O relatório de viagem corporativa é um documento muito importante para o seu negócio. Ao controlar os custos de sua empresa, todo o trabalho dos gestores é otimizado. Além disso, evita-se falhas na comunicação com os colaboradores.
Sendo assim, definir essas políticas traz mais assertividade. Então veja quais são as etapas para a elaboração de um relatório de viagem corporativa completo. Confira ainda ferramentas para tornar a elaboração mais prática.
Como fazer um relatório de viagem corporativa?
Para manter o controle das despesas de uma empresa é necessário elaborar um relatório de viagem corporativa completo. Por isso, acompanhe o passo a passo para fazer esse documento com mais facilidade e eficiência.
1. Estipule a política de viagens corporativas
Para deixar claro o que é responsabilidade da empresa ou do colaborador, o primeiro passo é ter uma política de despesas.
Portanto, é preciso especificar que gastos com hospedagem, transporte e alimentação, por exemplo, são responsabilidades da empresa. Já lazer e itens pessoais ficam com o colaborador.
2. Defina o que será reembolsado e o que será pago com antecedência
Determine o que será pago antecipadamente e o que será reembolsado ao colaborador após a viagem.
O ideal é ter poucos itens para o reembolso de despesas, porque facilita o controle de orçamento.
Além disso, defina um teto máximo para os gastos e os meios de comprovação de despesas, tais como notas fiscais e boletos.
3. Mantenha um padrão para o relatório
Padronizar os documentos de um negócio é a melhor forma para agilizar e melhorar processos. Por isso, é importante manter em todos os relatórios esses dados:
- data;
- duração;
- motivo da viagem;
- dados do colaborador;
- roteiro planejado;
- itens usados e quantidades;
- gastos gerais.
Outro detalhe é que um relatório de viagem corporativa também deve conter os comprovantes fiscais, os boletos e todos os recibos utilizados durante o período.
4. Firme parcerias com outras empresas
Conte com empresas que podem facilitar o processo, como uma agência de viagens ou um responsável pelo deslocamento em trabalho. Essa prática pode até mesmo gerar descontos para as próximas viagens, com a fidelização desse prestador de serviços.
5. Compartilhe o relatório de viagem corporativa
Por fim, não basta criar um documento bem estruturado, também é preciso compartilhar o relatório com os colaboradores. Isso é ainda mais prático quando as viagens são recorrentes para no seu negócio.
Cumprindo essas etapas é possível elaborar um relatório com informações precisas. Assim, o trabalho do colaborador e dos gestores será mais prático.
Qual ferramenta pode ajudar em uma viagem corporativa?
Algumas soluções ajudam a automatizar a gestão de despesas corporativas em viagem, como a utilização de um aplicativo de reembolso.
O aplicativo é bem similar a um sistema de gerenciamento, com a vantagem de permitir a utilização pelo colaborador em trânsito.
Com o app você pode escanear notas fiscais, deixar a política de reembolso acessível, programar o reembolso por quilometragem e muito mais.
Assim, depois de fazer o relatório de viagem corporativa da sua empresa, não perca tempo e otimize todo o processo de gestão.
O app da Km Online permite especificar os gastos e outros detalhes em uma viagem ou rotina da equipe externa.
Agora você já sabe como ter uma gestão ainda mais eficiente. Então, se quiser saber mais sobre o nosso aplicativo de reembolso, entre em contato agora com a Km Online e tire todas as suas dúvidas.
