Fazer a gestão dos processos e otimização periódica dentro de uma empresa ou indústria é um processo que requer bastante atenção e tempo.
Quando falamos de organizações em crescimento ou de grande porte, a dificuldade de fazer a gestão de despesas corporativas aumenta, isso porque o número de colaboradores é maior, logo otimizar o processo de gestão de despesas se torna essencial para que tudo ocorra da forma mais eficiente e transparente.
A seguir vamos te ajudar a entender melhor o que é otimização de processos e ensinar algumas dicas de como fazer uma gestão mais otimizada e eficiente dos processos e fluxos de gestão de despesas corporativas.
BPM e otimização de processos
O BPM (Business Process Management) é um conceito de gestão de negócios que tem o objetivo de otimizar processos dentro da empresa.
Essa otimização de processos de uma organização pretende alcançar a redução de custos, e isso é feito mapeando quais processos não são mais tão eficazes e quais fluxos de trabalho são passíveis de erros ou desperdício de tempo e dinheiro.
Se você acha que os processos dentro da sua empresa precisam ser revisados, o uso de um software que melhore os processos é um exemplo claro de otimização que pode te ajudar a trazer agilidade no fluxo de trabalho e reduzir custos e desperdícios antes não controlados.
É muito importante que os fluxos sejam sempre otimizados para que seu negócio flua sempre da melhor maneira.
O software de gestão de despesas da KM Online é conhecido por ajudar muitas empresas na otimização de seus processos. Através da tecnologia desenvolvida, o aplicativo consegue otimizar o processo de gestão de despesas, de forma mais atualizada, rápida e ainda reduz consideravelmente os custos e erros antes muito comuns durante o processo de gestão de despesas corporativas.
O que são despesas corporativas
Você precisa que seu colaborador faça viagens pela empresa ou preste atendimento ao seu cliente fora do ambiente de trabalho? Então as despesas corporativas fazem parte do dia-dia da sua organização.
Seus funcionários fazem despesas em nome da sua empresa diariamente, e normalmente precisam gastar seu próprio dinheiro para arcar com as despesas de transporte, alimentação, acomodação e demais gastos necessários dentro da jornada de trabalho.
É claro, que essas despesas reembolsáveis precisam ser devolvidas legalmente e de forma clara para que tudo corra bem para você e para o seu colaborador.
Você também precisa de uma equipe à disposição para fazer a gestão de despesas corporativas, analisar os relatórios de despesas, fazer a revisão procurando por informações perdidas, erros e possíveis fraudes.
Gestão de despesas corporativas
A gestão de despesas reembolsáveis com certeza não é tarefa fácil. No modelo tradicional, esse acompanhamento é feito pelas planilhas de Excel, que demanda muito tempo e MUITA energia da sua equipe.
Isso porque com as planilhas tradicionais existe uma falta de controle das despesas que seus colaboradores fizeram ao longo do mês, assim, o processo de REEMBOLSO DE DESPESAS é bem dificultado.
Fica difícil acompanhar em tempo real os dias em que o colaborador fez os gastos, a aprovação da gerência e o processo de reembolso. Isso significa também que as chances de erros e surpresas indesejadas no final do mês são bem maiores.
Listamos a seguir 5 dicas que vão te ajudar a otimizar seu processo de gestão de despesas corporativas.
5 dicas para otimizar seu processo de gestão de despesas corporativas
- Defina quais são as despesas reembolsáveis na sua empresa
Para começar a otimizar o processo de gestão de despesas corporativas, sua empresa deve ter uma política de reembolso bem esclarecida de quais são as DESPESAS REEMBOLSÁVEIS NA SUA EMPRESA e quais não são reembolsáveis.
A política de reembolso de despesas vai esclarecer todas as informações de reembolso para os seus colaboradores.
Essa etapa além de esclarecer vai evitar muitos conflitos entre colaborador e empresa.
Vai deixar claro quais despesas são reembolsáveis, como o valor dos gastos será calculado e reembolsado, como e quando o processo de reembolso vai acontecer, dentre outras informações pertinentes.
- Dê um fim aos relatórios de despesas manuais
Com certeza sua equipe financeira perde muito tempo e energia na criação e alimentação manual de planilhas de Excel para fazer o controle dos relatórios de despesas.
Chega de fazer tudo na mão! Esse tempo poderia estar sendo melhor aproveitado para outras demandas do seu negócio.
A automatização dos processos manuais e a criação de relatórios automáticos vão te ajudar a fazer com que o tempo da sua equipe renda muito mais!
Mas atenção, automatizar processos não é criar mais planilhas de Excel, e sim usar softwares e ferramentas adequados para armazenar dados, criar um histórico e fluxos de processos minuciosos, como o controle de despesas corporativas.
- Integre todas as informações em um lugar só
Tenha todas as informações reunidas em um mesmo lugar!
A integração de informações é com certeza uma ótima forma de você ter controle sobre tudo o que está acontecendo e evitar erros comuns.
É possível saber quem é o colaborador a ser reembolsado, ter o controle de suas notas fiscais, o dia em que ele fez a despesa, qual o tipo de despesa e um histórico acessível.
Isso vai te ajudar a otimizar o processo e criará um fluxo contínuo para gerenciar as despesas
- Tenha maior controle financeiro
Controle os gastos e saiba exatamente o que está sendo gasto em campo.
Se você tem uma equipe externa, as ferramentas de gerenciamento de despesas - como a Km Online - oferecem total transparência sobre os gastos das equipes externas.
Imagina registrar tudo em tempo real, levando as informações diretamente para o sistema e ainda auxiliar a gestão a controlar e aprovar (ou não) os gastos do colaborador na hora?
- Apps de despesas corporativas, utilize a tecnologia ao seu favor
Hoje é possível encontrar muitos softwares que simplificam a rotina financeira das organizações.
Fazer o registro das notas fiscais pela câmera do celular, por exemplo, é uma facilidade muito vantajosa para a equipe que cuida das despesas corporativas.
No app da KM Online criamos ferramentas inteligentes que gerenciam todo o processo de despesas de suas equipes.
Eles podem fazer uma solicitação, receber aprovação administrativa e enviar a solicitação completa para a equipe financeira em um clique.
Com essas dicas o processo de gestão de reembolso de despesas da sua empresa fica muito mais simples, otimizado e justo para todos os envolvidos!
Esteja aberto às mudanças que vão otimizar o desempenho dos seus processos e conte com a KM Online para te ajudar no gerenciamento de despesas da sua empresa!
