André Apollaro Jul 14, 2020 9:53:32 PM 17 min read

Gestão de reembolsos corporativos: como automatizar?

Ninguém gosta de relatórios de despesas. Não é o funcionário da ponta, que precisa passar horas no final do mês encontrando recibos e verificando as notinhas.

Essa tarefa extremamente tediosa sobra para alguém da equipe financeira, que precisa procurar os mesmos funcionários em busca de provas de compra e inserir manualmente centenas de linhas em uma planilha.

E o CFO? Achou que o orçamento estava sob controle até que milhares de reais subitamente precisaram ser reembolsados e contabilizados.

Os relatórios de despesas são um aborrecimento e queremos que você se livre deles para sempre. Mas, às vezes, você simplesmente não pode evitá-los. Se seus funcionários precisarem pagar do próprio bolso, você é legalmente obrigado a reembolsa-los. E para fazer isso, eles precisam enviar um relatório de despesas com os comprovantes fiscais.

Mas existem maneiras de tornar esse processo menos doloroso. Vamos ver como a automação da gestão de despesas pode ajudar sua empresa.



Por que existem os relatórios de despesas?

Todos os gastos incorridos a serviço da empresa precisam ser declarados e registrados da forma correta pelo financeiro e na contabilidade. Se seus funcionários precisam fazer pagamentos de trabalho com seu próprio dinheiro, com certeza você não tem como fugir dos relatórios.

 

Veja alguns exemplos:

  • Quando um funcionário não tem acesso a um cartão da empresa
  • Se um membro da equipe perder ou esquecer seu cartão
  • Quando um comerciante não aceita determinadas formas de pagamento ou apenas recebe dinheiro
  • Quando o cartão falha
  • Não importa o quanto você tente, os membros da sua equipe estarão em uma dessas situações de tempos em tempos.

 

Quando os membros de sua equipe pagam com seu próprio dinheiro, a última coisa que você deseja é tornar a experiência pior com a papelada lenta e um monte de burocracia. 

 

Automação dos relatórios de despesas 

Ao implementar um software de reembolso de despesas, ele substitui as declarações em papel ou em Excel, que a maioria dos funcionários conhece muito bem, geralmente por um aplicativo de gerenciamento de gastos que orienta o usuário em cada reivindicação.

Embora isso possa ocorrer em diferentes formas e tamanhos, a boa automação segue uma estrutura clássica:

 

  • O funcionário gasta seu próprio dinheiro em uma despesa de negócios.
  • Eles registram imediatamente essa despesa em sua ferramenta de automação. Um aplicativo móvel é o melhor, porque eles sempre estão a mãos.
  • Eles tiram uma foto do recibo e o anexam ao aplicativo (antes que ele se perca). Eles verificam os detalhes e enviam a reivindicação.
  • O gerente é notificado imediatamente e pode aprovar (ou negar) a nova despesa.
  • Se aprovado, é enviado ao auditor financeiro. Eles podem optar por aprová-lo imediatamente ou esperar até que tenham um lote.
  • O controlador simplesmente verifica se os detalhes estão corretos e correspondem ao recibo e, em seguida, pode processá-lo com um clique. Não há nada a acrescentar e nenhuma entrada de dados é necessária.
  • Imediatamente ou no final do mês, todas as solicitações processadas são enviadas para as ferramentas contábeis da empresa e o funcionário é reembolsado.

 

Resumindo, é um sistema muito simples. Sem entrada de dados para sua equipe financeira e sem necessidade de políticas de despesas complexas. A ferramenta garante que todos gastem como deveriam e reduz os erros humanos.

 

Por que a automação é tão emocionante

Poucos processos nos negócios são mais decepcionantes que os relatórios de despesas. Pedimos aos funcionários que paguem com seu próprio dinheiro e, em seguida, efetivamente os punimos ainda mais com papelada para recuperar seu dinheiro.

E pior, essa papelada fica na mesa do gerente, da equipe de finanças e da contabilidade.

 

Menos erros

25% dos relatórios de despesas são arquivados incorretamente. Esses erros se acumulam e podem se tornar um sério desperdício de tempo para suas equipes.

Como as ferramentas de automação orientam os funcionários pelas reivindicações passo a passo, é muito mais difícil que os erros ocorram. E essas ferramentas vêm com a tecnologia OCR, que lê recibos para você e garante que eles correspondam à reivindicação.

 

Rápido para arquivar e armazenar

Mesmo supondo que todos os relatórios de despesas sejam perfeitos, eles ainda levam muito tempo para serem enviados. Os membros da equipe precisam encontrar o modelo de relatório, preenchê-lo linha por linha, localizar seus recibos, verificar todos os detalhes e descobrir a pessoa certa para a qual enviar e assim por diante… O que é agravado pelo fato de que eles realmente não querem fazer tudo isso.

Com a automação, eles simplesmente anotam cada despesa no momento em que isso acontece e seu trabalho é concluído. E, ainda mais rápido para processar! A papelada é o pior inimigo de toda equipe financeira. A pilha cresce todos os meses até a temida data de fechamento, que geralmente são dias de dolorosos dados o tanto de correção de erros que começam a surgir.

Mas a automação remove completamente o papel. Ele também remove planilhas desnecessárias e trabalhos duplicados. Toda reclamação já está no sistema, pronta para ser aprovada (ou não) pelo auditor financeiro.

