De acordo com um estudo do GBTA, os gastos com viagens de negócios devem crescer 8% em 2019 e atingir US $ 1,7 trilhão em 2022 em todo o mundo. Se você tem vendedor externos, isso indica que grande parte dos recursos da sua empresa será investida em despesas de viagem, o que torna importante acompanhar e ter controle de suas despesas de T&E.
Existem duas dificuldades comuns no gerenciamento de despesas de T&E, que são o controle sobre as despesas dos funcionários e a falta de controle para identificar despesas fraudulentas. A melhor maneira de lidar com a situação é definir estratégias simplificadas de gerenciamento de despesas, como uma política bem definida e ferramentas que te ajudem nesse controle. Uma dessas estratégias pode ser implementar cartões pré-pagos.
Cartões pré-pago são cartões de pagamento que podem ser carregados com uma quantia de dinheiro e, em seguida, usados por seus funcionários para fazer compras. Esses cartões são recarregáveis e podem ser usados para pagamentos on-line, pagamentos no PDV e saques em caixas eletrônicos. Abaixo explicaremos como os cartões pré-pago são uma alternativa, e como eles podem ajudar você a aumentar a conformidade.
Cartões pré-pago também podem ajudar
Empresas que não usam cartões pré-pagos fornecem aos seus funcionários cartões de crédito da empresa ou esperam que os funcionários usem seu dinheiro para cobrir suas despesas de viagem. Os cartões de crédito da empresa possuem altos limites de crédito e geralmente são mal utilizados pelos funcionários, a menos que estejam integrados a um sistema de gerenciamento de despesas e conciliação de cartões de crédito como a Km Online. Portanto, sem integração, os cartões de crédito não oferecem controle suficiente sobre os gastos e isso pode ser perigoso para a sua operação.
Já se você optar que seus funcionários usem seu próprio dinheiro para cobrir suas despesas e depois solicitem reembolso enviando comprovantes fiscais, você estará aumentando a burocracia e o trabalho da sua operação, a não ser que conte com uma solução de reembolso de despesas como a Km Online. Uma outra opção seriam os cartões pré-pago. Eles ajudam no controle, pois diferente dos cartões de crédito e do reembolso, não permitem que seus colaboradores gastem mais do que o limite definido e alocado no cartão.
Esses limites podem ser definidos mensalmente e limites diferentes podem ser definidos para diferentes funcionários. Dessa forma, seus funcionários têm um teto a respeitar, e provavelmente pensam duas vezes antes de fazer uma compra. Além disso, os cartões pré-pagos significam que seus funcionários não precisam gastar do próprio bolso, liberando-os de uma carga enorme.
Sua equipe financeira pode rastrear facilmente as despesas em tempo real enquanto os funcionários ainda estão em suas viagens de negócios. Isso fornece um bom controle sobre os gastos de seus funcionários e seu processo de aprovação de despesas.
Cartões pré-pagos podem ajudar na conformidade com as políticas
Se você estiver tendo problemas com relatórios de despesas com altos custos, você pode optar por um software reembolso de despesas que te ajude a estipular regras e fazer respeitar a política de despesas, ou os cartões pré-pagos podem te ajudar.
Os cartões pré-pagos podem ajudar porque seus funcionários não podem recarregá-los e os limites de fundos são estabelecidos antes que as despesas sejam incorridas e não depois que os funcionários enviam seus relatórios de despesas. Dessa forma, sua equipe financeira têm controle total sobre os gastos, mesmo antes que ocorram. No entanto, mesmo com um teto definido, ainda há necessidade de conferir o que são esses gastos. Porque o colaborador está gastando o teto que foi alocado no cartão? Os gastos são condizentes e referem-se a despesas comerciais? Utilizar cartão pré-pago sem um software que te auxilie nessa conciliação pode ser perigoso. Por isso, confira como a Km Online pode te ajudar na conciliação de cartões pré-pagos.
Cartões pré-pagos reduzem a dependência de dinheiro
Programas de viagens que envolvem dinheiro dos funcionários podem ser ineficientes, se não contarem com um aplicativo reembolso de despesas. Para um funcionário, usar dinheiro próprio pode ser uma dor de cabeça dependendo da situação pessoal do mesmo. Cartões pré-pagos podem ser uma alternativa pois dessa forma o funcionário trabalha com o dinheiro da empresa, e não com os seus recursos na frente.
De qualquer forma, trabalhado com reembolso ou com cartões pré-pagos, Embora é sempre necessário que seus funcionários enviem os recibos das compras realizadas. Apensar de você ter visão sobre a transação com cartão pré-pago, você ainda precisará reunir os detalhes do recibo para verificar o que foi comprado dentro do estabelecimento. Cigarros, bebidas alcoólicas ou itens pessoais provavelmente não fazem parte da sua política de reembolso de despesas corporativas!
Cartões pré-pagos são seguros
Os cartões pré-pagos são protegidos com proteção PIN e oferecem margem limitada para danos causados por perda ou fraude, pois não estão vinculados a uma conta bancária. Além disso, existem diferentes tipos de seguro, que cobrem uma variedade de situações, incluindo uso indevido de funcionários, cartões perdidos, falsificação, acidentes e roubo ou assalto.
Os cartões pré-pagos oferecem visibilidade em tempo real
As compras feitas por seus funcionários usando cartões pré-pagos aparem em tempo real no seu sistema de gerenciamento de despesas. Ao visualizar as transações à medida que elas acontecem, você obtém grande visibilidade dos gastos dos funcionários. Porém, não é muito importante diferenciar visibilidade das transações que acontecem em determinados estabelecimentos com os gastos de fato que aconteceram no estabelecimento.
Por exemplo, em seu sistema você vai ter visão que seu funcionário gastou R$200 reais no estabelecimento Posto ZZZ. No entanto, você não tem visão do que foi que ele comprou. Foi um abastecimento? Uma caixa de cerveja?
Enfim, pode ter sido qualquer tipo de gasto, por isso, utilizar seus cartões pré-pagos em conjunto com um software reembolso de despesas, vai te auxiliar a garantir a conformidade e compliance da operação. Essa visibilidade também permitirá que seu gerente de financeiro fique de olho nos tipos de gastos que estão acontecendo e entre em ação quando perceber algo errado.
