Ter um sistema de reembolso de despesas é fundamental para controlar os investimentos externos da empresa. Porém, nem sempre a política de gastos é seguida fielmente. Isso pode acontecer por um engano do funcionário, ou mesmo intencionalmente.
Para evitar problemas assim, o primeiro passo é conhecer bem os tipos de fraudes e se antecipar a elas. Para lhe ajudar com essa questão, veja abaixo as maneiras mais usadas para burlar o sistema de reembolso de despesas e como evitá-las na sua empresa
Principais tipos fraudes no sistema de reembolso corporativo
Existem muitas atitudes ilícitas que podem comprometer o reembolso de gastos. Por isso, é preciso conhecer bem e prestar atenção às formas de fraude mais comuns. Acompanhe as cinco principais maneiras de fraudar o sistema de reembolsos de despesa e esteja mais atento a elas
Usar o valor em gastos pessoais
O colaborador usa os valores disponíveis para visitas externas ou viagens em objetos para uso próprio. Essa fraude pode ocorrer, em especial, quando o cartão de crédito corporativo está disponível.
Esquecer o comprovante de gastos
Nesse caso, o funcionário afirma ter perdido o comprovante de despesas. Assim, ele relata um valor aleatório, em geral, mais alto do que o gasto real. Por isso, ter um sistema on-line para digitalizar o comprovante é tão importante.
Praticar superfaturamento
Ocorre quando o colaborador apresenta notas fiscais ou recibos superfaturados e fica com o valor extra. Isso também conta mesmo em casos menores, como um lanche, almoço ou uma corrida de táxi.
Exceder os limites
Nessa fraude, o funcionário utiliza serviços mais caros do que os disponíveis no orçamento. Ou seja, ele se hospeda em hotéis luxuosos, faz refeições em locais acima do padrão e usa outras funções premium não combinadas.
Mascarar gastos
Essa prática acontece quando o funcionário compra itens que não são admitidos, como bebidas alcoólicas e cigarros. Então, para mascarar o valor, ele inclui a despesa em outro item liberado na política de reembolsos.
Como evitar fraudes no reembolso de despesas
Ao saber os tipos de fraude, é possível criar maneiras para que elas não ocorram. Confira agora formas de evitar erros na hora de reembolsar os colaboradores pelas despesas externas.
Conte com uma política de gastos
A forma mais direta para prevenir fraudes é criar uma política de reembolsos objetiva. Nela, deve constar o que é permitido ou não nos gastos, deixando claro quais itens serão reembolsados pela empresa.
O limite de despesas também deve ser definido, seja para visitas ou viagens dentro e fora do país, deixando transparente que o excedente a esse valor será coberto pelo funcionário.
Há maneiras fáceis de manter a política acessível ao colaborador, como o aplicativo KM Online.
Monitore as visitas e viagens dos colaboradores
É preciso acompanhar as visitas e viagens de forma precisa. O KM Online também permite monitorar em tempo real o trajeto dos colaboradores. Dessa forma, o gestor consegue ver todo o deslocamento do funcionário desde a saída do escritório até o destino.
Além disso, usar o aplicativo torna a comunicação transparente e a gestão mais eficaz. Logo, é possível ter uma visão geral do time, aumentando a produtividade e centralizando as informações de despesas.
Automatize o processo de reembolso
Automatizar a gestão de despesas é uma forma de usar a tecnologia a favor de toda a empresa, desburocratizando todo o sistema e tornando o processo de registro de gastos mais prático e intuitivo.
O colaborador ganha por ter mais praticidade ao registrar a despesa no momento em que ela ocorre, digitalizando o comprovante. Já a companhia evita várias fraudes ao acompanhar se o custo está dentro do orçamento e onde foi feito.
Com essas dicas, certamente, as fraudes no reembolso de despesas da sua empresa não ocorrerão mais. Então, garantir estar sempre um passo à frente, entre em contato agora com a KM Online e descubra as demais vantagens ao automatizar o seu sistema de reembolso.
