As pequenas empresas de hoje estão crescendo rápido e podem ser as grandes empresas de amanhã. A velocidade de crescimento traz um conjunto de desafios, especialmente quando se trata da saúde financeira da sua empresa.
As despesas corporativas dos funcionários são o segundo maior custo controlável em uma empresa. No entanto, na maioria dos casos, o gerenciar relatórios de despesas geram muita dor de cabeça.
Veja porque não controlar as despesas corporativas da forma correta pode afetar a saúde financeira da sua empresa:
- Perda dinheiro com gastos pessoais
- Perda de tempo produtivo dos funcionários e departamento financeiro
- Priva uma oportunidade de economizar dinheiro com impostos
- Longos ciclos de reembolso que afetam a vida dos funcionários
Veja como um software de reembolso de despesas ajuda a gerenciar as despesas dos funcionários:
- Encurta os ciclos de recebimento de reembolsos
- Alivia a dor de aprovações e correções de relatórios de despesas
- Elimina fluxos de trabalho repetitivos
- Melhora a experiência dos funcionários e os deixa mais felizes
- Simplifica a contabilidade, economizando custos e produtividade
Como uma empresa em crescimento, os relatórios de despesas são essenciais para gerenciar as despesas corporativas. Quanto mais cedo uma organização adotar as melhores práticas para gerenciar relatórios de despesas, melhor.
Relatório de despesas manuais em pequenas empresas
Despesas com relatórios não deveriam ser um problema. No entanto, a falta de processos ou as brechas em torno dos processos manuais existentes o tornam entediantes para os funcionários e perigosos financeiramente para as empresas.
Veja como o formato manual de relatórios de despesas corporativas funcionam para um funcionário de uma empresa hoje:
O funcionário precisa guardar o comprovante fiscal de cada gasto corporativo, independentemente de se tratar de um comprovante em papel ou digital. Esse mesmo funcionário gasta horas de tempo produtivo classificando as despesas com base em data, valor, tipo de despesa, centro de custo, etc. Preenche manualmente o relatório de despesas mensal em um modelo de planilha do Excel. Compartilha os relatórios por e-mail para aprovação.
Envia comprovantes fiscais físicos para a equipe financeira conferir. Espera para receber uma confirmação do gestor aprovador. Ou recebe um e-mail do gestor solicitando correções. Atualiza manualmente a planilha e compartilha novamente o relatório de despesas. Aguarda o próximo ciclo de reembolso para receber pagamentos. Consulta manualmente com o aprovador ou a equipe financeira sobre o status de pagamentos dos seus reembolsos corporativos.
Como os relatórios são apresentados hoje para o gestor
Agora veja como o gestor recebe relatórios de despesas de vários funcionários:
- Ele recebe os gastos corporativos, confere e aprova.
- Envia o relatório à equipe financeira por e-mail
- A equipe financeira verifica todas as despesas no relatório para verificar se há violações da política
- A equipe financeira relata as violações de volta ao gestor aprovador
- O gestor informa o funcionário sobre as alterações necessárias
- O gestor aguarda o relatório de despesas atualizado
- O gestor recebe o relatório de despesas atualizado e o compartilha com a equipe financeira
- A equipe financeira verifica novamente, e manualmente, as despesas
- Financeiro envia o relatório para que o pagamento do reembolso seja feito
- Depois de concluído, a equipe financeira atualiza manualmente os livros contábeis com o reembolso e avisa o funcionário de que as despesas foram realizadas.
Dessa forma, a gestão de despesas corporativas se torna demorada e tediosa. Além disso, causa mais atrito do que redução de custos. Segundo estudos, o custo da gestão manual de um relatório de despesas é de 57 reais, e quando falamos de relatórios de km rodado esse custo pode chegar a 350 reais por colaborador.
Melhorando processos em pequenas empresas
As pequenas empresas de hoje não podem perder tempo, produtividade e dinheiro. Os relatórios de despesas têm um impacto grande e negativo sobre esses três fatores. Por isso, empresas devem reconsiderar sua forma atual de gestão, e considerar a utilização de softwares de reembolso de despesas com foco em tornar os relatórios de despesas digitais. Quando migramos para um aplicativo de reembolso de despesas, por exemplo, os os funcionários e as equipes financeiras se beneficiam automaticamente, veja um exemplo:
Os funcionários criam seus relatórios com poucos cliques. As políticas de gastos são respeitadas. A equipe financeira recebe relatórios dentro do prazo, reduzindo assim o tempo de resposta e aprovações. Os dados gerados são mais assertivos e geram redução de custos para a empresa. Facilita a contabilidade, resultando no fechamento dentro do prazo. Como resultado, reduz os ciclos de reembolso, proporcionando uma melhor experiência aos funcionários.
Automatizando relatórios de despesas corporativas
Com o aplicativo de reembolso de despesas da Km Online, você pode digitalizar facilmente seus comprovantes. Uma vez digitalizados, você informa outros campos que julgar necessário e pode enviar seu relatório de despesas, em apenas alguns poucos cliques.
Controle de quilometragem - Com o Km Online, seus funcionários nunca precisarão se preocupar em anotar sua quilometragem e preencher planilhas de km rodado. Através do GPS do celular, possibilitamos que a distância seja calculada automaticamente, gerando os relatórios de km rodado.
Cartão de crédito corporativo - Você também pode conciliar despesas e notinhas com transações do cartão, sem problemas.
Essas são apenas algumas das possibilidades que a Km Online traz para ajudar sua operação. Entre em contato e transforme os relatórios de despesas na sua empresa!
