Para empresas que trabalham com viagens corporativas ou equipes externas, é comum ter que lidar com reembolso de despesas. Afinal, nas reuniões fora da sede o colaborador precisa utilizar transportes públicos ou o próprio carro.
Além disso, também há compras, alimentação, hospedagem e outros gastos em trabalho. Por isso, é importante entender o que pode ser reembolsado pela empresa e o que conta como gasto particular. Então, veja mais sobre o assunto agora.
O que diz a CLT sobre o reembolso de despesas?
O estudo feito pela European Business Travel Barometer mostrou que as despesas em viagens corporativas estão crescendo. Esse aumento, previsto em 2018, já era de 3,4%.
Dessa forma, com mais demandas, também surgiram novas dúvidas entre os colaboradores e gestores. Afinal, o que deve ser coberto pela empresa durante um trabalho ou evento externo?
Por isso, é importante entender o que diz a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT). Veja a reprodução do artigo 457, § 2º da CLT:
Enunciado TST 101 – Sobre as diárias de viagens
Segundo o artigo, não podem ser descontados do salário de um colaborador as seguintes despesas:
- ajuda de custo;
- diárias para viagem que não ultrapassem 50% da remuneração percebida pelo empregado.
Sendo assim, segundo a legislação vigente, a diária de viagem que não ultrapasse metade do pagamento mensal do colaborador e ajudas de custo não são parte do salário. Logo, precisam ser reembolsados sempre que o funcionário usar como parte do trabalho, seja em visitas a clientes ou em viagens corporativas.
Outro detalhe importante é que como não fazem parte do salário, esses dois itens não sofrem incidência do FGTS ou contribuição previdenciária.
O que conta como gastos em viagens a trabalho?
Apesar das orientações da CLT, nem sempre fica claro o que é um gasto em serviço ou despesa pessoal em viagens. Por isso, veja quais os custos específicos em uma viagem que devem ser reembolsados para o colaborador.
Transporte até o destino e no local
Toda a locomoção que o funcionário fizer em serviços para atendimentos, visitas e reuniões deve ser coberta pela empresa. Há casos em que a viagem é feita com o próprio automóvel do colaborador, sendo preciso calcular a quilometragem rodada.
Hospedagem
Quando o colaborador precisa ficar mais de um dia em viagem, a acomodação também é responsabilidade da empresa. Contudo, é importante definir o valor máximo que será reembolsado pela hospedagem.
Alimentação
Seja em uma visita externa ou nas viagens a trabalho, o funcionário precisa fazer suas refeições principais. Então essa despesa deve ser reembolsada, já que faz parte do bem-estar em serviço.
Por isso, a empresa deve especificar na política de reembolso qual é o procedimento no caso de cafezinhos, snacks no frigobar do hotel e almoços ou jantares de negócios.
O que deve ser reembolsado nas viagens corporativas?
Para não restar nenhuma dúvida, veja a lista com os itens que são despesas em trabalho e aqueles considerados como uso particular.
Despesas Reembolsáveis
- hospedagem em hotel;
- transporte aéreo ou terrestre;
- gastos para emitir vistos;
- alimentação (lanches, café da manhã, almoço e jantar);
- combustível utilizado para deslocamento em serviço.
Despesas não reembolsáveis
- bebidas alcoólicas;
- gastos feitos com lavanderia;
- compras de objetos para uso pessoal;
- remarcação de passagens por atraso do funcionário.
Com este artigo é possível entender o que é despesa em trabalho e o que faz parte dos gastos particulares.
Assim, com essas diretrizes claras, as viagens corporativas de sua empresa ocorrerão com muito mais tranquilidade para todos.
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