Quando um negócio começa a crescer é normal expandir suas áreas de atuação. Assim, podem surgir despesas de viagem com funcionários. Por esse motivo, é preciso saber bem como realizar e otimizar a gestão financeira para manter esses projetos.
Por isso, entenda agora a importância de ter uma política de reembolso nessas viagens e o que a legislação diz sobre o assunto. Veja também quais despesas podem ser reembolsadas e como fazer isso com mais eficiência.
A importância das normas para reembolso de despesas
É uma tarefa desafiadora controlar despesas de viagem dos funcionários. O valor muda de acordo com a distância, dias, época do ano e custos individuais.
Sendo assim, são comuns gastos com km rodados, passagens rodoviárias ou aéreas, carros alugados ou táxi, refeições, hospedagem, impressões, taxa do evento em que o funcionário está inscrito etc.
Considerando todas essas variantes, é fundamental ter uma política de reembolso de despesas clara e objetiva, pois, quando todos sabem as regras, não há motivos para desavenças.
Logo, a política de reembolsos oferece uma proteção legal tanto para o colaborador quanto para a empresa. Assim, a viagem é feita de maneira mais organizada e em alinhamento com o orçamento empresarial.
Legislação vigente e despesas que devem ser reembolsadas
De acordo com a legislação trabalhista, as despesas feitas em viagens corporativas estão dentro dos valores gastos em trabalho. Por isso, elas precisam ser custeadas pela empresa. Logo, os gastos feitos com passagens, alimentação, translado e hospedagem precisam ser indenizados.
O artigo 75-D da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) oferece direcionamentos das melhores práticas para política de despesas. A lei afirma que:
- a viagem corporativa é considerada trabalho remoto;
- o deslocamento e compromissos devem respeitar as horas diárias da função;
- não é preciso pagar horas extras estando nas horas diárias de trabalho;
- o tempo em transporte também conta como horário de serviço;
- trajetos e voos longos, excedendo o expediente, são contados como hora extra.
Já a Reforma Trabalhista aumentou a flexibilidade no processo de despesas de viagem. A empresa e o funcionário podem negociar, por exemplo, se o trabalhador opta por um adiantamento ou reembolso posterior.
Praticidade para o reembolso de despesas de viagem
Documentar os gastos em viagens é essencial para estar de acordo com a lei e garantir a segurança do trabalhador e da empresa. Logo, é preciso ter acesso aos gastos por meio de recibos, comprovantes, tíquetes, entre outros.
Porém, nem sempre é prático ou simples documentar todos os gastos feitos em viagens ou fazer uma previsão precisa de valores. O ideal é simplificar o processo com ferramentas eficazes para registrar o fluxo de gastos, que decretam o fim dos relatórios de despesas, tais como aplicativos de reembolso
O KM Online garante a digitalização de recibos via OCR, permite reembolsar quilometragem via GPS, traz solicitação de reembolso on-line, oferece alertas de despesas, além de deixar a política de restituição sempre clara.
Com isso, os relatórios burocráticos de despesas de viagem não serão mais uma preocupação para a equipe financeira ou para o colaborador. Dessa forma, toda a empresa consegue mais agilidade e precisão no processo de reembolsos.
Para conferir como agilizar os registros de despesas em viagem, entre em contato agora com o KM Online.
