Política de despesas corporativas é um conjunto de regras definidas por uma empresa, que especificam quando e o que os funcionários podem gastar.
Para os colaboradores, é muito importante ter regras claras e uma orientação sobre como e o que eles podem gastar quando viajam a trabalho. Ao definir essas diretrizes evitamos mal entendido e todos passam a cumprir o que foi previamente estabelecido.
Para a empresa, uma política de despesas bem definida ajuda a evitar fraudes, estabelecer limites e facilita o provisionamento financeiro. Ao estabelecer limites você manterá os gastos sob controle, evitará discussões e será mais fácil confiar em seus colaboradores.
O que torna uma política de despesas eficiente?
Você pode estar pensando que precisa ser algo complexo, que explique os mínimos detalhes e seja algo maçante, mas é justamente o oposto. Uma política de despesas é curta, simples e eficiente. Deve-se apresentar de forma clara e objetiva como o colaborador pode gastar o dinheiro da empresa, de forma cuidadosa e respeitando as regras estipuladas.
Simplicidade:
Não exagere nos detalhes e seja objetivo. A política de despesas existe para excluir exceções e criar um conjunto padronizado de regras.
Estruturação:
Crie um material claro e estruturado. Um material estruturado por tópicos e organizado por formas de pagamento (reembolsos, cartões de débito, cartões de crédito), tipos de despesas e política de viagens dará uma boa visão a quem está tentando entender as regras.
Coerência e atualização:
Mantenha a política sempre atualizada de acordo com as novas diretrizes da empresa e as regras fiscais da sua região. Além disso, a política precisa ser condizente com o porte da sua empresa, não tente copiar políticas de outras empresas que não são do mesmo ramo ou tem porte diferente da sua.
Como escrever uma política de despesas?
Comece a escrever a política da sua empresa explicando o porquê de ela existir. Ao despertar a consciência dos colaboradores você criará confiança e ambas as partes saberão por que todos devem respeita-la.
Em seguida, explique como o processo funciona: como o colaborador deve criar seus relatórios, como as notas fiscais devem ser arquivadas, qual o fluxo de aprovação, quem deve aprova-las, e se podem ocorrer durante o final de semana ou apenas durante a semana. Não se esqueça de definir qual o prazo retroativo que o colaborador pode lançar suas despesas e qual o prazo do recebimento em caso de reembolsos.
Quando falamos de uma despesa criada, o colaborador precisa ser avisado sobre como essa despesa deve ser classificada, qual centro de custo deve ser usado, e quais tipos de despesas são permitidas. Listamos algumas abaixo
Alimentação:
Valor limite diário para alimentação é de R$40,00. O valor excedente não será reembolsado.
Não é permitido bebida alcoólica.
Transporte:
Uma despesa de taxi/Uber pode ter no máximo R$50,00 reais.
Limite de gastos com estacionamento de R$30,00 reais por dia.
Material de escritório:
Despesa abaixo de R$20,00 reais são aprovadas automaticamente
Comunicação sobre as políticas da empresa
A forma de apresentar é tão importante quanto a política em si! Não se pode esperar que colaboradores leiam e lembrem de um documento extenso e monótono. Trabalhe com um documento bem escrito e que chame a atenção dos seus colaboradores. Sua política de despesas só será eficaz se todos conhecerem todas as regras e souberem como devem se comportar. Por isso, é importante que esse documento esteja acessível a todos e também é muito importante que você forneça feedback caso alguém descumpra a mesma.
Como melhorar a política de despesas da minha empresa?
Softwares de reembolso de despesas podem ajudar empresas a automatizarem seus processos de controle. Além de automatizar processos também é possível parametrizar regras e aplicar as políticas de despesas de forma automática. Despesas enviadas são analisadas pelo próprio sistema e confrontadas com as políticas previamente definidas.
Despesas fora da política geram alertas para os gestores ou podem ser instantaneamente reprovadas se não estiverem em conformidade.
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