André Apollaro May 14, 2020 3:31:58 PM 8 min read

Reembolso de despesas

Esta é a minha história e provavelmente a história de muitos da classe trabalhadora. Por isso digo em voz alta: criar relatório de despesas é um tédio!
Esse post é sobre como eu melhorei minha rotina e como você pode gerenciar seus gastos corporativos sem esforço também! Eu realmente quero contar minha história, por isso a tenho aqui (você pode pular para a parte técnica sobre o aplicativo de reembolso de despesas se não estiver interessado). 

Como perdi comprovantes de papel e depois 300 reais de reembolso
 

“Era um dia lindo de verão e eu estava viajando a trabalho para visitar um cliente. Comprei um café e me acomodei em uma mesa enquanto aguardava a primeira reunião do dia. A primeira coisa que fiz foi abrir meu e-mail, mas não fazia ideia da triste noticia que estava por vir: "Lembrete: ÚLTIMO DIA PARA ENVIAR SEU RELATÓRIO DE DESPESA". Como os relatórios ainda eram feitos de forma manual, eu não tinha parado para me organizar, e pior, eu estava em viagem e não tinha os comprovantes fiscais comigo. Como eu já estava sem prestar contas a mais de dois meses, não enviar o relatório a tempo dessa vez significa perder 1350 reais!


Eu fiz meu relatório de despesas? Sim, claro! Encontrei alguns recibos perdidos na mochila, liguei para minha esposa para solicitar outros que estavam na gaveta de casa e no final de algumas horas consegui adicionar as informações em uma planilha de Excel. Exceto algumas. Perdi 300 reais por causa desses recibos de papel horríveis que desaparecem quando você precisa deles...

Depois desse dia péssimo e de perder 300 reais, estava no hotel de noite tentando encontrar a melhor maneira de gerenciar os comprovantes de papel e os relatórios de despesas. Comecei a entender que existem diversos motivos pelos quais fazer a prestação de contas planilhas e Excel deixam o processo extremamente difícil e suscetível a erro.

 


Os comprovantes são perdidos facilmente: você gasta em um estacionamento e depois em outro no aeroporto e nas reuniões com os clientes. Você não será capaz de manter todos em um só lugar, eu te desafio. Tentei guardá-los na minha carteira, mas acabei jogando-os fora por engano com alguns outros papéis indesejados. Deixe eles no bolso da calça e sua máquina de lavar vai apaga-los.

Os recibos são frágeis: assim como suas chances de recuperar o dinheiro - os recibos podem se rasgar, você pode derramar café sobre ele e tinta desaparece dos recibos térmicos.

O problema de muitos viajantes: no momento em que você tem mais de 10 recibos para solicitar reembolsos, sua voz interior o convence de que apenas os recibos com grandes despesas valem a pena ser reivindicados graças a tarefa tediosa de entradas manuais.

 


Existe um aplicativo de reembolso de despesas!


Cheguei a conclusão de que a gestão manual de reembolso de despesas é confusa e gerenciar comprovantes manualmente não faz sentido. Então comecei a pesquisar, meu objetivo principal era gerenciar e armazenar recibos sem dor de cabeça, e aqui está um resumo e dicas valiosas para escolher um bom app de de reembolso.

Digitalização de recibos – Principal recurso! Encontrei esse recurso resolvendo meu maior problema – digitalizar e armazenar recibos. Basta clicar e uma foto do recibo é digitalizada e armazenada, sem que você precise digitar mais nenhuma informação.

Calculadora de Quilometragem - Você viaja muito a negócios e precisa controlar km rodado? Alguns aplicativos permitem definir o valor do km rodado padrão da sua organização e usar o GPS para calcular instantaneamente a distância percorrida e valor a ser reembolsado.

Relatórios de despesas - Consegui gerar um relatório de despesas em menos de 2 minutos via aplicativo. Com os recibos armazenados dentro do seu aplicativo, poder selecionar os recibos e gerar um relatório em um clique foi simplesmente incrível.

Detecção de notas duplicadas - esse recurso pode ser muito útil, pois nenhum de nós deseja que nossos relatórios sejam rejeitados após o envio! Hoje, alguns aplicativos são capazes de informar automaticamente em caso de notas duplicadas.

Integrações - Como a maioria de nós recebe os comprovantes de taxi, Uber, e passagens na sua caixa de entrada do e-mail, é possível procurar aplicativos que tenham integração para facilitar a prestação de contas.

Moeda estrangeira – para quem faz viagens ao exterior, o suporte a várias moedas pode ser extremamente útil.

 

App reembolso custa menos que um almoço 

Se você pensa que dinheiro é um problema, devo dizer que o custo de um aplicativo de reembolso de despesas corporativas é mais barato que uma um almoço. Os aplicativos variam de R$18,00 a R$25,00 reais. E isso te poupa de perder horas fazendo relatórios ou de deixar de receber porque perdeu os comprovantes.  Perder tempo criando relatórios de despesas não faz sentido mais! Eles não nos ajudam a alcançar metas e nem ajudam a empresa. Pelo contrário, perder tempo com processos burocráticos desmotiva qualquer um e baixa a produtividade de trabalho. Portanto, sugiro que você não gaste tempo com relatórios manuais uma vez que hoje a tecnologia possibilita que isso possa ser feito de maneira fácil e eficiente por um aplicativo. 

Faz quatro meses desde que comecei a usar a Km Online para gestão de reembolsos corporativos e eu estou adorando. A única coisa que me arrependo é de não ter começado mais cedo. Poderia ter poupado muitas horas perdidas preenchendo manualmente os relatórios de despesas. Portanto, se você ainda está fazendo seus relatórios de despesas manualmente e precisa acompanhar seus recibos para cada despesa que faz, é hora de mudar para um aplicativo de reembolso de despesas como o da Km Online!

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