Nenhuma política de despesas está completa sem uma definição exaustiva de tudo o que seus funcionários podem declarar como despesas comerciais. Sem um, pode ser difícil decidir se pagamentos específicos são válidos para reembolso, potencialmente levando a disputas com os funcionários.
Então, quais custos devem ser cobertos e quais não? Vamos descobrir dando um mergulho nas despesas reembolsáveis.
O que são despesas reembolsáveis?
É importante definir do que estamos falando aqui. Quando os funcionários incorrem em despesas em nome da sua empresa, ocasionalmente precisarão gastar seu próprio dinheiro. É moral e legalmente exigido que a empresa o reembolse por esses gastos o mais rápido possível.
Mas isso não significa que os funcionários possam reivindicar o reembolso de qualquer pagamento que fizerem. Para manter as coisas justas e transparentes, você precisa definir regras claras para o que conta como despesa reembolsável, ou seja, criar uma política de despesas clara para todos.
Em primeiro lugar, a despesa deve ter um caráter empresarial claro. Deve ser uma compra relacionada aos serviços de um funcionário para seu empregador - em outras palavras, algo de que o funcionário precisa para fazer seu trabalho.
Esta é uma definição bastante ampla e pode abranger qualquer coisa, desde uma reserva em um hotel durante uma viagem de negócios a um mouse extra para o computador de trabalho. As regras variam um pouco de um lugar para outro, mas todas têm incomum ser algo à serviço da empresa.
Em segundo lugar, é fundamental que tenham comprovante do pagamento na forma de recibo, fatura ou outro comprovante de compra. As informações que devem ser exibidas enviadas para a empresa para torná-lo legalmente válido variam por país, mas no mínimo devem incluir o valor total, estabelecimento da compra e uma descrição do produto ou serviço fornecido.
Finalmente, quaisquer pagamentos reembolsáveis devem sempre ser relatados ao departamento responsável dentro de um período de tempo razoável. Qualquer valor excedente que o funcionário tenha deixado do reembolso original também deve ser devolvido ao empregador no mesmo prazo.
Exemplos de despesas reembolsáveis
Agora que sabemos mais sobre as características das despesas válidas, é hora de entender as várias categorias que sua empresa pode reembolsar.
Despesas de viagem
Como uma das maiores fontes de reembolso de funcionários, as viagens corporativas cobrem um grande número de coisas. Viajar a negócios significa fazer muitos pagamentos, e a maioria deles deve ser vista como uma despesa válida.
Se for de avião, tudo começa com a compra das passagens. Para chegar até o aeroporto incluimos custos de transporte e na chegada ao destino, os custos de hospedagem são outra despesa básica que precisa ser coberta. Além das refeições e demais deslocamentos no local de destino.
Caso a viagem seja feita de carro, podemos considerar o aluguel do carro ou valor pago por km rodado, pedágios e demais despesas que acontecerão no local de destino.
Embora todas essas despesas sejam relativamente comuns, há também alguns custos de viagem menos conhecidos que vale a pena mencionar. Por exemplo, vistos ou outros documentos de viagem podem ser necessários ao viajar para algumas partes do mundo, enquanto outros podem até exigir que os funcionários sejam vacinados.
Refeições e entretenimento
Se um funcionário estiver jantando em uma viagem de trabalho, isso deve ser automaticamente coberto como despesas de viagem. Mas então existe a possibilidade de um funcionário querer convidar um cliente ou contato para jantar, porque eles acham que isso impactaria positivamente o relacionamento comercial. Nesse caso, cobrir esses custos seria do interesse de sua empresa, e isso varia de empresa para empresa.
O escopo desses tipos de despesas de “relacionamento” deve incluir a maior parte do entretenimento, como ir a um evento musical ou esportivo - mas isso só conta se o cliente estiver realmente presente.
Custos de transporte
Durante uma viagem, a maioria dos meios de transporte deve ser coberta, afinal, trata-se de uma viagem de trabalho. Para ter um maior controle sobre o que são despesas de deslocamento a trabalho ou despesas particulares, conte um um app de controle de quilometragem, por exemplo.
