Se você tem colaboradores que usam carro próprio ou carro de frota à serviço da empresa, provavelmente você precisa pagar o combustível gastos por eles. Isso geralmente ocorre por meio de antecipação através de um cartão combustível ou reembolso por km rodado. Vamos analisar as diferenças entre as duas modalidades.
Como funciona o fundo fixo?
Um fundo fixo para combustível é um valor concedido pelo empregador para colaboradores que precisam abastecer seus carros próprios ou carros da frota quando à serviço da empresa. Normalmente esse subsídio é um valor aproximado, definido para um determinado período, e cobre ou deveria cobrir apenas gastos que envolvem o abastecimento do veículo.
Exemplo: João trabalha para uma indústria de alimentos e usa seu carro pessoal para visitar clientes e realizar vendas. Por esse motivo, o empregador fornece uma antecipação de R$1000,00 reais por mês para as despesas com combustível. O valor é fixo todos os meses, independentemente da distância percorrida, de quantos clientes foram visitados e não existe a distinção de se esses gastos foram à serviço da empresa ou foram também utilizados para fins pessoais.
Como funciona o reembolso por km rodado?
O reembolso por km rodado ocorre quando uma empresa reembolsa seus colaboradores que tiveram gastos com quilometragem, quando à serviço da empresa. O modelo de reembolso por km varia de acordo com quanto o colaborador dirigiu, essa é a principal diferença entre esse modelo e o fundo fixo.
A maioria das empresas trabalha com um valor pago por km rodado, essa taxa varia em torno de R$0,35 a R$0,90 centavos, dependendo do acordado com os colaboradores. Nesse processo, empresas geralmente exigem que seus funcionários mantenham um registro de visitas e o total de quilometragem rodada, através de formulários ou planilhas de Excel.
Exemplo: Roberto trabalha para uma empresa de engenharia. Ele dirige seu carro pessoal para visitar diversas construções todos os dias. Diariamente ele conta sua quilometragem rodada, tira fotos do odômetro e inclui a distância em seu relatório de despesas. No final do mês a empresa recebe o relatório, audita o total de quilometragem rodada e realiza o reembolso na conta de Roberto.
Minha empresa deve oferecer um fundo fixo ou reembolsar por km rodado?
A vantagem do fundo fixo é que é muito simples de implementar e manter. Você dá a cada funcionário um valor fixo mensal e se no decorrer do mês o funcionário precisar de mais, você faz a avaliação e deposita mais um valor.
A principal desvantagem do fundo fixo é que fica muito difícil de ter o controle preciso sobre os gastos. Será que seu funcionário realmente precisa de R$ 1000,00 reais por mês? Um fundo fixo ou cartão combustível pode levar a gastos desperdiçados ou gastos que não são a serviço da empresa.
Já reembolsar por km rodado garante que você não está desperdiçando dinheiro. Você reembolsa seus colaboradores pela quilometragem exata rodada que eles gastam para visitar clientes ou realizar atividades comerciais. Além de essa prática ser mais eficiente para a empresa, ela deixa o processo justo e transparente para ambos os lados. Os colaboradores recebem exatamente o que rodaram a trabalho e o empregador paga o valor exato.
As desvantagens de um processo de reembolso por km é que historicamente é difícil obter registros precisos desses gastos. No entanto, graças a tecnologia, isso mudou! Para que seu processo de reembolso por km funcione bem, não se esqueça de escolher um aplicativo reembolso de despesas completo.
