Para empresas que trabalham com viagens corporativas ou equipes externas, é comum ter que lidar com reembolso de despesas. Afinal, nas reuniões fora da sede o colaborador precisa utilizar transportes públicos ou o próprio carro.
Além disso, também há compras, alimentação, hospedagem e outros gastos em trabalho. Por isso, é importante entender o que pode ser reembolsado pela empresa e o que conta como gasto particular. Então, veja mais sobre o assunto agora.
O estudo feito pela European Business Travel Barometer mostrou que as despesas em viagens corporativas estão crescendo. Esse aumento, previsto em 2018, já era de 3,4%.
Dessa forma, com mais demandas, também surgiram novas dúvidas entre os colaboradores e gestores. Afinal, o que deve ser coberto pela empresa durante um trabalho ou evento externo?
Por isso, é importante entender o que diz a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Veja a reprodução do artigo 457, § 2º da CLT:
Segundo o artigo, não podem ser descontados do salário de um colaborador as seguintes despesas:
Sendo assim, segundo a legislação vigente, a diária de viagem que não ultrapasse metade do pagamento mensal do colaborador e ajudas de custo não são parte do salário. Logo, precisam ser reembolsados sempre que o funcionário usar como parte do trabalho, seja em visitas a clientes ou em viagens corporativas.
Outro detalhe importante é que como não fazem parte do salário, esses dois itens não sofrem incidência do FGTS ou contribuição previdenciária.
Apesar das orientações da CLT, nem sempre fica claro o que é um gasto em serviço ou despesa pessoal em viagens. Por isso, veja quais os custos específicos em uma viagem que devem ser reembolsados para o colaborador.
Toda a locomoção que o funcionário fizer em serviços para atendimentos, visitas e reuniões deve ser coberta pela empresa. Há casos em que a viagem é feita com o próprio automóvel do colaborador, sendo preciso calcular a quilometragem rodada.
Quando o colaborador precisa ficar mais de um dia em viagem, a acomodação também é responsabilidade da empresa. Contudo, é importante definir o valor máximo que será reembolsado pela hospedagem.
Seja em uma visita externa ou nas viagens a trabalho, o funcionário precisa fazer suas refeições principais. Então essa despesa deve ser reembolsada, já que faz parte do bem-estar em serviço.
Por isso, a empresa deve especificar na política de reembolso qual é o procedimento no caso de cafezinhos, snacks no frigobar do hotel e almoços ou jantares de negócios.
Para não restar nenhuma dúvida, veja a lista com os itens que são despesas em trabalho e aqueles considerados como uso particular.
Com este artigo é possível entender o que é despesa em trabalho e o que faz parte dos gastos particulares.
Assim, com essas diretrizes claras, as viagens corporativas de sua empresa ocorrerão com muito mais tranquilidade para todos.
Achou este conteúdo interessante? Com certeza, ele pode ajudar outras pessoas. Por isso, que tal compartilhar em suas redes sociais?