Nenhuma política de despesas é completa sem um planejamento e definição de tudo o que seus funcionários podem declarar como despesa comercial. Sem um, pode ser difícil decidir se pagamentos específicos são válidos para reembolso, potencialmente levando a disputas com funcionários. Então, quais custos devem ser cobertos e quais não? Vamos descobrir aprofundando as despesas reembolsáveis.
O que são despesas reembolsáveis?
É importante definir o que estamos falando aqui. Quando os funcionários incorrem em despesas em nome da sua empresa, normalmente precisam gastar seu próprio dinheiro. É moral e legalmente exigido que a empresa os reembolse por esses pagamentos imediatamente e integralmente.
Mas isso não significa que os funcionários solicitam reembolso a cada pagamento corporativo que fazem. Para manter as coisas justas e transparentes, você precisa definir regras claras para o que conta como uma despesa reembolsável.
Primeiro, a despesa deve ter um caráter comercial claro. Deve ser uma compra relacionada aos serviços de um funcionário para seu empregador - em outras palavras, algo que um funcionário precisa para fazer seu trabalho.
Essa é uma definição bastante ampla e pode abranger qualquer coisa, desde um pernoite em um hotel durante uma viagem de negócios até um teclado extra para o computador do trabalho. As regras variam ligeiramente de um lugar para outro, portanto, verifique a legislação local para a definição legal exata.
Em segundo lugar, é vital que eles tenham provas do pagamento na forma de comprovante fiscal, fatura ou outro comprovante de compra aceito pela sua empresa. As informações que devem ser armazenadas para torná-las válidas legalmente diferem por país, mas no mínimo devem incluir o valor total, data, local da compra e uma descrição do produto ou serviço fornecido.
Finalmente, todos os pagamentos reembolsáveis devem sempre ser relatados ao departamento responsável dentro de um período de tempo razoável. Qualquer valor excedente que o funcionário tenha deixado do reembolso original também deve ser devolvido ao empregador no mesmo período de tempo
Exemplos de despesas reembolsáveis
Agora que sabemos mais sobre as características de despesas válidas, é hora de aprofundar as várias categorias que sua empresa pode considerar reembolsar.
Despesas de viagem
Como uma das maiores fontes de reembolso de funcionários, as viagens corporativas cobrem um grande número de coisas. Viajar para fins comerciais significa fazer muitos pagamentos, e a maioria deles deve ser vista como despesas válidas.
Tudo começa com a chegada ao aeroporto - uma viagem curta que começa a aumentar os custos com transporte público, taxi ou Uber. O voo em si também é responsável por uma grande quantia. Na chegada ao destino, os custos de hospedagem são outra despesa básica que precisa ser coberta. Embora todas essas despesas sejam relativamente comuns, também existem alguns custos de viagem menos conhecidos que vale a pena mencionar.
Alimentação
Se um funcionário estiver jantando em uma viagem de trabalho, ele deverá ser coberto automaticamente como uma despesa de viagem. Mas existe a possibilidade de um funcionário querer tratar um cliente ou entrar em contato para jantar, porque eles acham que isso ajudaria positivamente o relacionamento comercial. Nesse caso, cobrir esses custos seria definitivamente do interesse da sua empresa
O escopo desses tipos de despesas mais subjetivas deve incluir a maior parte do entretenimento, como ir a um evento musical ou esportivo - mas conta apenas se o cliente estiver realmente presente e engajado. Essa política varia muito de empresa para empresa.
Transporte e deslocamentos
Durante uma viagem, a maioria das formas de transporte deve ser coberta - afinal, é uma viagem a trabalho. Mas seus funcionários podem incorrer em custos de viagem quando não estão na viajando, por exemplo, quando andam de transporte público ou dirigem para o escritório todos os dias.
Certifique-se de prestar atenção às regras específicas por categoria de reembolso. Por exemplo, se os funcionários usarem seu veículo particular para fins comerciais, você necessariamente precisará reembolsa-lo por km rodado.
Despesas de escritório
Se você deseja que seu pessoal seja capaz de fazer um excelente trabalho, faz sentido conceder a ele acesso às melhores ferramentas. Nada pode interferir nos níveis de produtividade, como um computador lento ou um teclado quebrado, portanto, você deve incluir essas e outras ferramentas em sua política de despesas.
