Evite fraudes em sua empresa utilizando um aplicativo de reembolso de despesas.
Anualmente empresas perdem quase 10% dos seus gastos com fraudes. Esse problema ficou difícil de ignorar e é importante que gestores estejam atentos a comportamentos fraudulentos de seus colaboradores. Para que consiga se prevenir é importante saber por que isso acontece, como reconhecer uma fraude e quais ferramentas você pode utilizar para minimizar esses riscos.
Por que a fraude de despesas ocorre?
Quando se fala de cartões de crédito corporativo, nem todos da organização podem ter acesso, e quanto mais alto você olha, mais as pessoas podem gastar o dinheiro da empresa. Com grande poder vem uma grande responsabilidade, porém nem todos são tão responsáveis quando não se trata de seu próprio dinheiro.
Existem diversas razões para pessoas gastarem o dinheiro da empresa para uso pessoal, algumas são mais bizarras que outras, mas nem todas são tão obvias de se identificar. De qualquer forma, normalmente as despesas fraudulentas se enquadram em duas categorias básicas: compras não relacionadas a empresa (compras pessoais) e exagero de gastos em cima de despesas consideradas permitidas pela politica da empresa.
Já quando falamos de reembolso de despesas, o mesmo pode acontecer e fica muito difícil de mensurar se a sua empresa não tiver processos rígidos e políticas de despesas bem definidas!
Despesas com compras pessoais
Quando analisamos o relatório de despesas de um funcionário sempre existem despesas que tem um claro caráter comercial. Por exemplo, um taxi para o aeroporto durante uma viagem de negócios é claramente uma despesa que pode ser considerada à serviço da empresa. Já outras despesas podem precisar de mais explicações, como uma conta de um almoço que incluí bebidas alcoólicas, mas talvez seja um almoço com um cliente importante e tenha sido fundamental para fechar o negócio.
Porém, certas despesas são extremamente improváveis de serem por motivos comerciais e esses são os pontos que necessitam maior atenção. Compra de itens pessoais, presentes ou ingressos para shows, precisam que você faça questionamentos sérios ao colaborador.
Exagero nos gastos permitidos na política
Outro tipo de comportamento fraudulento é quando os colaboradores geram tipos de despesas permitidos, como por exemplo um jantar, mas exageram nos gastos durante essa refeição. A política de despesas da sua empresa pode permitir um jantar, mas isso não significa que você pode pedir o prato mais caro do restaurante ou abrir uma garrafa de vinho.
Como evitar fraudes com despesas dos colaboradores?
É muito difícil perceber a fraude pois normalmente os lançamentos de reembolsos ou prestação de contas dos gastos com cartão acontecem em um volume muito alto e torna-se inviável deixar isso para o olho humano. Além disso, um fator agravante é que muitas vezes esses processos fraudulentos acontecem em cargos de gestão, ou com executivos da empresa, e isso torna difícil de serem pegos ou cobrados por cargos inferiores que costumam controlar esses processos de forma manual.
A melhor maneira de eliminar a subjetividade do controle, e a necessidade de interação humana para realização dessa gestão, é aplicando uma política de controles internos guiada por: processos e softwares!
A Km Online pode te ajudar!
Monitorar e controlar manualmente todos os relatórios de despesas da sua empresa é algo trabalhoso e talvez até impossível, deixando sua empresa exposta a fraudes. Para tornar o processo mais eficientes e seguro, criamos a Km Online: plataforma completa para gerenciamento de despesas de viagens corporativas.
Através de um conjunto de funcionalidades avançadas, possibilitamos que você elimine ao máximo a iteração humana, organizando processos e reduzindo os riscos de erros e fraudes.
Após parametrizar o software de despesas com as políticas permitidas, regras de aprovações e alertas para gestores, você estará pronto para acompanhar o processo e ter maior visibilidade sobre todo os gastos da sua empresa.
