Independentemente se você é um gestor financeiro ou comercial, dono de empresa ou trabalha como freelancer, todos precisam lidar com reembolso de despesas ou prestação de contas em algum momento. E por que você deve repensar a forma como monitora suas despesas?
Não há nada pior do que perder tempo com processos burocráticos que não geram resultado para você ou para a sua empresa. Infelizmente, muitos ainda prestam contas da forma antiga, através de processos ineficientes, por não conhecerem novas possibilidades que podem economizar muito tempo em sua rotina de trabalho.
Abaixo listamos algumas maneiras que pessoas fazem a gestão de seus reembolsos de despesas, pontos de atenção e como pensar em um sistema mais eficiente.
Relatórios manuais (formulário papel)
Apesar de ser uma maneira já bem ultrapassada, muitas empresas ainda optam por gerenciar despesas dessa maneira.
Relatórios de despesas em formulários de papel ganham um formato diferente para cada empresa, que os ajusta de acordo com suas necessidades. Porém, todos se resumem a um mesmo tipo de processo: troca de documentos entre colaboradores e gestores além do acúmulo de papeis e notas fiscais.
O processo começa com o colaborador procurando por seus comprovantes fiscais acumulados, e depois de acha-los ele começa o preenchimento do formulário escrevendo os valores, datas, categoria das despesas, e por fim anexando suas notinhas. Esse documento é entregue ao seu gestor que precisa fazer uma validação das informações e posteriormente é enviado ao financeiro para que possa - novamente – conferir todos os dados de forma manual antes de realizar o pagamento de fato.
Muita coisa pode ser melhorada nesse processo!
Relatórios manuais são suscetíveis a erros como, por exemplo: colaboradores perderem seus recibos, impossibilitando a solicitação de reembolso. Isso gera atrito para os colaboradores que precisam imprimir o extrato de suas contas bancárias e para o setor financeiro que não tem como registrar todas as informações exigidas pela contabilidade.
Outro grande problema é o erro de digitação. Ao digitar as informações de valores e datas das notas para o relatório o colaborador pode se confundir e passar informações erradas que prejudicam a empresa.
Relatórios digitais simples (Excel)
Um pouco melhor que os relatórios manuais, esse processo de prestação de contas ligeiramente aprimorado depende de planilhas criadas no Excel. Funcionam como versões digitais dos formulários físicos, e os colaboradores também perdem muito tempo preenchendo-os sempre que precisam fazer a prestação de contas.
Algumas empresas exigem que esses formulários sejam enviados por e-mail para aprovação dos gestores, outras permitem a configuração de pastas compartilhadas para que todos tenham acesso e façam a gestão das mesmas. Apesar de essas pequenas alterações facilitarem, os mesmos erros inerentes ao processo de relatórios via formulários manuais acontecem: erro de digitação, fraudes, perda das notinhas, etc.
Relatórios digitais simples (Formulários Web ou Interface ERP)
O que não faltam são ferramentas digitais que afirmam possuir soluções eficientes para relatórios de despesas e prestação de contas. Esses produtos normalmente são braços de softwares que não foram criados com a finalidade específica de reembolsos mas possibilitam que os colaboradores da empresa obtenham acesso a um portal online no qual podem enviar seus relatórios de despesas para o financeiro.
Mesmo se tratando de uma solução digital, os colaboradores ainda precisam inserir os dados das notas de forma manual, anexar ou digitalizar seus recibos em um scanner e preencher com todas as informações referentes a cada despesa sentado na frente de um computador. Para o financeiro o problema também continua o mesmo, ele precisará analisar nota a nota para validar se elas se enquadram dentro da política e para ver se as informações da nota batem com os valores inseridos dentro do sistema.
Outro problema frequente é que muitas dessas soluções são criadas pelo time de TI da própria empresa, e por isso não se tratar de uma solução core, os desenvolvedores não prestam muita atenção na criação do produto, deixando a desejar na usabilidade e design. Isso impacta a rotina e dia a dia dos colaboradores que perdem mais tempo do que deveriam realizando processos manuais, repetitivos e burocráticos.
Relatórios digitais automatizados (Plataforma + Aplicativo de reembolso de despesas)
Quando percebemos essa possibilidade de criar uma solução que facilite de fato a vida dos colaboradores da empresa, criamos a Km Online. Nosso software de reembolso de despesas e aplicativo reúnem ferramentas poderosas como digitalização dos comprovantes fiscais em apenas um clique, categorização e envio de despesas em tempo real, além de eliminar a necessidade de o gestor financeiro conferir despesas para ver se os valores da nota estão de acordo com o declarado.
Por se tratar de um produto criado com o objetivo de ajudar empresas a otimizarem processos de reembolsos, pensamos nos mínimos detalhes para entregar a melhor experiência possível para os usuários e gestores além de entregar recursos excelentes que tornam o processo de fato mais inteligente, reduzindo custos, evitando fraudes e poupando tempo de todos para a execução de tarefas mais produtivas!
O que acha de melhorar o processo da sua empresa? Entre em contato e converse com um de nossos consultores