Planos de telefone e internet
Quando sua equipe está constantemente em movimento, você deseja que todos estejam sempre disponíveis. É por isso que você pode querer cobrir os planos e telefones de seus funcionários - especialmente para departamentos que envolvem muitas chamadas, como em vendas.
Para empresas que trabalham exclusivamente com pessoas em um único escritório local, isso pode não ser interessante - como sempre, pense se isso se aplica à sua empresa.
Para a maioria das empresas, a parte mais difícil não é definir para quais tipos de despesas os funcionários podem solicitar reembolso. Como acabamos de ver, esses são principalmente os custos clássicos da empresa, e a equipe poderá usar seu bom senso. A parte mais difícil - tanto para funcionários individuais quanto para a empresa como um todo - é manter-se no controle desses custos de forma prática e eficiente.
Para o funcionário
É complicado para os funcionários por alguns motivos:
- O modo como pagam no trabalho é diferente de como pagam na vida privada
- Os custos podem ser pequenos e irregulares e, portanto, fáceis de esquecer
- Eles precisam entender a maneira correta de declarar despesas e, especialmente, que tipos de documentos são necessários
No geral, o maior problema é que não existe um processo claro e formal. E se houver, a maioria dos funcionários não sabe disso.
Para a empresa
Nesse caso, estamos realmente falando sobre a equipe financeira. Eles são os únicos que precisam lidar com cada reivindicação de despesa dos funcionários. Para eles, os problemas são mais evidentes:
- Os relatórios de despesas geralmente são incompletos e cheios de erros
- As reclamações podem chegar a qualquer momento durante o mês ou trimestre e os funcionários esperam ser reembolsados imediatamente
- O processamento de reivindicações requer muita entrada manual de dados, o que é ainda pior quando há erros
Para superar esses desafios, você precisará fazer alterações. E a melhor maneira de melhorar as reivindicações de despesas para funcionários e equipes de finanças é automatizar todas as piores partes. Isso começa com uma boa ferramenta de gerenciamento de despesas corporativas para ajudar os funcionários. A maioria começa com um aplicativo móvel que orienta o membro da equipe através de suas solicitações. Haverá requisitos obrigatórios para garantir que nenhuma informação esteja faltando. E a melhor parte - o funcionário pode simplesmente tirar uma foto do recibo. Eles não precisam vasculhar a carteira uma vez por mês e tentar se lembrar o que foi cada despesas. O que é excelente. Mas o benefício real desses sistemas é o impacto nas equipes financeiras. Por um lado, não há nenhuma entrada de dados. O funcionário já preencheu todas as informações e não é necessário copiá-las para uma planilha. O gerente financeiro abre seu painel, faz uma verificação rápida da solicitação do funcionário e, em seguida, aprova (ou nega) o pagamento.
- Esse processo leva segundos
- Não há necessidade de pesquisar na sua caixa de e-mail e abrir anexos
- Os recibos são salvos digitalmente
- As solicitações aprovadas são enviadas para suas ferramentas de contabilidade para pagamento
Quando você pensa na quantidade total de seu dia gasto em processos manuais, é alarmante. Os relatórios de despesas provavelmente já estão custando um tempo valioso para os viajantes e a equipe financeira, simplesmente porque o processo é complicado.
Despesas reembolsáveis facilitadas com a Km Online
Infelizmente, mesmo a melhor política de despesas não pode impedir que as despesas sejam um pouco complicadas - para o departamento financeiro é um grande fardo administrativo, enquanto os funcionários geralmente precisam esperar muito tempo para serem reembolsados. Mas o gerenciamento bem-sucedido de gastos pode tornar as coisas muito menos dolorosas.
Reembolsar despesas com a Km Online
Criamos ferramentas especiais para gerenciar todo o processo de despesas de suas equipes. Eles podem fazer uma solicitação, receber aprovação administrativa e enviar a solicitação completa para a equipe financeira em segundos. É praticamente instantâneo, e as equipes não precisam mais esperar que a folha de pagamento seja reembolsada pelas despesas de trabalho. Isso é mais justo, mais rápido e funciona melhor para todos os envolvidos!
