A tecnologia chega para nos ajudar, porém algumas empresas que têm processos consolidados a algum tempo, as vezes encontram certa dificuldade de evoluir por falta de informação. Muitos escritórios de contabilidade orientam seus clientes a guardar todos os documentos e isso não é diferente quando se fala de reembolso de despesas, ou seja, armazenamento de comprovantes fiscais físicos em um arquivo dentro da empresa.
A boa notícia é que a tecnologia veio para ficar, e nós criamos uma explicação completa sobre a necessidade(ou não) de guardar os comprovantes fiscais.
EMBASAMENTO JURÍDICO!
O que a lei diz sobre guardar documentos?
Lei no 9430/1996 – Artigo 37 - Lei que rege a guarda de documentos.
Art. 37. Os comprovantes da escrituração da pessoa jurídica, relativos a fatos que repercutam em lançamentos contábeis de exercícios futuros, serão conservados até que se opere a decadência do direito de a Fazenda Pública constituir os créditos tributários relativos a esses exercícios
Interpretação: Guardar os documentos para posterior comprovação é algo obrigatório, porém não há regra clara sobre o modo de armazenamento. Portanto, entende-se que tanto o físico quanto o virtual podem ser aceitos. Também não é especificado se há necessidade de guardar documentos originais ou se cópias também são aceitas.
Lei 5172/1966 – Artigo 195 – Procedimentos de fiscalização tributária
Art. 195. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los. Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.
Interpretação: Em nenhum momento é informado a forma de armazenamento ou a necessidade de armazena-los fisicamente. Como antigamente a tecnologia não permitia, o único caminho era guardar os comprovantes físicos originais. Esse processo se estende até os dias de hoje por falta de informação e empresas acabam guardando os comprovantes sem saber se de fato isso continua sendo necessário.
O que a lei diz sobre usar fotos como prova?
Código de Processo Civil – Artigo 422 – Reprodução fotográfica como prova
Qualquer reprodução mecânica, como a fotográfica, a cinematográfica, a fonográfica ou de outra espécie, tem aptidão para fazer prova dos fatos ou das coisas representadas, se a sua conformidade com o documento original não for impugnada por aquele contra quem foi produzida.
- 1o As fotografias digitais e as extraídas da rede mundial de computadores fazem prova das imagens que reproduzem, devendo, se impugnadas, ser apresentada a respectiva autenticação eletrônica ou, não sendo possível, realizada perícia.
- 2º Aplica-se o disposto neste artigo à forma impressa de mensagem eletrônica.
Interpretação: Fotos podem ser utilizadas como prova e tem tanta credibilidade quanto um documento físico.
O que a lei diz sobre a durabilidade dos documentos?
Comprovantes impressos em papéis termossensíveis são muito delicados e perdem sua tinta com muita facilidade. Por conta disso, o STJ entende que empresas não podem ser prejudicadas devido a comprovantes desgastados e não legíveis.
Conclusão
Com base na interpretação dos artigos acima, concluí-se que existe a necessidade de comprovação dos gastos, no entanto, não é informado uma forma exata e necessária para essa comprovação. Além disso, uma vez que o armazenamento físico é impossibilitado em razão de desgaste natural, o STJ entendeu que a empresa não pode ser prejudicada por não ter o documento físico, e torna-se algo muito mais viável e inteligente o armazenamento digital.
