa que você está sempre atualizado sobre os gastos dos seus colaboradores. Dessa forma você consegue monitorar a tendência de gastos e tomar medidas antes que algo se torne fora de controle. Além disso, um bom software de reembolso de despesas vai te gerar alertas lançamentos fora da política de despesas e sobre possíveis notas duplicadas.
Tecnologia dos smartphones no local de trabalho
A tecnologia dos smartphones se tornou algo central nossas vidas pessoas. Compra de comida, comunicação instantânea, pagamento de contas e transferência instantânea, todos esperam que as coisas sejam muito práticas e simples de se fazer. Esse é o padrão que as pessoas estão recebendo em suas vidas pessoais e não esperam nada diferente no local de trabalho, afinal, elas passam uma boa parte de seus dias realizando atividades para a empresa.
Para garantir que seu software de reembolso de despesas atenda a expectativa de seus funcionários, preste atenção nos mínimos detalhes. Um bom app de reembolso de despesas precisa ser muito bem projetado, com funcionalidades poderosas, e uma ótima experiência do usuário. Um design cuidadosamente criado e uma interface de usuário simples, farão com que qualquer pessoa em sua empresa possa começar a utilizar em questão de minutos.
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