Os reembolsos por km podem ser motivo de desentendimentos quando os funcionários ficam em dúvida quanto ao preço pago por km rodado. Como você responde a um funcionário que pede explicações sobre o valor pago por km rodado na sua empresa?
Para se preparar para uma possível bateria de perguntas e respostas com seus funcionários, vamos discutir sobre alguns embasamentos importantes.
Quais as premissas para o seu modelo de reembolso de km?
Quando empresas adotam um valor de km rodado, fazem isso pela facilidade e praticidade do modelo. Porém, muitas empresas adotam um valor de mercado sem pensar o que realmente é essa taxa e se condiz com a sua operação e funcionários.
Listamos abaixo algumas perguntas que você precisa responder antes de definir sua taxa de km rodado:
- Qual o padrão de veículos utilizado por meus colaboradores?
- Qual a média de km por litro que fazem?
- A empresa subsidia custos como seguro e manutenção ou isso é por conta dos colaboradores?
- Os veículos são de frota da empresa ou são particulares dos funcionários?
- Qual foi a última vez que você ajustou o valor do km rodado?
- Como você controla a quilometragem rodada do seu time externo?
Com base em suas respostas, utilize o manual a seguir para elaborar um plano de reembolso de quilometragem eficiente e justo.
Otimizando sua política de reembolso de quilometragem
Defina o valor km com base em dados
Se o seu reembolso de km for baseado em parâmetros que não sejam dados, é provável que sua política não atenda às necessidades dos funcionários e da empresa. Lembre-se de que as taxas aplicadas no mercado são uma média influenciada por diversos fatores, e nem sempre essa é a mesma realidade da sua empresa.
Você precisa mapear as peculiaridades da sua operação como: modelo de carros utilizados, média das distâncias percorridas, gastos com manutenção, valor do combustível da região e perfil dos colaboradores para definir, com precisão, o valor a ser adotado por sua empresa.
Ajuste suas taxas de km rodado
Se você utiliza o mesmo valor de km rodado a muito tempo, é provável que ele não atenda mais as necessidades de seus funcionários. A cada ano os valores de seguro, manutenção e combustível sofrem reajustes, e esse valores impactam diretamente no valor do km rodado. Se não houver o reajuste, seus colaboradores podem começar a percorrer caminhos mais longos ou declarar gastos com quilometragem que não foram realizados para compensar essa defasagem.
Proteja sua empresa medindo a quilometragem rodada
Depois de ajustar a sua política de reembolso de km e deixa-la justa, você poderá medir de forma mais precisa o km rodado por cada um dos colaboradores. Busque aplicativos de quilometragem que te ajudem a medir de forma precisa a quilometragem percorrida, quais clientes foram visitados e se houve desvios na rota. Isso protegerá sua empresa contra gastos e solicitações de reembolsos fora da política.
Diferencie o valor pago por região
Se você perceber que os funcionários percorrem distâncias muito variadas ou enfrentam oscilação de valores do combustível e outros itens de acordo com a região do país, uma taxa única de km rodado não vai funcionar. Você precisará definir uma estratégia mais elaborada e ao mesmo tempo flexível para atender a todos de forma eficiente.
Diferencie o valor pago por funcionário
Há outro problema com o valor pago por km rodado: eles tendem a reembolsar menos os motoristas que rodam pouco. Custos fixos como depreciação e seguros representam um percentual alto, de mais ou menos 55% dos custos para um funcionário. Quanto menos ele dirige, maior o percentual desse custo fixo e menos justo é o reembolso de km. Por isso, é provável que alguns de seus funcionários estejam se sentindo afetados e alguns dos funcionários que costumam dirigir longas distâncias estejam sendo reembolsados acima do que deveriam.
Como melhorar seu processo de reembolso de km rodado?
Contar com a ajuda de um software de reembolso de despesas é de longe a melhor maneira de atingir o máximo de eficiência dentro de um processo de reembolso de quilometragem. Ao contrário do modelo de controle tradicional, baseado em anotações em planilhas de Excel e fotos do odômetro, utilizar um app reembolso de quilometragem vai possibilitar que os gastos com km sejam mapeados de forma precisa e que toda a política seja parametrizada dentro do sistema, eliminando a iteração humana e reduzindo custos.
Entrem em contato com a Km On Line e entenda melhor como uma solução líder em controle de quilometragem pode te auxiliar.
