Existem muitos motivos para você simplificar a gestão de despesas corporativas, a mais importante delas é a otimização de processos.
Tradicionalmente, o controle de gastos de colaboradores em campo era feito com o auxílio de diversas planilhas ou outras plataformas. Isso ainda é a realidade de algumas empresas menos atualizadas, entretanto, esses sistemas não oferecem uma gestão otimizada, aumentando as chances de erros, fraudes e ainda dificultando a produtividade da equipe externa.
Planilhas e plataformas ultrapassadas não fazem parte de um processo otimizado de despesas corporativas. Isso acontece pelo fato de que a tecnologia ocupou um espaço muito importante dentro das organizações em diversos setores.
Além disso, uma gestão de despesas corporativa efetiva é capaz de reduzir consideravelmente os custos, minimizando os processos e a perda de recursos.
Isso acontece pelo fato de que o controle de gastos é um dos principais motivos que fazem aumentar os lucros e a competitividade do negócio, sendo ele de grande ou pequeno porte.
A gestão de despesas corporativas é extremamente importante para os profissionais que atuam na área de administração da organização.
Se você é um gestor financeiro, por exemplo, saiba que hoje em dia é muito simples
AUTOMATIZAR A GESTÃO DE DESPESAS CORPORATIVAS.
Não existe motivo pra você continuar sofrendo com relatórios escassos, comprovantes ilegíveis e cobranças no fechamento do mês.
Por que simplificar a gestão de despesas corporativas?
É preciso apostar no planejamento e controle de gastos, além da otimização de processos que também é extremamente importante.
Toda empresa quer crescer saudavelmente e tornar-se sólida e competitiva no mercado. Isso com certeza é uma meta complexa e que não é atingida facilmente, pois exige que todos os envolvidos atuem de forma estratégica e focada para atuar nos gastos corporativos.
O que, com certeza, é um grande desafio para muitas organizações!
Justamente por aumentar a competitividade, é preciso que a organização tome as medidas de forma estratégica para minimizar o máximo possível as despesas, sem afetar outros departamentos.
O fato é que somente se destaca no mercado empresas que têm as finanças controladas e que oferecem um serviço satisfatório de vendas além de uma equipe engajada para alcançar os objetivos.
Apesar de se tratar de uma atividade relativamente simples, o processo de despesas corporativas exige certos detalhes que devem ser seguidos tanto pela empresa como pelo colaborador para evitar que falhas sejam cometidas.
Não ter uma política de despesas clara para os funcionários, por exemplo, é um erro primário que muitas organizações ainda cometem.
Ao evitar erros como esse, a organização deixa o processo mais econômico, seguro e otimizado, além de melhorar as finanças da organização.
Sem esses cuidados no processo, qualquer esforço é em vão e os lucros podem desaparecer por despesas desnecessárias e mal controladas.
Logo, é muito importante ter atenção à gestão de despesas corporativas, e como melhorar o processo de despesas corporativas, pois é o caminho mais rápido e seguro de atingir os objetivos desejados.
A seguir veja como melhorar o processo de reembolso de despesas corporativas.
Estabeleça um valor limite para as despesas
Dentro da sua política de despesas é muito importante que você esclareça um teto para as despesas corporativas
Políticas de viagens corporativas, por exemplo, devem incluir um teto para os gastos com alimentação, hospedagem, transporte, telefone, dentre muitas outras despesas que podem surgir.
Porém, mesmo com essa política bem definida, é possível que imprevistos aconteçam e o colaborador precise exceder o limite previsto no documento.
Essas situações são comuns de acontecer em um processo de despesas corporativas, por isso a importância de ter esses gastos todos registrados.
Se o colaborador realizou uma viagem e gastou próximo do teto, mas vai precisar realizar a mesma viagem por conta de condições climáticas adversas, por exemplo, provavelmente ele acaba ultrapassando o limite.
É muito importante oferecer assistência e qualidade de vida para os colaboradores durante as viagens pela empresa, mas é preciso também evitar gastos desnecessários.
Nesse processo é possível que a empresa pague os valores excedentes, mas por não registrar a situação de forma adequada, pague valores a mais ou a menos, o que também causa problemas na auditoria e planejamentos financeiros.
Esses problemas são minimizados quando os colaboradores são orientados sobre a importância de registrar todo o processo explicando o motivo da extrapolação do valor limite para reembolso.
Mantenha sua equipe treinada e ciente das políticas
Ter uma política de despesas reembolsáveis bem definida é o primeiro passo. O segundo passo é fazer com que ela seja conhecida pelos colaboradores que fazem gastos em nome da empresa.
Você sabe POR QUE SEU TIME NÃO SEGUE A POLÍTICA DE DESPESAS? Porque provavelmente ela é extensa e difícil de compreender. Elabore um documento para que ele seja fácil de ser compreendido por todos.
