Nesse post vamos apresentar os pontos importantes a serem considerados na hora de escolher seu software de reembolso de despesas. Escolher qualquer ferramenta corporativa pode ser complicado. Os riscos precisam ser avaliados e diversos fatores levados em consideração.
A boa notícia é que para escolher seu software de reembolso de despesas o processo é um pouco mais simples pois os riscos são limitados. O máximo que pode acontecer é você precisar voltar ao seu antigo sistema: o Excel. No entanto, é muito importante escolher uma ferramenta funcional e que todos gostem de usar, pois talvez essa seja uma das poucas plataformas que todas as áreas da empresa vão utilizar.
Escolher o software de reembolso de despesas correto também vai ajudar sua empresa a reduzir drasticamente o tempo e dinheiro que a sua empresa gasta com reembolso de despesas, enquanto aumenta a produtividade dos colaboradores.
Então como escolher o melhor software de reembolso de despesas para sua empresa?
Entenda as necessidades dos envolvidos
Talvez você pense que contratar uma solução e liberar para que todos testem seja uma boa ideia, mas se você fizer isso está perdendo uma etapa importante: coletar requisitos e entender o que cada um espera de uma mudança de processos.
Portanto, antes de contratar qualquer ferramenta, converse com alguns envolvidos e descubra quais são suas necessidades. O que os funcionários que fazem relatórios esperam? E seus gestores, o que acreditam que possa facilitar o processo? Não se esqueça do financeiro, acredito que não precisar conferir notinhas e poder realizar a aprovação dos pagamentos em poucos cliques seria fundamental, não é mesmo?
Com versar com toda a cadeia que participará do processo vai te ajudar a entender as reais necessidades e você estará preparado para escolher o software de reembolso de despesas ideal para a sua operação.
Responda algumas perguntas
Depois de algumas conversas e levantamento de informações, você deve ter um panorama geral sobre o que cada área espera alcançar e deve ser capaz de responder algumas perguntas:
- O que usuários, gestores e financeiro esperam melhorar?
- Todas as áreas estão dispostas a desafiar os processos atuais?
- Quais os maiores problemas que precisamos resolver e quais funcionalidades vão nos ajudar
- Quais integrações devemos considerar?
Responder essas perguntas vai te ajudar a estabelecer um escopo mínimo de funcionalidades necessárias para suprir as necessidades da sua empresa. Além disso, as conversas necessárias para esse levantamento de informações vão mostrar se a sua empresa está disposta a seguir com esse tema ou se isso não é uma prioridade atual.
Planos para o futuro
Os estudos apontam cada vez mais para a extinção dos softwares locais, e é o mesmo caminho das planilhas de Excel ou formulários físicos. Se eles eram relevantes e funcionais a 10 anos atrás, hoje podem custar milhões à sua empresa.
As exigências das empresas evoluem e, para permanecer relevante para seus clientes e colaboradores, você precisa acompanhar a evolução tecnológica. Se hoje o mobile é o recurso mais importante para todas as plataformas digitais, em um futuro próximo a inteligência artificial será obrigatória no dia a dia das empresas que querem se destacar. É por isso que sua solução ideal deve ser robusta o suficiente para atender seus negócios agora e daqui 5 anos.
Desafie seus processos
Normalmente empresas entram no assunto reembolso de despesas quando precisam reduzir custos. Embora de reduzir limites (do dia para a noite) possa reduzir algum dinheiro, também trará frustração para os funcionários.
Por isso, talvez o melhor caminho seja desafiar seus processos e tentar entender como aumentar a produtividade do seu time e reduzir custos de forma inteligente.
- Por que não temos controle sobre o combustível gasto?
- Por que trabalhamos com relatórios de despesas?
- Por que temos pessoas alocadas para conferir recibos?
- Por que verificamos manualmente as despesas em relação a política?
Questionar a forma atual dos processos te ajuda a buscar por melhores formas de resolver os antigos problemas. Eliminar o antigo formato de relatórios de despesas, por exemplo, e implementar um app de reembolso de despesas para digitalizar os recibos, pode economizar muito tempo e dinheiro para sua empresa.
Além disso, com um software de reembolso de despesas inteligente, suas políticas serão totalmente respeitadas, pois o sistema gera alertas automaticamente quando despesas não compatíveis são inseridas. Isso facilita muito o controle para gestores e para o departamento financeiro.
Precisa de ajuda para escolher o melhor software de reembolso de despesas para a sua operação? Entre em contato e receba uma consultoria gratuita!
