Diante de tantas necessidades no dia-a-dia do departamento financeiro, como você pode convencer seu CFO a contratar um software de reembolso de despesas? A resposta é simples: entendendo qual o papel do seu CFO hoje e como será em um futuro próximo.
Espera-se que os gastos com viagens e despesas corporativas globais atinjam US$ 1,6 trilhões até 2020, de acordo com o GBTA. Embora os custos globais estejam aumentando, seu CFO provavelmente está ansioso para ver o custo da sua empresa caindo. No entanto, quando se trata de investir em um software de reembolso de despesas e viagens corporativas, é provável que seu CFO acredite que o processo atual é suficiente e você pode se contentar com o sistema atual.
Por isso, você que vive e respira o processo de reembolso de despesas e conciliação de gastos todos os dias, deve ser capaz de listar e apresentar de forma clara todos os gargalos da operação e como a tecnologia pode alterar o comportamento dos colaboradores e melhorar o processo como um todo. Infelizmente, você provavelmente não será a única pessoa do departamento solicitando ao CFO a contratação de um novo software, e a boa notícia é que muitos não conseguem obter informações necessárias para desenvolver um estudo e ajudar seu CFO a priorizar a solicitação, de acordo com o que realmente importa para a empresa.
Então como convencer seu CFO de que um software de reembolso de despesas realmente traz benefícios para a empresa?
Principais prioridades de um CFO atualmente
O papel do CFO vem mudando em direção a ajudar empresas a crescerem mais rápido e não apenas controlar os custos. Isso significa que o papel do CFO se tornou mais estratégico e que o crescimento se tornou prioridade estratégica.
No entanto, crescer mais rápido também traz desafios, portanto, enquanto criam estratégias para apoiar o crescimento, devem gerenciar a complexidade financeira e manter os custos sob controle ao mesmo tempo. Para executar bem todas essas tarefas, os CFOs precisam se apoiar em ferramentas confiáveis, que os ajudem a:
- Melhorar a visibilidade de caixa e gastos
- Apoiar decisões estratégicas
- Aumentar a produtividade dos colaboradores
- Descobrir oportunidades de reduzir custos
- Reduzir as preocupações com fraudes
- Ter visão dos gastos com reembolso de despesas e cartões corporativos
Planejamento estratégico focado em um CFO moderno
Se sua empresa pertence ao grupo de empresas que evitam a modernização de processos, é hora de você estruturara bem seus argumentos e se movimentar em direção a automação. Não há melhor maneira de descobrir oportunidades de redução de custos do que com processos automatizados, como por exemplo de viagens corporativas e reembolso de despesas.
Existem muitos furos e gargalos na operação que podem ser melhorados, no entanto, cabe a você que entende o processo como ninguém, provar ao seu CFO que essas oportunidades existem.
Portanto, explicar detalhadamente os cinco benefícios em contratar um software de reembolso de despesas, vão te ajudar a convence-lo.
1. Problemas do processo atual
Com certeza você precisará apresentar os problemas do processo de reembolso de despesas atual. Por isso, descreva o processo em detalhes, todos os custos envolvidos, e gargalos operacionais que estão deixando a produtividade da empresa mais baixa, como por exemplo: horas do time comercial perdidas na criação de relatórios, gastos com combustível que não são comprovados, etc.
Ao mapear todos esses problemas e gastos, você deixará mais visual para quem está de fora que ao implantar um software de reembolso de despesas haverá otimização de processos e melhora de produtividade
2. Redução de custos com reembolso de despesas
Com certeza você precisará comprovar a redução de custos com o novo processo. Ao os olhos do seu CFO, e de qualquer outro no mundo, qualquer contratação sem que seja muito bem embasada, custa muito tempo e dinheiro. Por isso, faça uma lista de todos os benefícios e redução de custos que a implantação de um software de reembolso de despesas vai trazer, como por exemplo:-Horas do time comercial perdidas fazendo relatórios;- Custos com correio para envio dos comprovantes fiscais físicos;
- Horas perdidas conferindo recibos para saber se estão de acordo com relatório;
- Gastos com combustível e reembolso por km não são comprovados
- Custos de impressão e armazenamento de documentos físicos
- Gastos com erro de digitação e fraudes
- Gastos fora da política de despesas que passam despercebidos
3. Aumentar a produtividade dos colaboradores
Pensar na felicidade e aumento de produtividade de seu maior recurso, os colaboradores, também é de interesse estratégico de seu CFO. Portanto, calcule o tempo médio gasto em cada etapa do fluxo. Pesquisas mostram que são necessários aproximadamente 25 minutos para concluir um relatório de despesas e 20 minutos adicionais em caso de relatórios que voltam para correção. Seria inteligente mostrar para seu CFO os custos e oportunidades de vendas perdidas em função desse processo burocrático.
4. Reduzir riscos com erros e fraudes
Minimizar os riscos de possíveis erros e fraudes também é algo importante para o seu CFO. É muito importante que gestores provem a eficácia dos processos e controles internos, e acompanhem a conformidade dos gastos de acordo com regras e políticas das empresas. Através de um software de reembolso de despesas, os gestores têm acesso em real-time além de contarem com poderosas ferramentas que não deixam nenhum “erro” passar despercebido.
5. Melhorar a visibilidade dos gastos
Muitos departamentos financeiros alegam que a falta de transparência e visibilidade dos dados é um de seus maiores problemas. Portanto, é claro que visibilidade dos gastos com despesas corporativas será um ponto importante para o CFO. Ao implementar um software de reembolso de despesas e conciliação de gastos, todo o processo fica muito mais transparente e fácil de consultar, tudo a poucos cliques de distância. Sem falar nos gastos com cartão corporativos, que agora são conciliados de forma automática e trazem total transparência para essa operação que antes costumava ser uma surpresa.
Com a mudança de função do CFO moderno, concentre-se em apresentar todos os embasamentos que o ajudarão a tomar decisões estratégicas. Ao mapear todos esses problemas e custos você deixará mais visual para quem está de fora da operação que, ao implantar um software de reembolso de despesas haverá redução de custos e otimização de processos.