Despesas de escritório
Se você deseja que seu pessoal possa fazer um ótimo trabalho, faz sentido dar a eles acesso às melhores ferramentas. Nada pode atrapalhar os níveis de produtividade como um computador lento ou falta de materiais, então você deve incluir essas e outras ferramentas em sua política de despesas.
Como gerenciar reembolsos de despesas de funcionários?
Para a maioria das empresas, a parte difícil não é definir quais tipos de despesas os funcionários podem pedir reembolso. Como acabamos de ver, esses são, em sua maioria, custos clássicos da empresa, e a equipe será capaz de usar o bom senso.
A parte mais difícil, porém, tanto para os funcionários que solicitam quanto para os gestores como um todo, é manter o controle desses custos.
Para o funcionário
É complicado por alguns motivos:
- A forma como eles pagam no trabalho é diferente de como eles pagam em sua vida particular
- Os custos podem ser pequenos e irregulares, e por isso fáceis de esquecer
- Eles precisam entender a maneira certa de declarar despesas e que tipos de comprovantes são necessários
- Lembrar da política de gastos da empresa de cabeça nem sempre é tarefa fácil
No geral, o maior problema é que não existe um processo formal e claro. E se houver, a maioria dos funcionários não sabe disso.
Para a empresa
Nesse caso, estamos realmente falando sobre a equipe de financeira (ou, em empresas menores, o gerente do escritório). São eles que têm de lidar com cada solicitação de reembolso dos funcionários.
Para eles, os problemas são mais graves:
- Os relatórios de despesas são frequentemente incompletos e cheios de erros
- As solicitações podem chegar a qualquer momento durante o mês ou trimestre, e os funcionários esperam ser reembolsados prontamente
- O processamento de reivindicações requer muita entrada e conferência manual de dados, o que é ainda pior quando há erros
- Despesas como quilometragem são quase que impossíveis de controlar sem uma solução automatizada
Para superar esses desafios, você precisará fazer mudanças. E a melhor maneira de melhorar para funcionários e equipes financeiras é automatizar todas as piores partes.
Isso começa com uma boa ferramenta de gerenciamento de despesas para ajudar os funcionários a fazer reivindicações. A maioria deles começa com um aplicativo móvel que orienta o membro da equipe em sua solicitação. Haverá requisitos obrigatórios para garantir que nenhuma informação seja perdida.
E a melhor parte - o funcionário pode simplesmente tirar uma foto do recibo, o software faz o resto! Eles não precisam vasculhar sua carteira uma vez por mês, tentar se lembrar o que é cada nota e digitar as informações em uma planilha. O que é excelente.
Mas o benefício real desses sistemas é seu impacto nas equipes financeiras. Por um lado, não há entrada de dados manuais em tudo. O funcionário já preencheu todas as informações, não havendo necessidade de copiar para planilha, nem para o ERP ou software contábil.
O gerente financeiro abre seu painel, faz uma verificação rápida da solicitação do funcionário e, em seguida, aprova ou recusa o pagamento. Este processo leva segundos!
- Não há necessidade de pesquisar em sua caixa de e-mail e abrir anexos
- Os recibos são salvos digitalmente
- As reivindicações aprovadas são enviadas automaticamente para pagamento
- Quando você pensa sobre a grande quantidade de seu dia gasto em processos manuais, é alarmante. Os relatórios de despesas provavelmente já estão custando um tempo valioso aos viajantes e à equipe financeira, simplesmente porque o processo é moroso.
Despesas reembolsáveis facilitadas com a Km Online
Infelizmente, mesmo a melhor política de despesas não pode evitar que as despesas sejam um pouco incômodas - para o departamento financeiro é um grande fardo administrativo, enquanto os funcionários geralmente precisam esperar muito tempo para receber os reembolsos.
Mas uma gestão de gastos bem sucedida pode tornar as coisas muito menos dolorosas. Por isso, criamos ferramentas especiais para gerenciar todo o processo de despesas de suas equipes. Eles podem fazer solicitações, receber aprovação e enviar relatórios para a equipe de finanças em segundos.
Isso é mais justo, rápido e funciona melhor para todos os envolvidos!
