André Apollaro Jul 27, 2020 8:12:20 PM 8 min read

Porque sua empresa deve sair do Excel?

"Todo software de produtividade que você vê é apenas uma forma evoluída do Excel ou algo que o Excel não pode fazer."

Seja você proprietário, gestor ou funcionário de uma empresa - todos temos uma coisa em comum: usamos planilhas!

 

Planilhas em Excel estão presentes em quase todos os negócios organizados que conhecemos. Sua simplicidade e versatilidade são as razões pelas quais eles têm milhões de usuários hoje.

Não há como negar que as planilhas servem como uma solução rápida para a maioria das necessidades do dia-a-dia em nossos negócios. Mas usá-los para atividades específicas também traz uma série de consequências, como por exemplo: redundância nos dados, caos com vários usuários e fórmulas dentro das planilhas, e muito mais. Isso nos leva à pergunta: qual o momento certo de sair mudar para um software específico?

 

Desvantagem de usar planilhas para relatórios de despesas

O uso eficiente de tempo, dinheiro e recursos é a essência de uma empresa em crescimento. As empresas que usam planilhas e meios manuais para controlar processos que podem ser automatizados nos negócios parecem estar do lado perdedor. Com o mundo digital, a automação parece ter se tornado um slogan - e por razões óbvias!

Os softwares de IA concluem tarefas repetitivas em poucos segundos, em comparação com as horas gastas criando e conferindo planilhas. Eles também ajudam todas as partes interessadas, reduzindo o trabalho repetitivo e manual para que possam se concentrar em outras tarefas. Essas são coisas que as planilhas não podem prometer.

Aqui estão alguns processos nos quais a implementação de aplicativos e software podem ser benéficas:

Vendas e Marketing - CRM e Automação de Marketing

Financeiro - ERP contábil, gerenciamento de faturamento e assinaturas, automação de recebíveis e gerenciamento de despesas

RH - gerenciamento de salários e cargos, gerenciamento de benefícios  para funcionários

Gerenciamento de Projetos - Gerenciamento de tarefas e timeline de projetos

Um ponto comum é que todas essas atividades podem ser gerenciadas através de planilhas, porém, na maioria dos casos, mudando do Excel para um software automatizado que turbinava os processos, é possível perceber que as planilhas são um obstáculo para a obtenção de operações eficientes.

 

Está na hora da sua empresa sair do Excel?

Em muitos casos empresas ignoram o fato de que existem soluções mais avançadas para resolver problemas, ou de que elas têm até um problema. É principalmente quando os custos e a perda de eficiência ultrapassam um estágio gerenciável que as empresas adotam esses aplicativos. Por isso, listo abaixo alguns dos problemas que você pode estar enfrentando e pode usar como um gatilho para repensar sua operação. 

Se você estiver enfrentando um ou mais desses problemas, provavelmente é hora de considerar um aplicativo para resolvê-lo:

Uso inadequado de dados para obter insights de negócios

Como foi dito, os dados são o novo petróleo, mas gerá-lo por si só não é suficiente. Compilar, armazenar e interpretar com precisão todas as informações é o que importa. Se as planilhas do Excel não ajudarem na interpretação de informações cruciais sobre o seu negócio, provavelmente é hora de você olhar além.

 

Controle de acesso para tarefas e visualizações específicas

Em todas as organizações, existem informações restritas para alguns tipos usuários. Portanto, as empresas não compartilham todos os dados com todos. A criação de visualizações restritas para diferentes pessoas nas planilhas geralmente pode causar problemas em cascata no controle de versão.


Falta de padronização de dados e processos

Uma parte essencial de toda empresa é padronizar o registro de dados e processos. Essa é uma das razões pela qual empresas desenvolvem procedimentos operacionais padrão formais e informais.

As planilhas representam um desafio no estabelecimento de consistência, especialmente quando existem várias fontes de dados, e as informações precisam ser compiladas. Um exemplo simples disso pode ser como cada usuário pode registrar datas de maneira diferente. Em última análise, isso pode levar a erros e a um tempo significativo gasto para corrigi-los.

 

Perda de horas produtivas 

Com pessoas colaborando em diferentes regiões e funções, uma versão estática de dados como o Excel se torna um desafio. Pode causar muita redundância simplesmente porque não foi atualizada. Se houver várias versões do mesmo documento circulando, acompanhar as alterações também se tornará uma tarefa difícil. Isso custa a seus funcionários tempo e esforço valiosos.

 

Diminuição na eficiência operacional

Aumentar a eficiência e a produtividade é uma prioridade constante para todas as organizações. Portanto, as empresas devem considerar oportunidades para reduzir atividades manuais, repetitivas ou propensas a erros.

Por exemplo, em vez de controlar recebíveis no Excel e combiná-lo com seus extratos bancários manualmente, um aplicativo de contabilidade ou cobrança poderia reconciliar essas duas despesas automaticamente, economizando tempo e esforço manuais.

 

Necessidades comerciais que não são atendidas

À medida que as empresas crescem, a complexidade aplicada também aumenta. Pode ser cada vez mais desafiador, por exemplo, gerenciar relatórios de despesas corporativas no Excel. 

Por exemplo, um de nossos clientes tinha uma política de despesas diferente para funcionários de cada departamento e cargo. Além disso, isso variava entre regiões geográficas e moedas com limites diários e mensais.

A lógica de tal política pode ser justificada com base em seus requisitos de negócios, mas aplicá-la e gerencia-la no Excel pode ser um desafio operacionalmente intenso. Um aplicativo de gerenciamento de despesas como o a Km Online pode configurar essa lógica em apenas alguns cliques. Também cuidamos de aplicar e gerenciar todas as suas complexas políticas de despesas.


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