 

Funciona em tempo real

Uma das reclamações mais comuns dos CFOs e líderes financeiros é a falta de visibilidade dos gastos da empresa. De fato, 57% das empresas têm esse problema. E muito disso vem da natureza assíncrona das declarações de despesas - você não sabe o que seu time gastou até os relatórios achegarem.

Como as ferramentas de automação permitem que os funcionários enviem despesas em tempo real, as equipes de finanças sempre sabem o que foi gasto. O que torna o orçamento e a previsão mais responsivos e mais precisos.

 

Pontos chave para uma boa automação de despesas

O processo acima é suave e direto, com as ferramentas certas. Então, se você está implementando automação em sua própria empresa, o que deve procurar?

 

  • Configuração simples: Esse é sempre um ato de equilíbrio e depende do tamanho da sua empresa. Alguns softwares de gerenciamento de despesas são tão complexos que levam seis meses para serem configurados, e um membro da equipe para gerenciá-lo em período integral. Isso não se adequa a empresas em expansão e em rápida evolução. Se você é um desses, verifique se sua ferramenta está pronta para uso.
  • Escalável à medida que cresce: Relacionado ao primeiro ponto, também é fácil adicionar e remover usuários a qualquer momento.
  • Diferentes níveis de permissão: Idealmente, você terá um proprietário de conta para toda a plataforma. Geralmente, esse é o controlador financeiro. Em seguida, você terá gerentes que podem aprovar os gastos de seus próprios membros da equipe e funcionários que podem fazer pagamentos e solicitar reembolsos.
  • Fluxos de aprovação incorporados: A etapa 4 do processo envolveu a notificação de um gerente. Isso é essencial - todas as despesas devem ser aprovadas pela pessoa responsável. Mas é importante que isso aconteça naturalmente no fluxo de trabalho e não exija que seu controlador financeiro acompanhe os gerentes individualmente.
  • Integrações contábeis: A última coisa que você deseja é ter a automação, mas não deixe de copiar / colar tudo em nossas ferramentas de contabilidade. O software de despesa deve falar diretamente com as outras plataformas nas quais sua equipe financeira confia.

 

No geral, o objetivo é economizar tempo e esforço. Portanto, a ferramenta em que você pousa precisa ajudá-lo a alcançar os dois.

 

Relatórios de despesas automatizados com a Km Online! 

Então, aqui, vamos nos concentrar apenas no que torna o nosso software melhor.

Se você precisar lidar com relatórios de despesas, queremos que seja fácil. Veja como são simples os relatórios automatizados de despesas com a Km Online. 

O membro da sua equipe paga pelo que precisa.

Eles abrem o aplicativo da Km Online(no celular ou no computador) e:

 

  • Tira uma foto do comprovante fiscal
  • Nós vamos ler o recibo e obterá os principais detalhes.
  • Eles adicionam todas as informações extras necessárias (uma nota para o gerente, por exemplo).
  • Eles enviam a despesa ao controlador financeiro.
  • Esse é todo o processo! E se o fizerem assim que pagarem, não há nada a perder, esquecer ou errar.

 

Por que isso é tão emocionante?

O processo de relatório de despesas ficou mais simples. Mas por que você deveria se importar?

 

Economize muito tempo

Em vez de esperar até o final do mês, suas equipes podem registrar despesas assim que forem acumuladas. O processo passo a passo é tão rápido que o que costumava levar horas leva apenas alguns segundos de cada vez.

 

Além disso, nosso OCR lê o que há nos recibos e pode preencher relatórios automaticamente. Portanto, na maioria dos casos, o preenchimento de relatórios de despesas é totalmente automático.

Melhor ainda, não há erros nem recibos em falta. Todo relatório é preenchido corretamente, porque a Km Online ajuda seus funcionários no processo.

Assim, os funcionários economizam tempo quando arquivam e os controladores financeiros economizam ainda mais o processamento de despesas.

 

Armazene os recibos digitalmente

Um dos maiores problemas dos relatórios de despesas tradicionais é a perda ou a falta de recibos. Mesmo que os membros da sua equipe consigam mantê-los em algum lugar seguro, eles precisam digitaliza-los e enviá-los para a equipe financeira, que, em seguida, deve associá-los aos pagamentos efetuados.

Há muito espaço para erros e também um monte de manipulação dupla de recibos.

Se suas equipes usarem o aplicativo móvel da Km Online, elas poderão registrar as despesas assim que ocorrerem. Eles apenas tiram uma foto do recibo e a adicionam. Leva alguns segundos e agora esta despesa é salva para eles e a equipe financeira verem.

 

Não os guarde até o final do mês

A maior dor de cabeça para os funcionários e as equipes de finanças é a pressa de final de mês em registrar despesas. As equipes de vendas são conhecidas por ter "partes" do relatório de despesas - tardes inteiras cheias de nada produtivo, apenas preenchendo formulários.

Se estiver em um restaurante ou táxi, basta abrir o aplicativo e preencher algumas linhas. Eles podem salvar o recibo (como acima) e essa despesa é enviada diretamente ao gerente e à equipe financeira.

Portanto, sem surpresas e sem risco de esquecerem de fazer uma reclamação.

 

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