A taxa de aceitação da sua política de despesas vai ser muito maior se você a fizer curta e objetiva.
Uma maneira fácil de começar a fazer isso é dividir as despesas por categorias e destacá-las no índice do documento, assim seu colaborador terá uma visão geral do que é a Política de Despesas da sua empresa.
Afinal ninguém gosta de ler mais de 20 páginas de um documento para entender como o protocolo deve ser seguido.
A forma que você apresenta sua política de despesas para os colaboradores é tão importante quanto o seu conteúdo. Ninguém lê um documento de 10 páginas cheias de regras e o memoriza por inteiro.
Por isso busque alternativas atrativas, trabalhe com designers para criar um documento que irá impactar os colaboradores visualmente.
Lembre-se que a política só é efetiva se os seus colaboradores tiverem conhecimento sobre ela. Por isso é importante que ela seja sempre acessível e que os colaboradores recebam feedbacks sempre que alguma regra não seja respeitada.
Evite que os colaboradores prestem contas muito tempo depois do gasto
Muitos colaboradores têm o hábito de juntar uma quantidade grande de comprovantes durante vários dias que fazem gastos à serviço da empresa.
Muitas vezes esses comprovantes fiscais são guardados por semanas ou meses antes de serem anexados em uma planilha para que ocorra a prestação de contas para a empresa.
Eles podem acreditar que isso seja mais eficiente pelo fato de reunir todos os comprovantes e apresentar de uma vez só.
E é exatamente aí que mora o problema!
Essa demora não é benéfica para as contas da empresa, além disso, fazer com que os colaboradores guardem os comprovantes não é o processo mais indicado para quem quer ter um processo de despesas corporativas mais eficiente.
Os comprovantes são facilmente extraviados e não são devidamente controlados.
Não é bom para o colaborador e nem para a empresa.
O problema fica ainda maior quando levamos em consideração que um planejamento, fechamento ou orçamento pode ser elaborado sem considerar o reembolso de despesas de um colaborador.
Tenha um sistema para registro
Por isso tenha tudo registrado!
Como dito anteriormente, registrar todos os processos até que aconteça o reembolso das despesas é muito importante e sem o registro devido aos gastos dos colaboradores, muitos problemas podem acontecer.
Manter todas as despesas devidamente registradas é garantia tanto para a empresa como para seus colaboradores.
Existem empresas que optam por fazer esse registro em planilhas manuais de despesas de viagem a trabalho, mas o mais recomendado é que seja utilizado soluções tecnológicas que simplifiquem o processo e não deixem de registrar nada.
É importante que as informações a seguir estejam nos registro em ambas formas:
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O nome do colaborador e o seu cargo;
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A razão social da empresa, o nome do gestor e cargo;
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A data da viagem e detalhes como destino, tempo gasto, o motivo, etc;
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Como o reembolso vai acontecer.
No processo manual, cada colaborador faz o registro de todos os seus gastos e anexa os comprovantes fiscais na planilha.
Feito isso, o setor financeiro confere todos os dados para realizar o reembolso.
Todavia, durante esse processo, desde o preenchimento da planilha até o envio dos comprovantes fiscais, imprevistos acontecem.
Um comprovante que não foi anexado na planilha manual, por exemplo, mas o funcionário lançou, ou uma nota fiscal que está ilegível.
Acredite, isso acontece muito. Além do mais, gera muita dor de cabeça na prestação de contas.
Além de todo o transtorno, o processo manual também dificulta que a empresa tenha uma noção exata de todas essas despesas corporativas.
.É por esse motivo que muitas empresas optaram por incluir uma plataforma de gerenciamento de despesas corporativas nesse processo.
Elas foram criadas não apenas para melhorar o fluxo de envio e aprovações, mas também para que as suas políticas de despesas sejam automaticamente aplicadas.
E como isso acontece?
Na KM Online, por exemplo, as despesas enviadas pelos colaboradores são analisadas pelo software levando em consideração todas as regras e diretrizes estabelecidas pela empresa.
Se elas não cumprem as diretrizes são sinalizadas ou rejeitadas instantaneamente.
Usuários e aprovadores poderão ver na hora as despesas que não estão de acordo com a política da empresa e poderão adicionar uma explicação ou até mesmo removê-las.
Além disso, tudo fica muito bem registrado e armazenado na nuvem para análises a qualquer momento.
A melhor parte é que as planilhas manuais não vão mais fazer parte do processo de reembolso de despesas!
Com a KM Online é possível gerar relatórios automáticos a qualquer momento!
Você pode falar com um de nossos consultores agora mesmo e tirar todas as suas dúvidas.
