Seu colaborador costuma fazer viagens pela empresa, mas o processo de controle e reembolso de quilometragem não é adequado?
Seu processo de controle de quilometragem não é adequado porque provavelmente não é uma tarefa fácil registrar e reembolsar adequadamente os colaboradores pelos quilômetros rodados.
Se o processo de controle e reembolso de km na sua empresa não é fácil e ágil, esse blog post é pra você!
Reconhecer que o seu processo está desatualizado é o primeiro passo para mudanças e para o sucesso!
Calcular km rodado faz parte da rotina de empresas que têm equipes externas. Por isso, aprender como fazer o controle de quilometragem corretamente é essencial para garantir que as regras da empresa estejam sendo cumpridas e para ressarcir corretamente as despesas dos colaboradores.
Muitas empresas usaram e ainda usam planilha de Excel para controlar o km rodado dos colaboradores e para reembolsar as despesas com combustível.
Saiba agora o que é preciso para controlar e reembolsar despesas de quilometragem de forma simples e muito eficiente.
Fazendo o calculo de KM
Para começar, você precisa ter certeza sobre os valores que foram gastos em campo, por isso instrua os colaboradores a registrarem os litros de combustível abastecidos e o preço que pagaram, além de informar a quilometragem do veículo no momento de abastecer.
A seguir APRENDA A CALCULAR KM RODADO DAS VIAGENS DA SUA EMPRESA, e lembre-se que esse procedimento deve ser feito a cada novo abastecimento.
Com esses dados em mãos, use esta fórmula:
valor do litro de combustível / quilômetros rodados = valor do reembolso
Veja como fica nesse exemplo em números:
R$ 3,50 / 50 KM = R$ 0,07 por km rodado.
Como você viu, o cálculo do combustível é muito simples, mas como controlar a quilometragem dos colaboradores corretamente? confira no próximo tópico.
Controlando a quilometragem
A maioria das empresas usam planilha de Excel para controlar o km rodado e para reembolsar as despesas com combustível.
E para ter controle sobre os gastos, os colaboradores precisam registrar todas as despesas de km nessa planilha.
Os modelos tradicionais de relatórios de despesas feitos no Excel funcionam com o preenchimento manual de dados, que pode ser difícil de acompanhar todos os registros feitos por todos os colaboradores em campo.
Os colaboradores também preenchem os motivos das visitas e precisam enviar essas planilhas para seus gestores e setor financeiro.
As chances de erros aumentam com a inclusão de vários trajetos ao longo do dia, semanas e meses.
Pense que esse processo manual além de custar tempo dos seus colaboradores e equipe financeira, infelizmente, você não tem como ter certeza de que as informações preenchidas dos trajetos são fiéis aos trajetos percorridos à serviço da empresa.
É importante lembrar que nem toda empresa possui um planejamento de rotas bem definidas, por isso muitas vezes essas rotas são manipuladas por colaboradores desalinhados com a política da empresa.
Por isso, havendo ou não um planejamento de rotas, é importante que a prestação de contas entre o colaborador e a empresa seja um processo transparente, organizado e otimizado.
Como falamos anteriormente, é possível fazer o acompanhamento e controle de quilometragem com as planilhas de preenchimento manual.
Os colaboradores em campo preenchem manualmente as informações de quilometragem, repassam a planilha para o gestor, e a gestão financeira faz os cálculos com base nos valores colocados na planilha para posteriormente fazer os reembolsos.
Todavia, nada pode ser mais transparente e efetivo que um software de controle de quilometragem, como o da KM Online. Todos os registros de km são registrados no app pelos colaboradores em campo.
Os colaboradores preenchem facilmente pelo app o km rodado com todos os detalhes em poucos minutos.
As informações de quilometragem são salvas e são armazenadas em um sistema na nuvem, garantindo total segurança dos dados.
Após o envio, a equipe financeira pode ter acesso e revisar facilmente a qualquer momento para consultas e para fazer os reembolsos corretamente.
Sem as planilhas de Excel manuais, você economiza tempo, dinheiro e ainda deixa sua equipe externa e financeira muito mais produtiva!
Reembolso de quilometragem para os funcionários
Para a empresa, a precisão do cálculo de quilometragem é essencial para garantir uma boa gestão de reembolsos, controlar custos, possibilitar a otimização da equipe externa e financeira como também promover a produtividade da operação.
O fechamento do mês costuma ser uma dor de cabeça para a equipe financeira que precisa analisar as planilhas manuais, verificar a veracidade das informações, notas fiscais, e repassar os valores a serem reembolsados para os colaboradores.
Os colaboradores precisam apenas ligar o aplicativo de reembolso e inserir os pontos inicial e final com o aplicativo da KM Online.
O app calcula automaticamente a distância entre os dois locais a serem visitados. Reduzindo rotas erradas ou fraudulentas.
Além do cálculo por quilometragem, o app tem diversas outras funções:
- Acompanhamento de rotas em tempo real;
- Possibilidade de solicitação de reembolso de despesas via aplicativo;
- Digitalização de notas fiscais via OCR;
- Definição de alertas e políticas de despesas;
- Workflow de aprovações multinível;
- Reembolso de quilometragem via GPS;
- Configuração de centro de projetos, custos e clientes;
Agora que você sabe como controlar a quilometragem dos colaboradores, você sabe que para fazer o controle de quilometragem de forma totalmente precisa é necessário considerar abandonar o modelo tradicional e investir em tecnologia.
O futuro é dos softwares, então avalie as opções para a sua empresa!
Essas e outras funcionalidades do app da KM Online você encontra no nosso site.
Se você quiser saber mais sobre o aplicativo, entre em contato agora com um de nossos consultores e tire todas as suas dúvidas.
