Escrever uma política de viagens e despesas da empresa é uma tarefa bastante simples - embora um pouco entediante. Mas há uma grande diferença entre uma política poética e uma que os funcionários realmente usam. Na maioria dos casos, esses documentos de política interna são esquecidos no momento em que são produzidos, com a maioria dos funcionários fazendo as coisas do seu próprio jeito. Não é isso que você quer. Se você estiver preparando ou atualizando sua política de despesas, existem algumas maneiras de torná-la mais eficaz. Reunimos algumas dicas excelentes que devem ajudá-lo a escrever um documento que suas equipes adoram.
Vamos começar com, na minha opinião, o fator mais importante a ser lembrado.
1. Escreva como se a maioria das pessoas não soubesse nada
Esse é de longe o ponto mais frustrante dos processos de documentação de processos e também é algo que você não pode evitar. Mesmo que a política seja a coisa mais importante no mundo para o seu trabalho, a maioria dos funcionários provavelmente esquecerá que ela existe. Então, o que isso significa na prática? Primeiro, você deve escrever para os leitores mais preguiçosos. Textos longos não ajudam aqui. As melhores coisas que você pode incluir são:
· Um índice
· Tópicos, fluxogramas e tabelas que orientam os leitores
· Cabeçalhos claros e detalhes importantes em negrito
· Certifique-se de atualiza-lô regularmente
· Mantenha a política em um lugar que as pessoas a encontrem facilmente. Ou melhor ainda, incorpore-o nas suas ferramentas de automação. E mesmo que seja um documento muito sério e técnico, mantenha-o simples: frases curtas, palavras simples e nada que as pessoas tenham que procurar no dicionário. Linguagem complexa não faz com que a política pareça mais autoritária - apenas garante que menos pessoas a sigam.
2. Seja "claro, objetivo e justo "
Além de ser fácil de entender, a política também precisa evitar ambiguidade. Se os funcionários não tiverem certeza do que precisam fazer, provavelmente acabarão não fazendo nada. Ao formular uma política de despesas comerciais, a única coisa que deve permanecer como prioridade é a facilidade de comunicação. Afinal, você não deseja que seus funcionários consultem o documento da empresa toda vez que tiverem uma pergunta apenas para entender a política de reembolso de despesas. A chave aqui é a simplicidade. Equidade também é importante. Se possível, é melhor dar a todos os funcionários - independentemente do tempo de casa- a mesma experiência. Cabe a você decidir se os gerentes viajam em classe executiva e outros funcionários de econômica, mas se for esse o caso, você está pedindo protestos.
3. Inclua todos os detalhes importantes
Naturalmente, uma boa política de despesas estabelece todas as regras que você espera que os funcionários sigam. O que significa que, se você deixar coisas importantes de fora, elas não se comportarão como você gostaria que elas fossem. Ao criar uma política de viagem, você tem uma responsabilidade explícita de garantir que seja a mais abrangente possível.
Alguns itens importantes que devem ser contemplados são: o
- Onde e como reservar uma viagem.
- Como em quais sites, agentes de viagens ou páginas de conhecimento interno eles devem usar.
- Ferramentas que eles devem usar no processo de reserva
- Os critérios para aprovar ou rejeitar um itinerário
- Como funcionam os reembolsos de despesas
- Voos adequados, incluindo classe, orçamentos aproximados e outros limites
- Vôos e Hotéis permitidos, incluindo a classe permitida
- Diretrizes gerais sobre aluguel de carros, transporte terrestre, serviços de carona como Uber e uso de carros pessoais
- Política de alimentação, porque todo mundo precisa comer!
É claro que você pode incluir outros fatores específicos para sua própria empresa. Mas sem todas as opções acima, sua política não estará completa.
4. Concentre-se nas perguntas principais
Outra maneira de garantir que sua política seja concluída é fazer as perguntas principais para sanar as dúvidas. Quem é coberto pela apólice? Quem não é coberto? Quem pode aprovar solicitações? O que está incluído? O que não está incluído? Quando as solicitações de viagem devem ser enviadas? Quando as reservas devem acontecer? Quando os viajantes devem solicitar uma exceção? Quando os relatórios de despesas devem ser enviados? Onde os funcionários podem encontrar recursos em uma emergência de viagem? Onde eles podem fazer perguntas sobre a política? Onde eles podem encontrar a política? Por que essa política existe? Por que isso é benéfico? Por que os funcionários devem segui-lo? Isso não é surpreendente, mas uma vez que sua política está preparada, faz sentido voltar e garantir que todas sejam respondidas.
