Se você é um gestor de frotas leves, talvez reembolse seus colaboradores por km rodado. As vezes não está claro como calcular e como medir a quilometragem, e este artigo vai te ajudar a otimizar esse processo.
Calcular km
É relativamente simples calcular o km rodado. Multiplique o número de quilometragem (rodadas a serviço da empresa) pelo valor pago por km na sua empresa.
Por exemplo, se você dirigisse 1000km à serviço, e o valor pago por km rodado na sua empresa for 0,65 centavos, seu reembolso seria de R$ 650,00 reais, ou seja, 1000 km x 0,65 centavos. Essa fórmula simples pode ser alterada de acordo com a quilometragem percorrida e a taxa da sua empresa.
Se você não sabe como calcular o km, confira nesse artigo.
Medidor de quilometragem
Muitas empresas ainda trabalham com o velho processo de medir a quilometragem através de fotos do odômetro ou de anotações em uma planilha de Excel. Esse processo pouco eficiente deixa todos os envolvidos frustrados e possibilita que haja erros e fraudes. Por isso, um aplicativo para marcar km pode te ajudar muito a otimizar a operação e reduzir custos.
Como calcular quilometragem
Embora o cálculo seja simples, os registros necessários para comprovação geralmente não são. Muitas empresas trabalham com uma planilha reembolso km rodado, na qual os usuários precisam preencher diariamente algumas informações como:
- Data e hora
- Km rodado
- Cliente visitado
- Motivo comercial
- Fotos de comprovação
Essas informações são importantes para que você saiba com qual finalidade o combustível está sendo utilizado. Fique atento aos relatórios antes de reembolsar seus colaboradores.
Como as empresas calculam o reembolso de km?
Geralmente empresas utilizam um fundo fixo, através de antecipação em conta ou cartão abastecimento, ou pagam um valor por km rodado.
Fundo fixo: é um valor fixo antecipado para os funcionários. Nesse modelo, a empresa antecipa o valor no início do mês e o colaborador pode utilizar até o teto do valor antecipado. Esse modelo traz praticidade, porém aumenta os gastos da operação uma vez que você não tem controle dos gastos do colaborador. Clientes que optaram por utilizar o app da Km Online em conjunto com o fundo fixo, apresentaram 30% de redução nos gastos com combustível.
Valor por km rodado: nesse modelo, os funcionários anotam o km rodado, informando os motivos de cada gasto e solicitam o reembolso das despesas para a empresa através de um relatório de despesas.
Muitas empresas ainda contam com registros manuais de km, isso significa que os funcionários anotam sua quilometragem, inserem-nas em uma planilha e depois incluem essas informações no relatório mensal de despesas. Esse processo é ineficiente e suscetível a fraudes.
Empresas modernas estão adotando soluções como a Km Online. Nosso aplicativo de quilometragem rastreia e registra automaticamente o km rodado, gera controle de visitas e automatiza os relatórios de reembolso.
Se você entende que um aplicativo de km pode automatizar sua operação e reduzir custos, entre em contato com um de nossos consultores e solicite uma demonstração gratuita!