5. Automatize seus processos
O software de gerenciamento de despesas permite que os gerentes definam políticas para os funcionários. O software também pode lembrar aos funcionários os prazos para envio de relatórios. Além disso, pode acelerar o processo de aprovação e reembolso, integrando-se a sistemas. Empresas que usam software automatizado gastam 26% do que aquelas com processos de despesa de planilhas ou papel. E com os avanços da automação até o momento, é justo supor que esse número tenha aumentado bastante, principalmente com a praticidade dos aplicativos de reembolso de despesas. Calcule quanto a automação de despesas poderia salvar sua empresa. A beleza da automação é que ela cria sua política de despesas no processo. Como escrevemos acima, você não pode assumir que alguém vai realmente ler a coisa. Portanto, quando você pode incorporá-lo em suas ferramentas, os funcionários acabam seguindo o procedimento por padrão.
6. Economize tempo
Este é um ponto pequeno, mas é um assunto que os funcionários se preocupam muito. Ao viajar para o trabalho, quais são as regras para aumentar o tempo pessoal extra no destino? Esse assunto é comum e está crescendo em popularidade. E, como tal, é melhor definir as regras básicas nos documentos de viagem e despesas. "À medida que mais viajantes adicionam dias às suas viagens de negócios para lazer, é uma boa idéia que sua empresa defina diretrizes que preparem os viajantes para suas responsabilidades". Na prática, isso significa explicar claramente se a empresa ainda pagará por voos, acomodações e outros extras. E se a resposta for "às vezes", você precisará definir essas condições. Se você puder viajar com tranquilidade é um bom gesto para oferecer aos funcionários que não precisam lhe custar um centavo.
7. Inclua um prazo para reivindicações de despesas
Não somos grandes fãs de relatórios de despesas. Mas se você vai usá-las, precisa definir as regras claramente na sua política de T&A. Obviamente, isso deve incluir os tipos de despesas que serão reembolsadas e quaisquer limites que você optar por impor. Mas crucialmente - se você deseja manter seus livros financeiros em ordem - também deve definir um prazo. Você também desejará incluir uma programação para reivindicar despesas. Isso deve incluir a rapidez com que uma despesa deve ser reivindicada pelo seu funcionário e também com a rapidez com que, após reivindicar a despesa, o funcionário deve esperar reembolso da sua empresa. Tente ser justo com os funcionários aqui. Afinal, essas são despesas da empresa e você não deseja deixar os membros da equipe sem seu dinheiro pessoal, se eles cumprirem o prazo. Mas, igualmente, você deseja incentivá-los a preencher a papelada o mais rápido possível. E um ponto de corte claro pode ser exatamente isso.
8. Atualize regularmente
Como já escrevemos antes, sua política de despesas é um documento ativo. Você não pode simplesmente escrever, arquivar em algum lugar e deixá-lo lá. À medida que a empresa evolui e novas pessoas chegam, as condições de viagem e despesas estão sujeitas a alterações. E você precisa estar preparado para manter a política atualizada. Recomendamos atualizar sua política de despesas pelo menos uma vez por ano. E não apenas porque é necessário - há benefícios adicionais nessa abordagem: “Outro incentivo para atualizar sua política de despesas é que isso poderia reduzir o valor gasto com fornecedores. Aproveite as atualizações como uma oportunidade para estipular quais empresas devem ser usadas e verificar se você pode negocia acordos mais eficientes.
Coloque essas práticas no papel
Ou melhor ainda, ao software ou aplicativo de reembolsos. Conforme abordamos brevemente, as políticas de despesas modernas funcionam em formato digital, em vez de impressões em arquivos.
E para dar um passo adiante, procure as ferramentas de gerenciamento de despesas que fundamentam sua política. Dessa forma, ninguém precisa ler a coisa para permanecer no caminho certo. Essa poderia ser uma plataforma de gerenciamento de gastos que os impede de exceder o orçamento e dá ao gerente o direito de aprovar antes do pagamento. Essas opções podem facilitar a vida do viajante, pois não precisam pedir ajuda a equipes e gerentes no controle das viagens da empresa.
Qualquer que seja a sua escolha, verifique se a sua política de viagens e despesas pode ser entendida até pelos funcionários mais confusos. Simplifique agora e você economiza uma montanha de perguntas no caminho.
